Weryfikator należytej staranności

Możesz zażądać od swojego kontrahenta przedstawienia informacji odpowiadającej odpisowi z Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”) lub informacji o wpisie do Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej („CEIDG”). Pamiętaj, aby uzyskana przez Ciebie informacja była jak najbardziej aktualna.

• KRS
• CEIDG

Możesz zażądać od swojego kontrahenta zaświadczenia o zarejestrowaniu na VAT. Pamiętaj, aby zaświadczenie było aktualne na moment transakcji.

Możesz posłużyć się usługą „Sprawdzenie statusu podmiotu VAT”, która jest ogólnie dostępna na portalu podatkowym.

Możesz również wystąpić do właściwego dla swojego kontrahenta Naczelnika Urzędu Skarbowego poprzez złożenie stosownego wniosku o potwierdzenie statusu VAT.

Konieczność posiadania koncesji i zezwoleń dotyczy jedynie niektórych branż, stąd nie w każdym przypadku będzie istniała potrzeba weryfikacji w ten sposób Twojego kontrahenta.

Przez odpowiednie umocowanie należy rozumieć przede wszystkim umocowanie „z mocy prawa” lub Posiadanie odpowiedniego pełnomocnictwa. W tym celu:

• możesz zweryfikować umocowanie do działania na podstawie danych z KRS lub CEIDG lub
• w przypadku, jeśli umowa została podpisana przez osoby, które nie widnieją w KRS lub CEIDG jako upoważnione do reprezentacji, powinieneś uzyskać od nich odpowiednie pełnomocnictwa i zweryfikować, czy pełnomocnictwa te zostały udzielone przez osoby do tego umocowane.

Zgodnie z Metodyką, za nietypową należy uznać sytuację, gdy kontrahent lub podmiot działający w jego imieniu proponuje Ci dalszą sprzedaż dostarczonych towarów. W szczególności, dotyczy to sytuacji, w których nabywca takich towarów zapłaci Tobie zanim Ty opłacisz towar zamówiony u Twojego dostawcy.

Brak ryzyka przejawia się brakiem zaangażowania własnych środków w transakcję a także jakiejkolwiek inicjatywy przy przeprowadzaniu transakcji.

• spółka A oferuje towar za 200 000 PLN spółce B;
• spółka A wskazuje spółce B kontrahenta - spółkę C, która jest chętna do nabycia towaru od spółki B za 210 000 PLN
• spółka C płaci 210 000 PLN na rzecz spółki B
• spółka B płaci 200 000 PLN na rzecz spółki A ze środków otrzymanych wcześniej od spółki C
• spółka B zarabia 10 000 PLN na transakcji, pomimo że nie angażuje żadnych własnych środków finansowych, nie ponosi żadnego ryzyka gospodarczego oraz nie wykazuje żadnej inicjatywy przy przeprowadzaniu transakcji.

Zgodnie z Metodyką, dla oceny dochowania należytej staranności, znaczenie może mieć sytuacja, kiedy podatnik decyduje się na skorzystanie z rabatu wynikającego z zapłaty gotówką. Ustawa Prawo Przedsiębiorców przewiduje obowiązek dokonywania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 PLN.

Może się zdarzyć sytuacja, że kontrahent zaoferuje Ci rabat w zamian za sztuczny podział transakcji na szereg płatności nieprzekraczających 15 000 PLN przy jednoczesnym opłaceniu ich gotówką. Taka sytuacja, również, powinna wzbudzić Twoje wątpliwości.

Metodyka wskazuje również, że przy ocenie dochowania należytej staranności należy brać pod uwagę czy płatność za towar została dokonana na rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny, jeśli nie miało to uzasadnienia ekonomicznego (np. cesja, faktoring). Przy czym tym przypadku nie chodzi o sytuację wykorzystywania przy transakcji mechanizmu podzielonej płatności.

Płatność za towar przelewem powinna natomiast budzić wątpliwości, jeśli cena netto za towar została zapłacona na jedno konto, a zawarty w cenie VAT został opłacony na inne konto.

Przy analizie rynkowości ceny towarów oferowanych przez Kontrahenta należy uwzględnić cenę oraz sposób jej kalkulacji, istniejące na danym rynku w czasie, gdy transakcja była realizowana.

Metodyka wskazuje, że decydujące znaczenie powinien mieć przy tym nie tyle sam fakt obniżenia ceny, ale to, czy istnieje ekonomiczne uzasadnienie dla takiego zachowania Kontrahenta. Analiza rynkowości zastosowanej ceny uwzględniać musi specyfikę branży, etap obrotu (hurt, duży hurt, itp.) i jego wielkość.

