Z uwagi na rozpoczęcie okresu wakacyjnego oraz fakt, że wiele firm decyduje się na oferowanie swoim pracownikom możliwości „pracjacji" lub „workation” jako benefitu, coraz więcej osób korzysta z możliwości pracy zdalnej z dowolnego miejsca na świecie. Należy jednak pamiętać, że taki model może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami, w tym sferze podatkowej, ubezpieczeniowej i prawnej.

Stąd, pracodawca decydując się na benefit w postaci pracjacji musi zwrócić uwagę w szczególności na kwestie związane z:

  • opodatkowaniem dochodu uzyskanego przez pracownika,
  • odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
  • bezpieczeństwem higieny i pracy,
  • obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa pracy.

Poniżej przedstawiamy ogólne informacje oraz obszary, na które warto zwrócić uwagę przy gwarantowaniu pracownikom świadczenia  w postaci pracjacji.

1. Ryzyko podatkowe

Na gruncie PIT istnieje ogólna zasada, zgodnie z którą podatek jest odprowadzany w kraju, w którym pracownik faktycznie wykonuje pracę. W przypadku pracjacji, mogłoby to doprowadzić do sytuacji, w której pracownik będzie opodatkowany podwójnie. Celem uniknięcia ww. sytuacji wiele Państw  zawarło umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania[1] (tzw. UPO), które przewidują wyjątki od opodatkowania w Państwie wykonywania pracy. Jeśli jednak nie byłyby one spełnione lub z danym państwem Polska nie zawarła UPO, może wystąpić konieczność opłacania podatku w tym państwie (a z perspektywy pracodawcy również potencjalna konieczność rejestracji jako płatnika).

2. Konsekwencje na gruncie ZUS

Jedną z podstawowych zasad jest, że składki na ubezpieczenie społeczne należy opłacać w kraju, w którym wykonywana jest praca. Podczas pracjacji może być wymagana rejestracja pracownika w zagranicznym odpowiedniku polskiego ZUS oraz obowiązek opłacania składek w tym kraju. Istnieją przepisy UE i umowy międzynarodowe dotyczące zabezpieczenia społecznego[2], które umożliwiają kontynuowanie opłacania składek tylko w Polsce podczas tymczasowego wykonywania pracy za granicą. W takich przypadkach, konieczne może być posiadanie dokumentu potwierdzającego możliwość opłacania składek w Polsce i zwolnienie z obowiązku opłacania ich w kraju, w którym wykonywana jest praca (np. odpowiednie zaświadczenie A1). Takie dokumenty należy najczęściej uzyskać przed rozpoczęciem pracy za granicą. Jeśli jednak dane państwo nie jest objęte taką koordynacją systemów ubezpieczeń społecznych albo pracownik przebywa w danym państwie przez dłuższy czas, może wystąpić konieczność opłacania składek w tym państwie oraz potencjalny obowiązek rejestracji pracodawcy jako płatnika składek.

3. Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu – czyli BHP podczas pracjacji

Z uwagi na to, że pracjacje łączą w sobie elementy pracy i wakacji, istnieje większe ryzyko związane z BHP ze względu na częstsze występowanie wypadków. Trudno jest założyć, że pracownik w trakcie pracjacji zwróci uwagę na zorganizowanie swojego stanowiska pracy w sposób ergonomiczny. W celu zapewnienia bezpieczeństwa, konieczne jest dokonanie analizy obowiązujących wewnętrznych przepisów organizacji, tj. regulaminu dotyczącego pracy zdalnej oraz informacji dla pracownika o zasadach jej wykonywania, które będą obowiązywać w przypadku pracjacji. Należy też pamiętać o ograniczeniach uprawnień kontrolnych pracodawcy w zakresie BHP wobec pracownika w trakcie pracjacji.

4. Prawo pracy

Last but not least należy spojrzeć na pracjacje od strony prawnopracowniczej. Przepisy kodeksu pracy, które wprowadziły pracę zdalną bardzo mocno również ją sformalizowały, co może utrudniać wykonywanie pracy podczas wakacji i to niekoniecznie w innym państwie. Z perspektywy pracowników, to właśnie miejsce wykonywania pracy może mieć kluczowe znaczenie. Wynika to z faktu niejako „związania” pracownika z miejscem wykonywania pracy wskazanym w umowie/oświadczeniu. Miejsce korzystania z pracjacji będzie stanowiło również problem dla samych pracodawców. Poza kwestiami opisanymi w punktach powyżej miejsce wykonywania pracy zdalnej  może zwiększyć zagrożenie dla wycieku danych, w których posiadaniu będzie pracownik.

Nie wydaje się jednak (co słuszne), aby pracjacje straciły na popularności. Przy odpowiednim przygotowaniu do tematu zarówno pracowników, jak i samych pracodawców mogą one przynieść im wiele korzyści.

Zwracamy Państwa uwagę również na kwestie imigracyjne, szczególnie w przypadku krajów spoza Unii Europejskiej.

[1] https://www.podatki.gov.pl/podatkowa-wspolpraca-miedzynarodowa/wykaz-umow-o-unikaniu-podwojnego-opodatkowania/

[2] https://www.zus.pl/o-zus/wspolpraca-miedzynarodowa-zus/umowy-miedzynarodowe-o-zabezpieczeniu-spolecznym