Kontrola umów przez ZUS

W zasadzie każdy przedsiębiorca może zostać poddany kontroli ZUS, który jest organem uprawnionym do sprawdzenia, czy i jak płatnicy składek wykonują nałożone na nich zadania i obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. Kontrola polega przede wszystkim na weryfikacji dokumentacji związanej ze zgłaszaniem do ubezpieczeń oraz naliczaniem składek ubezpieczeniowych za zatrudnione osoby. Kontrolujący przedsiębiorcę inspektorzy ZUS zweryfikują też rodzaje zawieranych przez niego umów z personelem. Jak zapewnić, aby kontrola miała sprawny i bezproblemowy przebieg?

„Celem kontroli przeprowadzanych przez ZUS jest zweryfikowanie, czy przedsiębiorcy prawidłowo wywiązują się z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Elementem takiej kontroli jest weryfikacja umów zawieranych przez przedsiębiorcę z osobami, które zatrudnia. Aby uniknąć uznania przez ZUS, że przedsiębiorcy, zawierając umowy cywilnoprawne w miejsce (lub obok) umów o pracę, unikają w ten sposób obowiązków wynikających ze stosunku pracy, należy przede wszystkim weryfikować rodzaj i treść zawieranych umów.”

Edyta Defańska – Czujko, Adwokat, Counsel

Kontrola ZUS – co warto wiedzieć?

    Kontrola ZUS może dotyczyć wykonywania wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym m.in. zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek ZUS, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych czy też wypłacania tych świadczeń.
    Inspektorzy kontroli ZUS mają szerokie uprawnienia – mogą m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowe, akta osobowe, żądać udzielenia dodatkowych informacji, a nawet – przesłuchiwać świadków. Czynności kontrolne na ogół prowadzone są w siedzibie kontrolowanego płatnika składek, a inspektorzy są uprawnieni do wstępu i poruszania się po jego terenie.

Typowanie do kontroli

    Od 1 stycznia 2017 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące typowania przedsiębiorców do kontroli. Najpierw funkcjonowały one w ramach nieobowiązującej już ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, natomiast obecnie znajdują się w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. W świetle nowych zasad, kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej.
    W praktyce przedsiębiorcy typowani są do kontroli na podstawie rocznego planu kontroli, który jednak nie jest upubliczniany. W przypadku kontroli planowych, pracodawcy otrzymują od ZUS stosowne zawiadomienia (kontrola może się odbyć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia takiego zawiadomienia). Kontrole planowe nie zawsze są jednak regułą – jak wynika z danych udostępnionych przez ZUS, 92,64% wszystkich kontroli ma charakter planowany, a pozostałe są doraźne (w 2018 r. było ich 4339). Nie jest także wykluczone weryfikowanie pracodawców przez kontrole losowe, niezależnie od analizy ryzyka i ewentualnych skarg.

Umowy to podstawa

    Poza samą kwestią prawidłowości odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, przedmiotem zainteresowania ZUS-u w trakcie kontroli są także rodzaje umów, jakie przedsiębiorca zawiera ze swoimi pracownikami lub współpracownikami – szczególnie w kontekście umów cywilnoprawnych i umów o pracę.
    W praktyce często zdarza się, że pracodawcy zawierają umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) w przypadkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę. Problematyczne bywają także te sytuacje, w których pracodawcy, a szczególnie duże podmioty charakteryzujące się rozbudowaną strukturą zatrudnienia lub grupy kapitałowe zatrudniają tę samą osobę niejako „podwójnie”, ale na różnych podstawach prawnych – najczęściej są to umowy o pracę i dodatkowo umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług), albo – coraz częściej – umowy o dzieło.

Konsekwencje naruszeń

    Poza obowiązkiem zapłaty dodatkowych składek lub – w niektórych przypadkach – nałożeniem na przedsiębiorcę grzywny, negatywny wynik kontroli może pociągnąć za sobą inne poważne konsekwencje. Nieprawidłowości, które ujawnione zostaną w toku kontroli mogą doprowadzić do skierowania przez ZUS wniosków i zawiadomień do innych instytucji, w tym do sądów, policji, prokuratury, oddziałów NFZ, urzędów skarbowych i urzędów pracy. Mówiąc najprościej – konsekwencje przeprowadzanych kontroli dla pracodawców (w tym, w niektórych przypadkach, osobiście dla członków zarządu pracodawców) mogą, w zależności od stopnia dokonywanych naruszeń, okazać się nad wyraz dolegliwe, i to nie tylko w aspekcie finansowym.

Co mam zrobić po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli?

  • Kontrola rozpocznie się co najmniej 7 dni po otrzymaniu zawiadomienia – wykorzystaj ten czas na przygotowanie niezbędnej dokumentacji.
  • Przygotuj pełnomocnictwo dla osób, które mają Cię reprezentować w trakcie kontroli (najlepiej, żeby były to osoby, które mają wystarczającą wiedzę, aby w razie potrzeby udzielać inspektorowi niezbędnych wyjaśnień).
  • Pamiętaj, że na ogół kontrola odbywa się w siedzibie płatnika składek – przygotuj miejsce dla inspektora ZUS.

    • Sprawdź, jak możemy Ci pomóc:

  • Weryfikujemy umowy zawierane przez przedsiębiorców z pracownikami lub współpracownikami.
  • Analizujemy ryzyko naruszeń z punktu widzenia rodzaju zawieranych umów.
  • Pomagamy w przygotowaniu prawidłowej dokumentacji pracowniczej oraz wzorów umów z personelem.
  • Udzielamy bieżącego wsparcia w trakcie kontroli prowadzonej przez ZUS.