Rozpoczął się nowy rok, coraz więcej projektów, które otrzymały dofinansowanie z programów perspektywy finansowej 2014-2020 zostało już zakończonych i wkracza w okres trwałości. To dobra okazja, by przypomnieć, co oznacza zachowanie trwałości projektu i jakie mamy związane z tym obowiązki.

Okres trwałości projektu

Okres trwałości liczony jest od dnia wpływu płatności końcowej na rachunek beneficjenta. Jeżeli w projekcie nie ma płatności końcowej, liczony jest od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową (gdy wniosek końcowy jest wnioskiem tylko sprawozdawczym lub rozliczającym zaliczkę). Jeżeli beneficjent należy do sektora małych i średnich przedsiębiorstw, okres trwałości wynosi 3 lata. W pozostałych przypadkach – 5 lat.

Płatność końcowa to jeszcze nie koniec

Należy pamiętać, że wraz z zakończeniem projektu i otrzymaniem płatności końcowej umowa o dofinansowanie nie przestaje obowiązywać. Wszystkie jej zapisy pozostają w mocy, w szczególności te dotyczące kontroli, monitorowania, sprawozdawczości, przechowywaniu dokumentacji. I oczywiście trwałości projektu.

Co można zmienić w okresie trwałości projektu?

W okresie tym inwestycja musi zostać utrzymana w niezmienionej formie. Beneficjent nie może zaprzestać działalności (chyba że dochodzi do upadłości przedsiębiorstwa), powinien również kontynuować działalność, na którą uzyskał dofinansowanie. Wsparta infrastruktura (budynki, maszyny, urządzenia itd.) nie może być modyfikowana ani zbywana. Wyjątkiem jest wymiana przestarzałych elementów infrastruktury lub ich modernizacja. Niemniej ewentualne zmiany muszą odbywać się za wiedzą instytucji udzielającej wsparcia. Ponadto przez cały okres trwałości infrastruktura musi być wykorzystywana zgodnie z przeznaczeniem - nie może być używana do innych celów, niż te określone w projekcie. Beneficjent nie może przenieść działalności produkcyjnej lub usługowej poza obszar objęty wsparciem. Dodatkowo, jeżeli wsparcie obejmowało infrastrukturę produkcyjną, działalność produkcyjna nie może zostać przeniesiona poza obszar Unii Europejskiej przez okres 10 lat. Ten ostatni warunek nie dotyczy jednak MŚP i przypadków, gdy wsparcie jest udzielane zgodnie z zasadami pomocy państwa.

Kontrole

W okresie trwałości do projektu mogą zawitać kontrole upoważnionych instytucji i sprawdzać, czy prowadzimy działalność i wykorzystujemy wspartą infrastrukturę zgodnie z przeznaczeniem. Przy czym kontrola może obejmować cały okres realizacji projektu, nie tylko ten po jego zakończeniu. W skrajnym przypadku kontroli przeprowadzanej w okresie trwałości może podlegać okres od złożenia wniosku o dofinansowanie aż do chwili obecnej. A zatem mogą ponownie być sprawdzane zarówno dawno temu przeprowadzone postępowania ofertowe czy poniesione w projekcie wydatki, jak i poziom zaawansowania we wdrażaniu rezultatów projektu czy osiągnięcia wskaźników rezultatu.

Monitorowanie trwałości projektu

Instytucja udzielająca wsparcia ma obowiązek monitorowania trwałości projektów. Każdego roku beneficjent musi więc składać instytucji oświadczenie o zachowaniu trwałości projektu, w którym deklaruje, czy zostały utrzymane rezultaty projektu oraz jakie wartości wskaźników zostały osiągnięte.

Projekty B+R bez inwestycji

Co jednak z projektami B+R, w których wsparcie nie ma charakteru inwestycyjnego? Tu sprawa jest dość prosta – jeżeli nie ma żadnych środków trwałych, których nabycie lub wytworzenie podlegało dofinansowaniu, to nie muszą zostać utrzymane w okresie trwałości. Trwałość, jak wspomniano, dotyczy środków trwałych nabywanych lub wytwarzanych w ramach otrzymanego dofinansowania. Nie dotyczy jednak tych, które były wykorzystywane na potrzeby projektu – czy to własnych (amortyzowanych), czy obcych (leasingowanych, dzierżawionych, wynajmowanych) – ale ich zakup/wytworzenie nie był dofinansowany (mimo że koszty korzystania z nich stanowiły wydatek kwalifikowalny). Trwałość projektu będzie polegać na utrzymaniu wskaźników rezultatu, np. utrzymaniu zadeklarowanych miejsc pracy, oraz prowadzeniu działalności produkcyjnej bądź usługowej na bazie rezultatów projektu.

Trwałość projektu w Szybkiej Ścieżce

W projektach B+R finansowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach Szybkiej ścieżki, obowiązki w okresie trwałości sprowadzają się przede wszystkim do złożenia raz w roku (do 20 lutego) wspomnianego już oświadczenia o zachowaniu trwałości projektu. Drugim przedkładanym dokumentem (do 31 marca) jest kopia sprawozdania PNT-01, składanego corocznie do urzędu statystycznego przez podmioty prowadzące działalność B+R.

Obowiązki beneficjenta szczegółowo opisuje umowa o dofinansowanie. W zależności od programu i instytucji mogą się one różnić.

Kto jest zobowiązany do zachowania trwałości projektu?

Warto jeszcze wspomnieć, że do zachowania trwałości projektu zobowiązani są wszyscy beneficjenci, którym zostało wypłacone jakiekolwiek dofinansowanie i nie byli zobowiązani do jego zwrotu w całości. A więc również ci, którzy z różnych względów musieli przerwać realizację projektu i nie osiągnęli zakładanych rezultatów. Ci również składają coroczne oświadczenie o zachowaniu trwałości i sprawozdanie PNT-01, a w razie kontroli mają obowiązek poddania się jej.

Konsekwencje naruszenia trwałości projektu

Co jednak, gdybyśmy naruszyli trwałość projektu? Konsekwencją będzie zwrot otrzymanego dofinansowania w całości lub części. Jeżeli naruszenie będzie istotne, grozi nam zwrot całego otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania dofinansowania. Tak może się zdarzyć, gdy beneficjent z własnej winy nie wdrożył wyników projektu, nie rozpoczął produkcji bądź świadczenia usług w sposób określony we wniosku o dofinansowanie.

W przypadku mniejszych naruszeń instytucja finansująca zbada stopień naruszenia i wezwie do zwrotu części wypłaconych środków. Tak może się zdarzyć w przypadku częściowego osiągnięcia wskaźników rezultatu czy zbycia środków trwałych przed zakończeniem okresu trwałości. Prawdopodobnym scenariuszem będzie zwrot dofinansowania w proporcji odpowiadającej stopniowi nieosiągnięcia wartości docelowych wskaźników bądź okresowi trwałości, przez który trwałość projektu nie została utrzymana.

Autor: Grzegorz Bachorski, koordynator w CRIDO