Począwszy od 1 lutego 2026 r., obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) stało się kluczowym elementem rozliczeń VAT w Polsce. Wraz z jego wdrożeniem zasadniczej zmianie uległy reguły dotyczące obiegu faktur, ich weryfikacji oraz zakresu danych dostępnych dla organów podatkowych. Jednym z istotnych skutków praktycznych tej transformacji jest także skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co sprzyja poprawie płynności finansowej przedsiębiorstw.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak wdrożyć KSeF – najważniejsze wyzwania

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm – od procesów fakturowania, przez procedury wewnętrzne, po relacje z kontrahentami. W tym materiale eksperci CRIDO przedstawiają praktyczne wskazówki, jak przygotować organizację na nowe obowiązki, zminimalizować ryzyka i wykorzystać KSeF jako narzędzie usprawniające biznes.

Zwrot VAT - zasada ogólna

Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnik ma możliwość rozdysponowania nadwyżki podatku naliczonego nad należnym na dwa sposoby:

  • może przenieść tę nadwyżkę na kolejne okresy rozliczeniowe albo
  • może zażądać jej zwrotu na rachunek bankowy.

Zwrot może zostać przekazany na standardowy polski rachunek rozliczeniowy podatnika lub na jego rachunek VAT.

Zwrot VAT a KSeF - nowe terminy po wdrożeniu systemu

Po wejściu KSeF w życie termin zwrotu VAT został skrócony do 40 dni i staje się zasadą ogólną. Przy ustalaniu terminu zwrotu VAT nie bierze się pod uwagę ani rodzaju zakupów, ani stosowanej stawki VAT. Zasady te obowiązują również podatników, którzy dostarczają towary lub świadczą usługi poza terytorium Polski. Nawet jeśli dana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, podatnik nadal może korzystać z przysługujących mu zasad dotyczących zwrotu podatku.

W praktyce oznacza to, że zakres prowadzonej działalności czy charakter sprzedaży nie ograniczają prawa do zwrotu VAT ani nie wpływają na termin jego otrzymania – kluczowe znaczenie mają spełnienie warunków formalnych oraz prawidłowe rozliczenie podatku.

Zatem, organ podatkowy dokonuje zwrotu nadpłaconego podatku VAT na rachunek bankowy podatnika w Polsce w następujących terminach:

  • 40 dni - termin podstawowy;
  • 25 dni - termin skrócony, obowiązujący po spełnieniu określonych warunków (m.in. zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT przez ostatnie 12 miesięcy oraz przedstawienie dowodu zapłaty za faktury przelewem bankowym) lub przy ubieganiu się o zwrot VAT na rachunek VAT;
  • 15 dni - termin preferencyjny wyłącznie dla podatników VAT, którzy ewidencjonują transakcje za pomocą kas rejestrujących umożliwiających połączenie i transmisję danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas Rejestrujących, a nie mniej niż 80% tych transakcji jest przetwarzanych elektronicznie;
  • 180 dni - termin wydłużony, mający zastosowanie w przypadku, gdy podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykonał żadnej czynności opodatkowanej VAT (np. sprzedaż krajowa, dostawa wewnątrzwspólnotowa, eksport).

Zwrot VAT - o czym warto pamiętać?

Planując odzyskanie nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, które mogą mieć realny wpływ na czas i sposób otrzymania środków.

Przede wszystkim termin zwrotu liczony jest od dnia złożenia deklaracji VAT wraz z wnioskiem o zwrot podatku. Warto więc zadbać o kompletność i poprawność dokumentów już na etapie składania deklaracji.

Należy również pamiętać, że zwrot VAT nie następuje automatycznie. Urząd skarbowy każdorazowo weryfikuje zasadność wniosku, a w przypadku wątpliwości może wszcząć dodatkowe czynności sprawdzające. W takiej sytuacji termin zwrotu może ulec wydłużeniu.

Co więcej, w niektórych przypadkach korzystniejszym rozwiązaniem może być przeniesienie nadwyżki VAT na kolejny okres rozliczeniowy. Takie podejście bywa szczególnie opłacalne, gdy podatnik przewiduje konieczność zapłaty VAT w następnym miesiącu – pozwala to uniknąć zbędnych formalności i poprawić płynność finansową.

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia przy złożeniu wniosku o zwrot VAT w Polsce, zapraszamy do kontaktu. Oferujemy kompleksową pomoc na każdym etapie postępowania – od wstępnej analizy prawa do zwrotu, przez przygotowanie kompletnej i poprawnej dokumentacji, aż po bieżące wsparcie w kontaktach z organami podatkowymi. Nasze doświadczenie pozwala ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić procedurę oraz zwiększyć bezpieczeństwo całego procesu. Zapewniamy profesjonalne, rzetelne i dopasowane do indywidualnych potrzeb podejście.

Zapoznaj się z pełną ofertą: KSeF - Krajowy System e-Faktur