Wśród okoliczności, które mogą wskazywać na istnienie ekonomicznego uzasadnienia dla stosowania ceny, która odbiega od ceny rynkowej, można wskazać przykładowo sytuację, gdy odstępstwo od ceny rynkowej wynikało z akcji promocyjnej, w tym również takiej, która potwierdzona byłą publiczną ofertą (strony www, portale branżowe) lub programem lojalnościowym.

Znacząca różnica między ceną oferowaną przez Kontrahenta a ceną rynkową może wskazywać, że celem transakcji nie było osiągnięcie zysku przez Kontrahenta.

Jako przykład sytuacji, w których cena towarów - bez ekonomicznego uzasadnienia – znacząco odbiega od ceny rynkowej Metodyka wskazuje na sytuację, gdy nowo powstały podmiot oferował „atrakcyjną" cenę w porównaniu do cen konkurentów, którzy działali na danym rynku przez wiele lat (np. jeżeli duży dystrybutor danego towaru nie jest w stanie zaoferować ceny porównywalnej z tą proponowaną przez Twojego Kontrahenta), lub gdy bardzo atrakcyjną cenę oferował Kontrahent, który był relatywnie małym przedsiębiorcą na danym rynku (nie dotyczy producentów danego towaru) i w związku z tym standardowo nie powinien był uzyskiwać np. tak dużego rabatu z uwagi na poziom obrotów - od producenta/dystrybutora tego towaru - który mógłby uzasadniać niską cenę.

Jak wskazuje Metodyka, nie w każdym przypadku nabycie towarów, które nie stanowią zasadniczej części działalności Twojego Kontrahenta, musi się wiązać z jego udziałem w procederze oszustw podatkowych.

Oferowanie towarów z innej branży niż te, które były wcześniej sprzedawane przez Kontrahenta, może mieć bowiem uzasadnienie ekonomiczne, w szczególności, gdy zmienia on dotychczasowy profil swojej działalności.

• dostawa wynikała z żądania klienta kompleksowego wykonania tej czynności (dostawca obok towarów, które wynikają z profilu jego działalności, oferuje towary spoza jego profilu, co wynikało z zapytania nabywcy);
• dostawca miał w ofercie takie towary, ale nie oferował ich wcześniej lub nie było zainteresowanych ich nabyciem;
• rozszerzenie działalności o nowy zakres towarów przez Kontrahenta było potwierdzone publiczną ofertą dostawy takich towarów, referencjami producenta / dostawcy lub informacją na jego stronie internetowej , portalach branżowych czy odpowiednim wpisem w PKD a także jego aktualizacją;
• nowo oferowane towary były objęte obrotem koncesjonowanym a podmiot uzyskał stosowne koncesje lub zezwolenia.

• Kontrahent (osoba go reprezentująca) nie był rezydentem w Polsce, a kontakt z nim odbywał się wyłącznie w obcym języku, poprzez zagraniczny adres e-mail, komunikator internetowy lub telefonicznie
• Kontrahent nie był rezydentem w Polsce i nie przedstawił żadnej osoby do kontaktu w Polsce
• Kontrahent nie posiadał żadnego biura, agencji, oddziału, przedstawicielstwa w Polsce, posiadał wyłącznie zagraniczny adres miejsca prowadzenia działalności
• Kontrahent (osoba go reprezentująca) nie uwiarygadniał swojej tożsamości, tak że nie mogłeś mieć pewności z kim faktycznie się kontaktujesz. Przykładowo, kontakt odbywał się z adresu e-mail, którego nie sposób było powiązać z działalnością gospodarczą Twojego Kontrahenta, w e-mailach nie było żadnych jego danych, korespondencja była prowadzona za pomocą komunikatora internetowego
• osobiste spotkanie z Kontrahentem lub osobą go reprezentującą (np. agentem, przedstawicielem handlowym) było niemożliwe
• ta sama osoba występowała jako osoba reprezentująca różne podmioty lub jako osoba, z którą uzgadniało się szczegóły transakcji dotyczących różnych podmiotów.

W przypadku, w którym Kontrahent jako adres siedziby (lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej) wskazał adres, pod którym mieściło się jedynie tzw. wirtualne biuro, -świadczące usługi udostępnienia adresu dla celów rejestracyjnych - mogły istnieć uzasadnione wątpliwości co do jego wiarygodności , jednak tylko wtedy, gdy posługiwanie się nim nie było adekwatne dla skali działalności gospodarczej danego podmiotu.

Twoje wątpliwości, co do wiarygodności Kontrahenta powinna również wzbudzić sytuacja, gdy jako swoją siedzibę wskazał (lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) miejsce, które pozostaje w oczywistej sprzeczności ze skalą lub rodzajem jego działalności (przykładowo, Kontrahent oferuje dostawę hurtowej ilości paliwa, a siedziba mieści się w garażu).

Zawarcie transakcji z takim Kontrahentem, może wskazywać na brak dochowania należytej staranności przez podatnika.

