Perspektywa finansowa 2014-2020 zbliża się ku końcowi, w bieżącym roku są ogłaszane ostatnie konkursy w jej ramach. Przy czym, zgodnie z zasadą N+3, projekty będą mogły być realizowane i rozliczane do końca 2023 roku. W związku z tym warto przypomnieć zasady, o których powinien pamiętać beneficjent zdefiniowany jako strona umowy o dofinansowanie.

Otóż przede wszystkim powinien kierować się zasadą, że podpisanie umowy o dofinansowanie, w której treści zawarta została maksymalna przysługująca wysokość dotacji, nie oznacza, że beneficjent taką kwotę ostatecznie otrzyma. Nawet jak zrealizuje zakres rzeczowo-finansowy projektu i osiągnie w pełni planowane cele projektu.

O czym jeszcze powinien pamiętać beneficjent, by wypłacona mu została dotacja, a następnie by nie musiał jej zwrócić?

Realizacja zakupów w ramach projektu

Beneficjent jest zobowiązany zapewnić konkurencyjność wydatków projektowych. Jest to szczególnie istotne w przypadku zakupów, np. maszyn i urządzeń, usług badawczych, robót budowlanych. Zamówienie musi zostać poprzedzone przeprowadzeniem starannego oszacowania jego wartości, co z kolei pozwoli wybrać właściwy tryb udzielenia zamówienia: z wolnej ręki, w drodze rozeznania rynku czy też zgodnie z zasadą konkurencyjności. Określony tryb będzie determinował takie parametry procedury zamówienia, jak np. sposób upublicznienia ogłoszenia, sposób i termin składania ofert, formę zawarcia umowy - o czym warto przeczytać w cyklu Zmagania z zasadą konkurencyjności. Naruszenie przez beneficjenta zasad właściwego trybu udzielenia zamówienia może wiązać się z uznaniem części lub całości kosztów danego zakupu za niekwalifikowalne i koniecznością zwrotu części dotacji.

Procedura dokumentowania wydatków

Realizacja projektu z dofinansowaniem unijnym wiąże się również z koniecznością przestrzegania zasad ewidencjonowania i dokumentowania wydatków projektowych. Tak na przykład beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji związanych z projektem (o istocie wyodrębniania kont pisaliśmy tu).

Ponadto celem rozliczenia wydatków beneficjent powinien opracować wewnętrzną procedurę archiwizowania dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, w tym: dokumentów księgowych wraz z potwierdzeniem zapłaty, umów, oświadczeń, protokołów odbioru, dokumentów OT, dokumentów związanych z przeprowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia. Dokumenty księgowe muszą zostać prawidłowo opisane, tak by można było je powiązać z konkretnym wydatkiem projektowym.

Bardzo istotnym obowiązkiem beneficjenta jest regularne składanie wniosków o płatność, np. nie rzadziej niż co 3 lub 6 miesięcy - w zależności od konkursu, w ramach którego pozyskane zostało dofinansowanie. Nawet jeżeli w danym okresie nie zostały poniesione żadne wydatki, należy złożyć wniosek sprawozdawczy, opisujący przebieg realizacji projektu. Nieprzedłożenie wniosku w określonym terminie może spowodować rozwiązanie umowy o dofinansowanie.

Monitorowanie projektu w zakresie wskaźników

Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia założonych we wniosku o dofinansowanie wartości docelowych wskaźników projektu, i co istotne - w zadeklarowanych terminach. Należy zwrócić uwagę na to, które wskaźniki należy osiągnąć na moment zakończenia realizacji projektu, a które przykładowo - rok czy 3 lata później. O ile beneficjenci pamiętają o wskaźnikach bezpośrednio odnoszących się do produktów i rezultatów projektu, w tym wskaźnika związanego z przychodami uzyskanymi ze sprzedaży wdrożonych innowacji, to zapomnieniu ulega np. zadeklarowany we wniosku wskaźnik dotyczący wzrostu zatrudnienia w wyniku realizacji projektu, z którym wiążą się takie istotne przesłanki jak: nowe etaty stanowią bezpośrednią konsekwencję realizacji projektu (tj. są powiązane z jego przedmiotem), muszą być obsadzone i zostać utrzymane co najmniej do zakończenia okresu trwałości projektu. Innymi wskaźnikami, o których beneficjenci często zapominają, są te odzwierciedlające pozytywny wpływ projektu na zasadę zrównoważonego rozwoju. Nieosiągnięcie albo nieutrzymanie założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników może spowodować zmniejszenie dotacji proporcjonalnie do stopnia nieosiągnięcia tych wskaźników.

Informacja i promocja

Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania ze środków UE. Zasady informacji i promocji dotyczą takich elementów, jak m.in.: oznaczanie dokumentów projektowych odpowiednimi logotypami, umieszczenie opisu projektu wraz z logotypami na stronie internetowej, umieszczenie tablicy informacyjnej / pamiątkowej lub plakatu (w zależności od wartości dofinansowania dla projektu) w miejscu realizacji projektu. Działania informacyjno-promocyjne należy prowadzić zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i w okresie trwałości.

Zmiany w zakresie projektu

Beneficjent powinien pamiętać o zasadach wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie. Co do zasady, o zmianach dotyczących projektu należy poinformować drugą stronę umowy (właściwą instytucję), przy czym należy zwrócić uwagę, jakie zmiany określone w umowie beneficjent może wprowadzić bez zgody - informując instytucję post factum, natomiast w przypadku jakich zmian wymagana jest uprzednia zgoda instytucji. Na przykład zgody mogą wymagać określone zmiany w harmonogramie projektu czy też zmiana statusu prawno-organizacyjnego beneficjenta. Bez zgody instytucji nie można np. przenosić na inny podmiot praw, obowiązków lub wierzytelności wynikających z umowy. Należy też pamiętać, że zasadniczo, wprowadzenie zmian niewyszczególnionych w umowie o dofinansowanie wymaga jej aneksowania.

Trwałość projektu

Po zakończeniu realizacji projektu beneficjent jest zobowiązany do zachowania jego trwałości przez okres 3 lub 5 lat (w zależności od wielkości przedsiębiorstwa). Za naruszenie trwałości może zostać uznane m.in. zaprzestanie lub przeniesienie działalności związanej z przedmiotem projektu, nieutrzymanie wartości docelowych wskaźników projektu, brak prowadzenia działań informacyjnych o projekcie. W przypadku stwierdzenia naruszenia trwałości przez instytucję beneficjent zostanie zobowiązany do zwrotu części lub całości dotacji, co istotne, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Umowa o dofinansowanie

Ze względu na obszerność tematu niniejszy artykuł nie porusza wszystkich obowiązków, co do których realizacji beneficjent zobowiązuje się w momencie zawarcia umowy o dofinansowanie (np. poddawania się kontrolom i audytom, przechowywania dokumentacji projektowej). Choć realizacja projektów współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością znajomości znacznej liczby reguł wynikających z unijnych i krajowych aktów prawnych, wytycznych, jak i podręczników, to podstawowym dokumentem dla beneficjenta jest właśnie umowa o dofinansowanie. Co należy podkreślić, wzór umowy o dofinansowanie stanowi integralną część dokumentacji publikowanej wraz z ogłoszeniem o danym konkursie. W związku z tym warto zapoznać się z nim już na etapie prac przygotowawczych, co pozwoli zaplanować działania projektowe w optymalny sposób.

Czytaj więcej: