Kontrola umów przez ZUS

Kontrola ZUS – co warto wiedzieć?

Kontrola ZUS może dotyczyć wykonywania wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym m.in. zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek ZUS, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych czy też wypłacania tych świadczeń.

Inspektorzy kontroli ZUS mają szerokie uprawnienia – mogą m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowe, akta osobowe, żądać udzielenia dodatkowych informacji, a nawet – przesłuchiwać świadków. Czynności kontrolne na ogół prowadzone są w siedzibie kontrolowanego płatnika składek, a inspektorzy są uprawnieni do wstępu i poruszania się po jego terenie.

Typowanie do kontroli

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące typowania przedsiębiorców do kontroli. Najpierw funkcjonowały one w ramach nieobowiązującej już ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, natomiast obecnie znajdują się w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. W świetle nowych zasad, kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej.

W praktyce przedsiębiorcy typowani są do kontroli na podstawie rocznego planu kontroli, który jednak nie jest upubliczniany. W przypadku kontroli planowych, pracodawcy otrzymują od ZUS stosowne zawiadomienia (kontrola może się odbyć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia takiego zawiadomienia). Kontrole planowe nie zawsze są jednak regułą – jak wynika z danych udostępnionych przez ZUS, 92,64% wszystkich kontroli ma charakter planowany, a pozostałe są doraźne (w 2018 r. było ich 4339). Nie jest także wykluczone weryfikowanie pracodawców przez kontrole losowe, niezależnie od analizy ryzyka i ewentualnych skarg.

Umowy to podstawa

Poza samą kwestią prawidłowości odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, przedmiotem zainteresowania ZUS-u w trakcie kontroli są także rodzaje umów, jakie przedsiębiorca zawiera ze swoimi pracownikami lub współpracownikami – szczególnie w kontekście umów cywilnoprawnych i umów o pracę.

W praktyce często zdarza się, że pracodawcy zawierają umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) w przypadkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę. Problematyczne bywają także te sytuacje, w których pracodawcy, a szczególnie duże podmioty charakteryzujące się rozbudowaną strukturą zatrudnienia lub grupy kapitałowe zatrudniają tę samą osobę niejako „podwójnie”, ale na różnych podstawach prawnych – najczęściej są to umowy o pracę i dodatkowo umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług), albo – coraz częściej – umowy o dzieło.

Konsekwencje naruszeń

Poza obowiązkiem zapłaty dodatkowych składek lub – w niektórych przypadkach – nałożeniem na przedsiębiorcę grzywny, negatywny wynik kontroli może pociągnąć za sobą inne poważne konsekwencje. Nieprawidłowości, które ujawnione zostaną w toku kontroli mogą doprowadzić do skierowania przez ZUS wniosków i zawiadomień do innych instytucji, w tym do sądów, policji, prokuratury, oddziałów NFZ, urzędów skarbowych i urzędów pracy. Mówiąc najprościej – konsekwencje przeprowadzanych kontroli dla pracodawców (w tym, w niektórych przypadkach, osobiście dla członków zarządu pracodawców) mogą, w zależności od stopnia dokonywanych naruszeń, okazać się nad wyraz dolegliwe, i to nie tylko w aspekcie finansowym.