Otrzymanie dofinansowania ze środków europejskich nakłada na beneficjentów szereg obowiązków związanych z właściwą sprawozdawczością. Najważniejsze z nich to realizacja projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie w tym realizacja celu projektu, wskaźników produktu i rezultatu, promocja,  ponoszenie wydatków z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji czy zapewnienie trwałości rezultatów projektu. Bardzo często beneficjenci zapominają o jeszcze jednym, bardzo istotnym warunku, jakim jest wprowadzenie wyodrębnionego kodu księgowego lub wyodrębnionej ewidencji księgowej wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z realizowanym projektem, podczas gdy zakres ten jest w pierwszej kolejności badany przez zespoły kontrolne podczas kontroli projektu.

Kogo dotyczy obowiązek wyodrębnionej ewidencji księgowej?

Przedmiotowy obowiązek dotyczy wszystkich beneficjentów, niezależnie od wielkości podmiotu, stosowanej formy księgowości, typu realizowanego projektu czy w końcu programu, w ramach którego przyznane zostało dofinansowanie. Odpowiednich zapisów należy szukać w  umowie o dofinansowanie, choć niekiedy znalezienie ich wymaga bardzo dokładnego przeczytania całej jej treści.

Warto przy tym zaznaczyć, że obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu powstaje z chwilą rozpoczęcia jego realizacji, najpóźniej z dniem podpisania umowy o dofinansowanie i dotyczy wszystkich kosztów związanych z realizacją projektu. Wyjątek stanowią jedynie koszty pośrednie lub koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem.

Co to oznacza dla Beneficjentów?

Zapisy podstaw prawnych, a tym samym zapisy z umów o dofinansowanie są bardzo ogólne i nie precyzują, w jaki sposób przedmiotowe wyodrębnienie ma nastąpić. W pierwszej kolejności wyjaśnić jednak należy, że wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych. Mimo iż, w literaturze przedmiotu można się spotkać z określeniem „rachunkowość projektów” w odniesieniu do działań projektowych, to należy stwierdzić, iż rachunkowość jest jedna, a występujący przy słowie rachunkowość przymiotnik jest jedynie swego rodzaju skrótem myślowym.

W przypadku obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej, oznacza konieczność wyodrębnienia w ramach ksiąg rachunkowych jednostki dodatkowych kont analitycznych, syntetycznych i pozabilansowych. Należy też przygotować dodatkowe rejestry dokumentów księgowych, które pozwolą na wydzielenie wszystkich operacji związanych z danym projektem. Właściwa prezentacja informacji jest niezbędna do wywiązania się z obowiązku sprawozdawczości i przygotowania do kontroli. Konta służące księgowaniu operacji związanych z realizacją projektu należy rozbudować o symbol projektu, kwalifikowalność kosztów, źródła finansowania, a także informacje o płatnościach.

Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z projektem. W ramach wyodrębnionej ewidencji należy ująć zarówno kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne koszty realizacji projektu. Dla zachowania przejrzystej ścieżki audytu, w przypadku realizacji projektu w ramach kilku zadań, dla których przewidziane zostały różne poziomy dofinansowania (np. projekty badawczo – rozwojowe dofinansowane w ramach 1.1.1. POIR), zaleca się, aby koszty poszczególnych zadań księgowane były na osobnych kontach.

Należy przy tym pamiętać, że zasady dotyczące ewidencji i rozliczania środków otrzymanych w ramach projektu(ów) muszą zostać ujęte także w polityce rachunkowości jednostki i w zakładowym planie kont. Na podstawie tych dokumentów zespół kontrolny stwierdza bowiem czy beneficjent wyodrębnił ewidencję księgową operacji związanych z projektem i czy zrobił to prawidłowo.

Alternatywnie, beneficjenci prowadzący pełną księgowość i sporządzający sprawozdania finansowe mogą wprowadzić dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem, wyodrębniony kod księgowy, rozumiany jako odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu. Kluczowe jest, aby kod umożliwiał sporządzanie zestawienia/ rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym, ujmujących wszystkie operacje związane z projektem.

Wyodrębnienie kodu księgowego nie powoduje co prawda konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian w funkcjonującym systemie księgowym, niemniej jednak związany z jego przyjęciem sposób ewidencji pozaksięgowej musi zostać opisany w polityce rachunkowości jednostki.

Dla beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości, wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową, w postaci arkusza kalkulacyjnego, kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzającego poniesione wydatki dotyczące projektu. Zestawienie musi odpowiadać wydatkom wykazanym we wniosku o płatność. Zestawienie kumulatywne musi obejmować wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i być sporządzane poprzez narastające ujęcie wydatków dla realizowanego projektu.

Czytaj więcej:

>> Zmagania z zasadą konkurencyjności – cykl artykułów