Do tej pory Beneficjenci funduszy unijnych, których projekty badawczo-rozwojowe zostały wsparte w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (POIR) byli przyzwyczajeni do mierzenia się z obowiązkowym audytem zewnętrznym swojego projektu. Co się zmieniło w nowej perspektywie dla Beneficjentów Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG)? O tym w artykule poniżej.

Dla kogo audyt zewnętrzny - jak to było dotychczas w POIR?

Projekt, w którym wartość dofinansowania przekraczała 3 mln zł, podlegał obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu. Taki audyt, musiał się rozpocząć po zrealizowaniu przez Beneficjenta co najmniej 50% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu, ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% tych wydatków. Audyt zewnętrzny weryfikował zgodność realizacji projektu z zapisami Umowy o dofinansowanie, prawidłowość prowadzenia i rozliczania projektu.

Wyniki audytu Beneficjent powinien przekazać niezwłocznie Instytucji Pośredniczącej, a także archiwizować je nie krócej niż przez okres 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach programu pomocowego.

Koszty audytu zewnętrznego stanowiły koszty kwalifikowane, pod warunkiem zaplanowania ich w budżecie projektu oraz dokonania wyboru audytora zgodnie z zasadami określonymi w Umowie o dofinansowanie.

Należy podkreślić, że audyt był obowiązkowy i przy braku jego przeprowadzenia Instytucja Pośrednicząca mogła wstrzymać dofinansowanie albo rozwiązać Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Beneficjenci, którzy całkowicie zapomnieli o realizacji audytu projektu, to nawet po przekroczeniu ww. progów procentowych muszą nadrobić zaległości. Perspektywa finansowa na lata 2014-2020 kończy się 31.12.2023 r. Zostało zatem niewiele czasu, a bez przedstawienia raportu z audytu, Instytucja Pośrednicząca może nie zatwierdzić Informacji końcowej i wniosku o płatność końcową, tym samym nie wypłaci ostatniej transzy środków.

A jak będzie w projektach realizowanych w ramach FENG?

Nowa perspektywa finansowa zmienia podejście do audytu zewnętrznego. W projektach dofinansowanych w ramach Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki audyt zewnętrzny nie jest już wymagany.

Ani aktualnie obowiązująca umowa o dofinansowanie projektów w ramach konkursów ścieżki SMART, ani Wytyczne kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, nie wymagają przeprowadzania audytu zewnętrznego. Potwierdziła to również Instytucja Pośrednicząca podczas spotkania informacyjnego dotyczącego konkursu Ścieżki SMART oraz publikując odpowiedź na swojej stronie internetowej.

Nie taki diabeł straszny…

O ile hasło kontrola i audyt wywołują u Beneficjentów pewien niepokój i stres związany z ich przechodzeniem, o tyle należałoby na nie spojrzeć od drugiej strony. Audyt, przeprowadzany przez zewnętrznego, niezależnego audytora, może przynieść wiele korzyści. Beneficjent, jeszcze przed dużymi kontrolami Instytucji Pośredniczącej lub innych organów kontrolujących, jakim na pewno będzie podlegać w trakcie projektu, może zweryfikować, czy prowadzi projekt w sposób właściwy.

Mimo że obowiązujące przepisy i dokumentacje konkursowe nie nakładają obowiązku przeprowadzenia audytu w projekcie, to Beneficjent funduszy nadal może zlecić przeprowadzenie kontroli zewnętrznej projektu. Aby koszt tej usługi stanowił wydatek kwalifikowany w projekcie, przeprowadzenie audytu musi być zgodne z katalogiem kosztów kwalifikowanych danego konkursu, zaplanowane w budżecie projektu i audytor musi być wyłoniony zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków określonymi dla naboru, w jakim bierze udział Beneficjent.

Aby przejść skutecznie przez proces audytu zewnętrznego, jak i innych kontroli projektu, warto już od startu projektu skorzystać ze wsparcia zespołu rozliczeń CRIDO. Jako doświadczony zespół pomagamy ustalić i wdrożyć procesy wewnątrz organizacji, które usprawniają rozliczenie otrzymanego wsparcia. Nasze stałe wsparcie podczas realizacji projektu gwarantuje prowadzenie projektów zgodnie z przepisami i pozwala by kontrole i audyty były tylko jednym z elementów projektu, na które Beneficjent jest dobrze przygotowany i z naszą obecnością nie są one tak straszne jak je malują.

Zobacz film: Jak rozliczyć dofinansowanie – archiwizacja dokumentacji projektowej

Kamila Więch, ekspertka CRIDO w zakresie rozliczania dofinansowań opowiada w filmie jak rozliczyć dofinansowanie z punktu widzenia prawidłowej archiwizacji dokumentacji. Zapraszamy do obejrzenia filmu.