Wszyscy beneficjenci funduszy unijnych są już przyzwyczajeni, że realizacja zakupów, które mają być finansowane w ramach dotacji, nie jest sprawą prostą.

W poprzedniej perspektywie zasady realizacji zakupów w projektach współfinansowanych określały Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, rozdział 6.5. W perspektywie 2021-2027 sytuacja jest analogiczna – wszelkie zasady określające prawidłową realizację zakupów w projektach współfinansowanych zostały określone w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, tym razem w sekcji 3.2.

Wydaje się, że założenia nowej perspektywy nie spowodowały rewolucji w podejściu do zakupów w projektach, jednak pojawiło się kilka istotnych zmian, a to oznacza, że beneficjenci, którzy po kilku latach doświadczeń rutynowo podchodzą do kwestii procedur zakupowych, mogą być narażeni na popełnienie błędów (a to, jak wiemy, wiąże się z penalizacją w postaci uznania całości lub części kosztów związanych z danym wydatkiem za niekwalifikowalne).

O czym warto pamiętać?

Wydawać by się mogło, że poruszanie kwestii zakupów na samym początku perspektywy jest podejściem nieco na wyrost, jednak nasze zainteresowanie tym obszarem wynika stąd, że nowe podejście do składania projektów (np. w ramach aktualnego naboru tzw. Ścieżki SMART) wymaga wyboru kluczowych podwykonawców jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Podwykonawców zaś trzeba wybrać tak, żeby ich koszt mógł być później kwalifikowalny – to znaczy zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych.

Jakie są najważniejsze zmiany w procedurach zakupowych?

Na podstawie analizy Wytycznych oraz wielu przeprowadzonych już zgodnie z nowymi zasadami procedur, zidentyfikowaliśmy najważniejsze zmiany, na które powinni zwrócić uwagę (przyszli) beneficjenci:

  1. zmiana w kwotach wymagających określonych działań:

a. niezmiennie powyżej 50 000 PLN netto należy działać w trybie zasady konkurencyjności; wszelkie zakupy nie przekraczające tej kwoty można realizować w trybie zakupu „z wolnej ręki” (przy czym mowa tu o wartości zamówienia, nie pojedynczego zakupu),

b. powyżej 50 000 PLN netto należy realizować zakup w ramach procedury konkurencyjności, upubliczniając zapytanie ofertowe:

i. przez 7 dni – w przypadku dostaw i usług,

ii. przez 14 dni – w przypadku robót budowalnych,

c. duża zmiana nastąpiła w przypadku kwot, które powodują konieczność upublicznienia zapytania przez minimum 30 dni – obecnie jest to:

i. 750 000 EUR – w przypadku dostaw i usług,

ii. 5 382 000 EUR – w przypadku robót budowlanych

(przypominamy, że jeżeli w ramach procedury przewidywane jest udzielenie zamówień dodatkowych czy uzupełniających, przy szacowaniu należy uwzględniać również kwotę tego dodatkowego/uzupełniającego zamówienia);

  1. wykluczono możliwość składania ofert w inny sposób niż przez Bazę Konkurencyjności (chyba że działanie Bazy będzie ograniczone/uniemożliwione bądź szczególne względy będą przemawiać za złożeniem oferty poza Bazą). Takie podejście powoduje, że wszelkie oferty złożone mailem czy w wersji papierowej w siedzibie zamawiającego są nieważne i muszą podlegać wykluczeniu (ale również wymaga, aby zamawiający nie uwzględniał takich możliwości składania ofert w treści zapytania);
  2. wykluczono możliwość udzielania zamówień podmiotom powiązanym – dotychczas udzielenie takiego zamówienia było możliwe, jeżeli Instytucja Pośrednicząca wyraziła na to zgodę. Obecnie nie przewidziano praktycznie żadnych wyjątków pozwalających na współpracę z podmiotem powiązanym z zamawiającym;
  3. warto również zwrócić uwagę na to, że umowy o dofinansowanie w części programów przewidują w uzasadnionych przypadkach możliwość zwiększenia dofinansowania (taką możliwość uwzględnia np. wspomniana już Ścieżka SMART). Warto więc rozważyć, czy nie byłoby właściwe zapisanie w zapytaniach ofertowych i umowach z wykonawcami klauzul waloryzacyjnych (tam, gdzie znajduje to uzasadnienie). W przeciwnym razie zamawiający nie będą mieli możliwości skorzystania z takiej możliwości. Waloryzację należy uwzględnić przy szacowaniu wartości zamówienia. Sama możliwość waloryzacji nie jest zmianą, gdyż była możliwa i wcześniej, jednak ze względu na kontekst umieszczam ją wśród zmian.

Przy okazji warto również pamiętać o zmianach, które pojawiły się przy końcu poprzedniej perspektywy:

  1. wykonawcami wybranymi w ramach procedur nie mogą być podmioty, w stosunku do których zachodzą okoliczności:
    a. opisane w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
    b. opisane w art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie;
  2. zamówienia, które można podzielić na części, tak by o zamówienie mogły się ubiegać również małe i średnie przedsiębiorstwa, musi zostać na takie części podzielone – w każdym innym przypadku konieczne jest właściwe uzasadnienie wskazujące na brak możliwości podziału danego zamówienia (brak podziału zamówienia na części w przypadku, kiedy byłoby to możliwe, grozi korektą w wysokości 5% wartości danego zamówienia).

Weryfikacja zasad określonych w Wytycznych

Drobnych i większych zmian jest oczywiście więcej i mogą pojawić się kolejne, dlatego zawsze przed ogłoszeniem zapytania zalecamy weryfikację zasad określonych w Wytycznych aktualnych na moment publikacji danego zapytania. Warto skorzystać z pomocy firmy doradczej, która zweryfikuje lub zaproponuje odpowiednie zapisy, by mieć pewność, że postępowanie ofertowe będzie przeprowadzone zgodnie z wymogami. Nasza firma ma w tym zakresie duże doświadczenie i wielu Klientom pomogła uniknąć kłopotów.

Na koniec

Na koniec chciałabym podkreślić, że powyższe założenia odnoszą się do procedur realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027. Obecnie pojawia się dużo możliwości pozyskania dofinansowania z innych źródeł, np. krajowych (z Agencji Badań Medycznych, Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i wielu innych) czy specyficznego programu, jakim jest Krajowy Plan Odbudowy. W tych programach czy instytucjach zasady dokonywania zakupów są inne i często określone bezpośrednio w umowie o dofinansowanie. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w ramach tych działań, również z przyjemnością pomożemy.