KSeF Forum. Wpływ KSeF na zakupy

KSeF po stronie zakupowej to nie tylko zmiana narzędzia – to zmiana logiki procesu. Prelegent (Tomasz Groszyk) jasno pokazuje, że największa nieprzewidywalność nie leży w naszych ustawieniach systemu, lecz… po stronie dostawców. Każdy dostawca może inaczej używać pól obligatoryjnych i fakultatywnych, różnie podchodzić do wystawiania dokumentów „zastępczych”, różnie wdrażać wizualizacje i terminy wysyłki. Dlatego celem organizacji powinno być zbudowanie procesu, który „zamyka” zmienność zewnętrzną w jednym punkcie odniesienia: koncie zakupowym w KSeF.

Kluczowa decyzja: co uznajemy za fakturę „gotową do księgowania i płatności”. Dla ograniczenia sporów i ryzyka najlepiej przyjąć zasadę, że podstawą jest dokument widoczny w KSeF (UPO + numer KSeF), z jednoczesnym mechanizmem obsługi wyjątków (awarie, dostawcy zagraniczni, dostawcy „jeszcze niegotowi”). Umowy z dostawcami warto uzupełnić o klauzule „faktura prawidłowa / sposób doręczenia”, nakazujące fakturowanie przez KSeF i przekazywanie wizualizacji do uzgodnionej skrzynki – aby dało się porównywać wizualizacje z listą dokumentów pobranych z KSeF.

W module płatności trzeba przełączyć zegar na „datę otrzymania” z KSeF (gdy dotyczy) zamiast daty wystawienia. Jednocześnie należy:

• ustawić regularne zaciąganie faktur zakupowych z KSeF (harmonogram),

• zmapować scenariusze „poza KSeF” (awaria, kontrahent bez stałego miejsca prowadzenia działalności w PL, przejściowa niegotowość dostawcy) i przypisać reguły dla daty otrzymania w tych przypadkach,

• domknąć workflow akceptacyjny (kto weryfikuje merytorykę, kto paruje z zamówieniami, kto uruchamia płatność).

Szczególnie wrażliwy obszar to wydatki pracownicze. Sprzedawcy coraz częściej mówią pracownikom: „fakturę wyślemy Waszej firmie w KSeF”. Bez wewnętrznego „kwitu” zostaje chaos. Rozwiązanie: przypomnieć procedurę rozliczeń i wyposażyć pracowników w prostą aplikację/ankietę (kto, kiedy, od kogo, kwota, cel), a sprzedawcę prosić o „potwierdzenie transakcji” (zgodnie z zaleceniami MF; może mieć QR jak w trybie offline). To pozwala później odnaleźć właściwy dokument na koncie zakupowym i zminimalizować „wiszące” faktury (w tym te przesłane omyłkowo lub niezamówione).

Od 2027 r. w tytule przelewu trzeba wskazywać numer KSeF; przy płatności zbiorczej konieczny będzie identyfikator zbiorczy (generowany przez API) – warto uwzględnić to w wymaganiach do ERP i procesów „cash & payments”. Pamiętajmy też o zaliczkach – na fakturach rozliczeniowych musi znaleźć się odwołanie do dokumentów zaliczkowych. I wreszcie „order discipline”: egzekwujmy numer zamówienia (PO) na każdej fakturze – KSeF to świetny moment, by wreszcie usystematyzować to w skali całej firmy.

Podsumowanie: budujemy centralny bufor zakupów (KSeF), porządkujemy umowy i workflow, uczymy ludzi reagowania na wyjątki i porządkujemy płatności. To minimalizuje ryzyko, skraca czasy cyklu i ogranicza koszty błędów.