Realizacja projektu badawczo-rozwojowego jest niezwykle ryzykownym przedsięwzięciem. Z jednej strony, beneficjent funduszy unijnych musi postępować zgodnie z Umową o dofinansowanie, w tym z założonym planem prac B+R opisanych we wniosku o dofinansowanie, stanowiącym nieodzowny załącznik Umowy. Z drugiej strony, musi mierzyć się z rzeczywistością, w której prace badawcze nierzadko po prostu nie wychodzą, a zaplanowane do osiągnięcia kamienie milowe i rezultaty nie są możliwe do osiągnięcia.

Instytucje udzielające wsparcia, zdając sobie sprawę z ryzykownego charakteru prac badawczych, wychodzą naprzeciw beneficjentom i umożliwiają wprowadzanie zmian w zaplanowanych agendach badawczych i tym samym w Umowie o dofinansowanie. Zmiany te są możliwe tak długo, jak nie prowadzą do zasadniczej modyfikacji celu projektu i nie wywołują sytuacji, w której po wprowadzonej zmianie, wsparcie dla danego projektu nie zostałoby przyznane.

Niestety, zdarzają się sytuacje, w których wprowadzanie zmian w projekcie badawczym jest dla beneficjenta bezzasadne. Innymi słowy, skończyły się możliwości ich wprowadzania i kontynuacja projektu nie ma dalszego sensu. Co wtedy zrobić? Czy beneficjentowi grozi kara za niezrealizowanie projektu? Czy będzie musiał zwrócić całą otrzymaną dotację? Wszystko zależy od tego, jaka jest przyczyna konieczności przerwania projektu.

Jeśli w trakcie realizacji projektu okaże się, że dalsze prace badawcze nie doprowadzą do osiągnięcia zakładanych wyników, bądź gdy po zakończeniu realizacji Projektu wdrożenie okaże się bezcelowe z ekonomicznego punktu widzenia, to są to przesłanki do wcześniejszego zakończenia projektu i rozwiązania Umowy o dofinansowanie. Beneficjent powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie Instytucję udzielającą wsparcia poprzez złożenie Informacji końcowej wraz z wnioskiem o płatność końcową.

Jaki może być powód rezygnacji z realizacji części badawczej projektu i wdrażania wyników prac B+R?

Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia możliwości utrzymania dotychczas wypłaconej dotacji. Umowa o dofinansowanie zawiera zapisy, które określają, jakie są możliwości wyjścia z tej niekorzystnej dla beneficjenta sytuacji.

Beneficjent realizujący Projekt nie jest zobowiązany do kontynuowania prac B+R lub do wdrożenia wyników tych prac, gdy Informacja końcowa nie potwierdza celowości kontynuowania tychże badań i prac. Może to być nieosiągnięcie kamienia milowego, co jest ryzykiem uwzględnionym we wniosku i niestety często określonym jako kamień kluczowy, którego nieosiągnięcie wymaga zakończenia projektu. Inną potencjalną przyczyną może być sytuacja, gdy dalsze badania przemysłowe lub prace rozwojowe nie doprowadzą do osiągnięcia zakładanych wyników. W takim wypadku beneficjent wie, że wyniki, które osiąga, nie są wystarczające i mimo podjęcia prób naprawy procesu badawczego i wprowadzenia w nim zmian lub realizowania dodatkowych badań, nie wpływają one na osiągane wyniki i zaplanowane rezultaty nie będą osiągnięte. Może też zdarzyć się sytuacja, gdy mimo zrealizowania wszystkich prac badawczych i osiągnięcia kamieni milowych, beneficjent skalkuluje możliwości komercjalizacji produktu i okaże się ona nieopłacalna ekonomicznie. Wtedy wdrożenie wyników tychże badań i prac, nie jest konieczne.

W Informacji końcowej beneficjent musi szczegółowo uzasadnić wystąpienie przesłanek do zamknięcia projektu. W szczególności należy szczegółowo opisać zakres, przyczyny i skutki niezrealizowania etapów lub niepełnego wykonania etapów prac, w szczególności w odniesieniu do założonych celów projektu i wpływu na konieczność jego zamknięcia. W sytuacji braku ekonomicznej zasadności wdrożenia beneficjent zobowiązany jest przedstawić szczegółową argumentację uzasadniającą swoją decyzję, odnosząc się m.in. do rozwoju oferty konkurencji, który nastąpił od czasu złożenia wniosku o dofinansowanie, możliwej do uzyskania ceny, cech funkcjonalnych przedmiotu wdrożenia w zestawieniu z potrzebami potencjalnych odbiorców lub innych aspektów decydujących o spodziewanym niepowodzeniu komercjalizacji wyników projektu. Podane informacje będą podstawą dla eksperta do stwierdzenia, czy brak zasadności kontynuacji projektu jest wynikiem okoliczności niezależnych od Beneficjenta przy zachowaniu przez niego należytej staranności oraz postępowaniu zgodnie z umową o dofinansowanie przy realizacji projektu.

Instytucja Pośrednicząca dokona analizy przedstawionej przez beneficjenta Informacji końcowej wraz z załącznikami. W przypadku potwierdzenia bezcelowości dalszej realizacji Projektu, mając na uwadze wystąpienie okoliczności opisanych przez beneficjenta przy zachowaniu przez niego należytej staranności oraz postępowaniu zgodnie z Umową, to realizacja Projektu zostanie uznana za zakończoną, a beneficjent otrzyma dofinansowanie proporcjonalne do zakresu zrealizowanych prac B+R.

Niestety, jeśli przedstawione przez beneficjenta dokumenty potwierdzające przeprowadzone prace B+R w projekcie, w opinii Instytucji nie wykażą, że dalsza ich kontynuacja jest nieuzasadniona i że beneficjent nie dołożył wszelkich starań, by projekt się powiódł, to będzie on musiał zwrócić całe dotychczas otrzymane dofinansowanie wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków.