Koszty realizacji projektów dofinansowanych ze środków unijnych powinny zamykać się w budżecie zaakceptowanym przez ekspertów na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, a płatności muszą być ponoszone zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Czy tak się dzieje? Czy teoretyczne założenia przyjęte na etapie pisania wniosku o dofinansowanie mają przełożenie na późniejszą, faktyczną realizację projektu pod względem finansowym? Zamknięcie się przez Beneficjenta w pierwotnym budżecie projektu zawsze było trudne. Być może mniej problematyczne dla projektów inwestycyjnych, ze względu na to, że ich przebieg jest bardziej przewidywalny i zaplanowanie wydatków jest łatwiejsze. W przypadku projektów badawczych problem ten istnieje od zawsze. Niesatysfakcjonujące wyniki badań czy konieczność ich powtarzania generują dodatkowe koszty, a zmiany zakresu badań powodują konieczność przesunięć między pozycjami budżetowymi. Dodatkowo czas pandemii i jej skutki gospodarcze skutecznie utrudniają realizację zaplanowanego harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz zamknięcie się w zabudżetowanych kwotach.

Na szczęście, Instytucje chcąc wyjść naprzeciw Beneficjentom, dopuszczają określone zmiany budżetu. Czy w związku z tym można zwiększyć jego wartość, a tym samym otrzymać refundację dla wyższej wartości wydatków? Odpowiedź brzmi: nie. Budżet projektu współfinansowanego ze środków publicznych w zakresie kosztów kwalifikowalnych nie może wzrosnąć. Wszelkie wydatki, które wykroczą poza pierwotnie założony budżet, muszą zostać sfinansowane ze środków własnych Beneficjenta. Wskazuje na to §6 pkt. 6 umowy o dofinansowanie dla Podziałania 1.1.1. POIR tzw. „Szybka Ścieżka”: Beneficjent jest zobowiązany do zapewnienia sfinansowania kosztów stanowiących wymagany wkład własny oraz kosztów niekwalifikowalnych niezbędnych dla realizacji Projektu we własnym zakresie. Jakie są zatem możliwości zmiany budżetu w zakresie kosztów kwalifikowalnych już w trakcie realizacji Projektu? Dla przykładu posłużę się zasadami już wspomnianej Szybkiej Ścieżki:.

  1. Przesunięcia wewnątrz kategorii budżetowej

Jeżeli zabraknie środków na sfinansowanie jednej z pozycji budżetowych w danej kategorii kosztów kwalifikowanych określonych w budżecie projektu, a na innej pozycji w tej samej kategorii kosztów wystąpi oszczędność, Beneficjent ma możliwość przesunięcia zaoszczędzonych środków na niedoszacowaną pozycję. Obowiązkiem Spółki jest poinformowanie o tym Instytucji w najbliższym wniosku o płatność, a najlepiej jeszcze w osobnej korespondencji w Systemie SL2014.

  1. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi

Gdy wystąpi konieczność dokonania przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów, np. pomiędzy wynagrodzeniami a pozostałymi kosztami operacyjnymi, §17 umowy o dofinansowanie dopuszcza dwa przypadki, które nie wymagają podpisania aneksu do umowy:

- przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem bez wpływu na zakres rzeczowy Projektu do 15% wartości kwoty danej kategorii kosztów, do której następuje przesunięcie - wymaga poinformowania Instytucji Pośredniczącej

- przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem, bez wpływu na zakres rzeczowy Projektu, powyżej 15% wartości kwoty danej kategorii kosztów, do której następuje przesunięcie - wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej

Warto dodać, że analogiczne możliwości istnieją w projektach inwestycyjnych na przykład w Działaniu 2.1. POIR Wsparcie inwestycji w infrastrukturę B+R przedsiębiorstw.

W momencie przekroczenia umownych limitów, Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o zmiany dla kolejnych przesunięć, który po wyrażeniu zgody przez Instytucję, będzie skutkował podpisaniem aneksu do umowy o dofinansowanie.

Należy zaznaczyć, że, co do zasady, nie są dopuszczalne przesunięcia kosztów pomiędzy kategoriami kosztów rozliczanych stawką ryczałtową a pozostałymi kategoriami kosztów w ramach Projektu. W sytuacji, gdy Beneficjent chce przenieść środki pieniężne pomiędzy kategorią kosztów podwykonawstwa a kategorią pozostałych kosztów operacyjnych lub kategorią wynagrodzeń, konieczne jest złożenie wniosku o zmiany i podpisanie aneksu. Przy tego typu przesunięciach Beneficjent powinien przekalkulować opłacalność takiego ruchu – podwykonawstwo jest kategorią nie ryczałtową, wiec przenosząc do niej środki, Beneficjent traci ryczałt, który otrzymałby w innych kategoriach, a jeżeli środki są przenoszone z podwykonawstwa do wynagrodzeń lub pozostałych kosztów operacyjnych, należy przenieść odpowiednio większą kwotę, aby zabezpieczyć wypłacenie ryczałtu.

  1. Przesunięcia pomiędzy poszczególnymi zadaniami

Zgodnie z umową o dofinansowanie przesunięcie budżetowe pomiędzy zadaniami, takimi jak badania przemysłowe a prace rozwojowe są zabronione. Jeżeli jednak badania przemysłowe zostały już zakończone a przeznaczony na nie budżet niewykorzystany, to Beneficjent ma możliwość zawnioskowania o aneks do umowy, w ramach którego prosi Instytucję o zgodę na przesunięcie oszczędności do kolejnego zadania. Takie działanie pozwoli na maksymalnie możliwe wykorzystanie budżetu Projektu. Warto jednak pamiętać, że przenosząc kwoty z zadania o wyższym poziomie dofinansowania do zadania o niższym poziomie refundacji, Beneficjent traci tę różnicę. Należy zaznaczyć, że Instytucja nie ma obowiązku wydania zgody na taką zmianę.

  1. Dodanie nowej pozycji budżetowej

W sytuacji, gdy w trakcie realizacji projektu Beneficjent zweryfikuje konieczność zaangażowania dodatkowego pracownika, wykonania innego badania czy zakupu/leasing/amortyzację dodatkowego urządzenia niezbędnego do osiągnięcia celu projektu, a w budżecie Projektu ma niewykorzystane środki, może zawnioskować o zgodę na zmianę budżetu i sfinansowanie nieprzewidzianych wcześniej wydatków w ramach kosztów kwalifikowalnych. Wtedy, za zgodą Instytucji, możliwe będzie dodanie nowej pozycji budżetowej (lub rozszerzenie zakresu już istniejącej) i przesunięcie na nią zaoszczędzonych środków.

Podsumowując, budżet kosztów kwalifikowalnych Projektu nie może zostać zwiększony, ale Instytucja zostawiła Beneficjentowi określone możliwości do jego zmian, w zależności od potrzeb projektowych. Natomiast wszelkie koszty niemieszczące się w budżecie projektu są kosztami niekwalifikowalnymi i Beneficjent musi je ponieść wyłącznie ze środków własnych.