Wielkimi krokami zbliża się termin wejścia w życie tegorocznej nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
O ile część jej przepisów weszła w życie już w maju i sierpniu br. (dotyczy to np. zmian definicji ustawowych oraz rozszerzenia katalogu instytucji obowiązanych), to najistotniejsze zmiany w obowiązkach przedsiębiorców zaczną obowiązywać od 31 października 2021 r.

Zmiany te są szczególnie istotne w działalności podmiotów typu shared services (tzw. centrów usług wspólnych). Spółki tego rodzaju często świadczą usługi kwalifikujące je jako instytucje obowiązane, o których mowa w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów, których działalność obejmuje:

  • usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych;
  • zapewnianie siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
  • umożliwianie innej osobie pełnienia funkcji członka zarządu lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
  • sporządzanie deklaracji, prowadzenie ksiąg podatkowych, udzielanie porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.

W przypadku świadczenia ww. usług spółka może zostać uznana za instytucję obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu nawet wówczas gdy usługi te są świadczone wyłącznie dla podmiotów z tej samej grupy kapitałowej. Przy tym od 31 października 2021 r. świadczenie części z ww. usług będzie dopuszczalne jedynie po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów, a wykonywanie takiej działalności bez właściwego wpisu podlegać będzie karze pieniężnej do wysokości 100.000 zł.

Do 31 października 2021 r. instytucje obowiązane powinny dostosować swoje systemy AML do treści nowelizacji w tym w szczególności:

  • zmodyfikować zakres i sposób weryfikacji klientów;
  • rozszerzyć obowiązki związane z weryfikacją beneficjentów rzeczywistych klientów;
  • wprowadzić zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego;
  • wprowadzić zasady dokumentowania czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze;
  • wprowadzić zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami ustalonymi w relacji z klientem;
  • rozszerzyć zakres ochrony sygnalistów zgłaszających naruszenia przepisów AML, zapewniając im ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu w stosunku do nich gróźb;
  • dostosować termin przechowywania dokumentacji AML do wymogów ustawowych;
  • dostosować pojęcia procedur i kwestionariuszy do aktualnych definicji ustawowych;
  • poszerzyć zakres szkoleń AML, uwzględniając w nich zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.

W razie potrzeby wyjaśnienia zakresu nowelizacji lub obowiązków z niej wynikających zachęcamy do kontaktu.