Nowa perspektywa finansowa na lata 2021-2027 przyniosła ze sobą nowe założenia i zasady konkursów, liczne zmiany w dokumentacji konkursowej, ale także nowe narzędzie wspomagające realizację projektów. System SL2014 został zastąpiony przez centralny system informatyczny CST2021, w ramach którego jest dostępna dla Beneficjentów aplikacja SL2021. Beneficjent złoży za jej pośrednictwem wniosek o płatność oraz będzie komunikował się z Instytucjami Pośredniczącymi. Wiele funkcjonalności pozostało niezmiennych, jednak kilka z nich wymaga uwagi.

Logowanie

Do SL2021 (dalej: aplikacja) Beneficjenci nie będą się już logować przy pomocy profilu zaufanego. Logowanie będzie się odbywać za pośrednictwem loginu i hasła. Po zalogowaniu Beneficjent będzie musiał jednorazowo wybrać kontekst pracy, czyli reprezentowany podmiot oraz jego rolę - bez tego działania Beneficjent nie będzie widział swojego projektu w zakładce Lista projektów.

Elektroniczny obieg dokumentacji i korespondencja

Aplikacja została stworzona w taki sposób, by całkowicie zminimalizować przepływ dokumentacji papierowej. Proces obsługi projektów będzie odbywał się w formie elektronicznej. Na ten moment nie ma w aplikacji zakładek dot. harmonogramu płatności i bazy personelu, i te dokumenty na wezwanie Instytucji, trzeba będzie przedłożyć w formie papierowej. Wspomniane zakładki są w trakcie realizacji, po ich pojawieniu się w aplikacji Beneficjent wypełnia te dane w systemie.  Funkcjonalność modułu Korespondencja nie zmieniła się, poza jedną drobną, ale pomocną funkcją a mianowicie w końcu pojawiła się możliwość ustawienia do przesyłanych wiadomości stałej stopki.

Osoby uprawnione

Osoba wskazana przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie (osoba zarządzająca) otrzyma maila z prośbą o zarejestrowanie swojego konta w CST. Następnie pracownik Instytucji zakończy nadawanie uprawnień w aplikacji. To właśnie osoba zarządzająca będzie nadawała kolejne uprawnienia, zmieniała zakres uprawnień oraz będzie blokowała i odblokowywała dostęp do projektu. Wspomniane działania będą odbywały się poza Instytucją, zatem Beneficjent nie będzie musiał każdorazowo składać wniosku o nadanie uprawnień. Minimum raz na kwartał Instytucja będzie przeprowadzała audyt osób uprawnionych. Rozszerzona została funkcjonalność audytowa wewnątrz aplikacji, w każdym module jest zakładka Dane audytowe - dzięki niej zarówno Instytucja jak i Beneficjent będzie widział kto i kiedy utworzył dokument oraz kto i kiedy go zmodyfikował.

Podpisywanie dokumentacji

Podpisywanie dokumentów, podobnie jak logowanie do systemu, nie będzie odbywać się przy pomocy profilu zaufanego a za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego. Jeżeli Beneficjent nie posiada takiego podpisu to będzie otrzymywał wiadomość mailową z unikatowym kodem do podpisu dokumentów. Do tworzenia i podpisywania umów i aneksów w aplikacji będzie służył moduł Dokumentacja. W aplikacji jest także moduł Zadania, który pozwala kontrolować obsługę dokumentów w projekcie, w tym zwłaszcza ich podpisywanie oraz przekazywanie pomiędzy różnymi użytkownikami. Zadania są przypisywane do Beneficjenta lub Instytucji. Beneficjent ma możliwość przekazania zadania na konkretną osobę ze swojej organizacji, oczywiście wskazaną w liście osób uprawnionych. Dodatkowo po przekazaniu zadania przez Instytucję, Beneficjent zostanie o tym fakcie poinformowany drogą mailową.

Wprowadzanie zmian w projekcie

Modyfikacja danych projektu odbywać się będzie poprzez utworzenie wniosku o zmianę w aplikacji. Beneficjenci będą musieli z wyprzedzeniem planować zmiany w projekcie, gdyż nie będzie możliwości złożenia wniosku o zmiany do Instytucji, kiedy poprzedni będzie w ocenie. Składając wniosek o zmiany finansowe Beneficjent będzie mógł zaimportować do aplikacji budżet z pliku xlsx, co zapewne ułatwi uzupełnianie danych w systemie. Roboczy wniosek o zmianę usunąć może Beneficjent, każdy inny wniosek usunąć może tylko Administrator systemu po stronie Instytucji. W aplikacji za pomocą przycisku Porównaj wersje Beneficjent będzie mógł porównać poszczególne wersje umowy.

Wniosek o płatność

W zakładce wniosek o płatność niewiele się zmieniło. Dodano możliwość utworzenia „Szybkiego wniosku o zaliczkę”, funkcjonalność ta dotyczy tylko pierwszej zaliczki. W związku z faktem, iż od nierozliczonej w terminie zaliczki naliczane będą odsetki, to w zakładce Rozliczanie zaliczek pojawiło się nowe pole do wypełnienia. Poza tym, w przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnotowych trzeba będzie w zakładce Oświadczenia opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać planowane i podjęte działania naprawcze.

Czas sesji

Sesja w systemie trwa niezmiennie 30 minut, mimo wielokrotnych próśb od strony Beneficjentów, niestety w dalszym ciągu wprowadzone do systemu dane nie zapisują się automatycznie. Trzeba zatem będzie w dalszym ciągu czuwać nad czasem sesji.

Załączniki

Pliki dodane w systemie będzie można znaleźć w module Załączniki. Beneficjent będzie mógł usuwać i odwiązywać załączniki z aplikacji, pod warunkiem, iż nie będą one powiązane z dokumentami przekazanymi do podpisu lub posiadającymi datę podpisania. Takie załączniki będzie mógł usunąć tylko Administrator systemu po stronie Instytucji.

Każdy nowy system na początku stwarza pewne problemy, jednak po zapoznaniu się ze wszystkimi jego funkcjonalnościami niewykluczone, iż okaże się on godnym zastępcą SL2014.

Serdecznie zachęcam do współpracy z Zespołem Rozliczeń w CRIDO.

Zobacz film: Rozliczanie wynagrodzeń w projektach unijnych i krajowych

W filmie dowiesz się, jakie dokumenty są niezbędne do właściwego rozliczenia wynagrodzeń w projektach unijnych i krajowych. Magdalena Mirowska omówi istotne dokumenty, takie jak umowy o pracę lub zlecenia, zagadnienia związane z oddelegowaniem oraz regulaminy dotyczące wynagradzania i premiowania. Zapraszamy.