Jak wskazuje Metodyka, kryterium terminu płatności powinno być oceniane na tle danej branży. W konsekwencji, w przypadku powszechnego stosowania przedpłat przy dostawie danego rodzaju towaru, brak jest podstaw do podważania wiarygodności Kontrahenta.

Kryterium to dotyczy przypadków, gdy terminy płatności były znacząco krótsze niż standardowo stosowane w danym czasie, na danym rynku i w danej branży. Szczególne wątpliwości powinny wzbudzić sytuacje, w których obrót towarem oraz płatności następowały w szybkich cyklach.

• ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji zakupionego towaru;
• brak ubezpieczenia towarów i gwarancji, mimo ich wysokiej wartości - w przypadku, gdy nie zastosowano innych form zabezpieczenia
• brak możliwości wprowadzenia do umowy dodatkowych zabezpieczeń, np. kar umownych;
• brak możliwości ustaleń co do transportu, np. transport towarów od podatnika zawsze własnym transportem kontrahenta lub kolejnego nabywcy, brak możliwości ustalenia warunków transportu, magazynowania, miejsca odbioru towaru;
• brak możliwości dokładnej weryfikacji jakości towarów, np. zakaz otwierania opakowań zbiorczych, nakaz wpisywania numerów fabrycznych towarów na opakowaniu zbiorczym
• bez możliwości porównania tych numerów z faktycznymi numerami na towarach.

Przy analizie powyższych warunków uwzględnić należy sytuację, w której przewagę ekonomiczną nad nabywcą posiada dostawca towaru, co mogło prowadzić do zmniejszenia możliwości negocjacji warunków transakcji.

W niektórych branżach, przepisy prawa powszechnie obowiązującego określają wymagania jakościowe dla towarów, ustalając kary dla obrotu tymi towarami, które nie spełniają takich wymagań.

Metodyka, jako typowy przykład wskazuje regulacje dotyczące obrotu paliwami ciekłymi (zawarte w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw oraz aktach wykonawczych do tej ustawy).

W związku z wymogami nałożonymi na obrót paliwami, na możliwość udziału w oszustwie podatkowym wskazywać może brak posiadania przez nabywców uzyskanych od Kontrahenta dokumentów potwierdzających jakość nabywanego paliwa.

Metodyka wskazuje, że w przypadku braku zawarcia pisemnej umowy, podatnicy powinni móc w inny sposób udokumentować warunki transakcji zawartej z Kontrahentem (przykładowo, w formie korespondencji mailowej).

Metodyka wskazuje, że ryzyko udziału w procederze oszustw podatkowych może mieć miejsce, jeżeli kontrahent będący spółką kapitałową (spółką akcyjną lub spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) posiadał kapitał zakładowy rażąco niski w stosunku do okoliczności transakcji.

Typowym przykładem może być sytuacja, w której dostawca oferuje Ci sprzedaż produktów, których wartość przekracza setki tysięcy złotych, a jednocześnie (jeśli prowadzi działalność w formie spółki z ograniczona odpowiedzialnością) dysponuje minimalnym kapitałem zakładowym na poziomie 5 000 PLN.

Uwaga! Jeśli Twój kontrahent nie posiadał kapitału zakładowego, gdyż prowadził działalność w formie spółki osobowej lub w formie jednoosobowej działalności gospodarczej oznacz odpowiedź „Nie”.

Zgodnie z Metodyką, wątpliwości powinna była wzbudzić sytuacja, w której Kontrahent nie dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, majątkowym, technicznym oraz odpowiednim zasobem kadrowym, które umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej w skali, którą oferuje podatnikowi.

Jako typowy przykład wskazana została sytuacja, gdy Kontrahent proponuje dostawę sprzętu AGD w znacznej ilości i o znacznej wartości, jednakże nie posiada dostępu (przykładowo, jako właściciel, najemca, leasingobiorca, nabywca usług transportowych, itp.) do odpowiednich magazynów lub środków transportu.

Jak wskazuje Metodyka, okoliczność ta powinna być oceniana z uwzględnieniem specyfiki danej branży oraz pozostałych okoliczności transakcji, w tym jej wartości. W niektórych sytuacjach, Kontrahenci nie posiadają strony internetowej (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych), ponieważ prowadzą działalność wyłącznie w oparciu o tzw. marketing szeptany czy polecanie przez innych .

Metodyka wskazuje, że weryfikacja Kontrahenta jedynie na początku współpracy nie jest wystraczająca do dochowania należytej staranności. Konieczna jest również weryfikacja poszczególnych okoliczności także w trakcie kontynuowania współpracy.

