W przeddzień wejścia w życie przepisów dotyczących kontroli trzeźwości zwracamy uwagę, że niedawne zmiany w Kodeksie pracy wpłyną również na inne obowiązki pracodawców, w tym m.in. prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Rada Ministrów opublikowała niedawno projekt nowelizacji Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, który zakłada zmiany w części B akt osobowych pracownika (tj. oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika) oraz dodanie nowej części do akt osobowych, tj. części E.

Przypomnijmy, że pracodawca od 21 lutego 2023 r. może wprowadzić w swoim zakładzie pracy kontrolę trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Istotne jest, że jeśli podczas takiej kontroli nie stwierdzi się u pracownika alkoholu lub innych substancji, nie trzeba tego odnotowywać w dokumentacji pracowniczej.

Zmiana w części B

W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej w projekcie dostosowano obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących wykonywania pracy w formie pracy zdalnej (wcześniej – telepracy). Będzie to przykładowo oświadczenie pracownika, w którym potwierdza zapoznanie się z procedurą ochrony danych osobowych czy oceną ryzyka zawodowego.

Ponadto zgodnie z nowelizacją, nowym obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie nowozatrudnionemu pracownikowi, objętemu kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przed dopuszczeniem go do pracy, informacji o wprowadzeniu ww. kontroli, grupach lub grupie pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania. Wobec powyższego zdecydowano o uzupełnieniu katalogu dokumentów przechowywanych w części B dokumentacji pracowniczej o potwierdzenie poinformowania pracownika o powyższych warunkach.

Dodanie nowej części – część E

W części E akt osobowych pracownika będą przechowywane dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:

  • informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (m.in. data, godzina i minuta badania oraz wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości),
  • informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policję),
  • informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
  • informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Co ważne, pracodawca będzie musiał odnotować w aktach tylko wynik wskazujący na stan nietrzeźwości lub obecność środków działających podobnie do alkoholu. Jak wskazano w uzasadnieniu przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.

Przechowywanie dokumentów

Pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania informacji o kontroli trzeźwości w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Z kolei, w momencie usunięcia informacji nt. kontroli trzeźwości z akt osobowych pracownika cała wydzielona część dotycząca tej informacji będzie musiała zostać usunięta.

Zgodnie z treścią aktu rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.