W tym wypadku, z uwagi na mniejsze ryzyko nieświadomego udziału podatników w procederze oszustw podatkowych, w przypadku kontynuacji współpracy gospodarczej, dochowanie należytej staranności należy oceniać w sposób nieco odmienny niż na etapie nawiązania współpracy gospodarczej. Przede wszystkim dalsze stosowanie kryteriów formalnych i transakcyjnych jest możliwe, jeżeli wykazane zostanie, że w ramach dotychczasowej współpracy z Kontrahentem nie wystąpiły okoliczności w nich opisane.

• podatnik nie weryfikował w sposób regularny czy Kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny
• podatnik nie weryfikował w sposób regularny czy Kontrahent nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń
• podatnik nie weryfikował w sposób regularny czy osoby zawierające umowę / dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu Kontrahenta
• Kontrahent został wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez Naczelnika Urzędu Skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT, chyba, że rejestracja Kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie

W przypadku zaś kryteriów transakcyjnych, okolicznościami, które należy mieć na uwadze dla celów weryfikacji są:

• zmiana – brak ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy między podatnikiem, a jego Kontrahentem
• zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego
• płatność gotówką albo obniżenie ceny w razie dokonania płatności gotówką - w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 PLN
• zapłata za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny
• cena towaru znacząco odbiegała od ceny rynkowej – brak ekonomicznego uzasadnienia
• transakcja – brak ekonomicznego uzasadnienia – dotyczyła towarów, które należały do innej branży niż ta, w której działa Kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał
• termin płatności za towar od podatnika był krótszy niż standardowy termin płatności – brak ekonomicznego uzasadnienia
• transakcja została przeprowadzona na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane były w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu
• Kontrahent dostarczał towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego;
• transakcja pomiędzy podatnikiem a Kontrahentem nie została udokumentowana umową w formie pisemnej (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji
• w dotychczasowych transakcjach, Kontrahent bez uzasadnienia zmienił sposób transportu towaru (przykładowo, towar miał być dostarczony z Polski a jest przewożony z terytorium innego państwa).

W wypadku kontroli, nie jest wystarczające powołanie się przed organem podatkowym na sam fakt weryfikowania Kontrahenta – może to bowiem okazać się niewystarczające. Konieczne jest jej „uwiarygodnienie”, innymi słowy, przedstawienie odpowiednich dowodów potwierdzających podejmowanie działań weryfikacyjnych.

Absolutnym minimum jest okazanie dokumentów weryfikacyjnych dotyczących warunków formalnych opisanych w Metodyce, dotyczących okresu zarówno sprzed nawiązania współpracy, jak i okresu jej kontynuacji z danym Kontrahentem. Do dokumentów tych, w szczególności, należą:

• wydruki z oficjalnych baz KRS i CEIDG
• zaświadczenia o statusie podatnika VAT / wydruki z bazy MF
• posiadanie odpowiednich decyzji (koncesji / zezwoleń) / wydruki z baz potwierdzające weryfikację aktualności koncesji i pozwoleń.

Konieczne jest również, abyś był w stanie okazać podpisaną przez Kontrahenta umowę lub inne potwierdzenie warunków transakcji.

• zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i składkach ZUS
• prawidłowa i kompletna dokumentacja transakcji (faktury, dokumenty księgowe, potwierdzenia przelewów)
• korespondencja mailowa z Kontrahentem (zamówienia, wymiana informacji)
• zaświadczenia / certyfikaty potwierdzające jakość nabywanych wyrobów (o ile są one wydawane, w przypadku konkretnych towarów).

Wymagane jest również umożliwienie stwierdzenia, kto i kiedy dokonał danej czynności weryfikacyjnej

Metodyka wskazuje, że jeżeli płatność na rzecz dostawcy towaru zostanie zrealizowana przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności, wówczas należy uznać, że podatnik dochował należytej staranności, o ile pozytywnie zweryfikował przesłanki formalne i nie zachodzą inne okoliczności, które w sposób jednoznaczny mogłyby wskazywać na brak jej dochowania.

Dodatkowo, należy pamiętać, że realizacja płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności zwolni nabywcę towaru z:

• odpowiedzialności solidarnej, o której mowa w art. 105a ust. 1 ustawy o VAT
• ryzyka nałożenia dodatkowego zobowiązanie podatkowego w trybie art. 112b ust. 1 pkt

Powyższe wyłączenie odpowiedzialności nie będzie mieć zastosowania, w przypadku którym podatnik wiedział, że faktura zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności :

• została wystawiona przez podmiot nieistniejący,
• stwierdza czynności, które nie zostały dokonane,
• podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością,
• potwierdza czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i art. 83 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tj. czynności prawne sprzeczne z ustawą albo mające na celu obejście ustawy, czynności prawne sprzeczne z zasadami współżycia społecznego a także czynności, w przypadku których oświadczenie woli zostało złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru.