Nieplanowana zmiana dostawcy oprogramowania do raportowania JPK to sytuacja, z którą mierzy się coraz więcej firm. Powody mogą być różne – reorganizacja po stronie dostawcy, zmiany w strukturze grupy kapitałowej czy wymogi regulacyjne dotyczące niezależności. Niezależnie od przyczyny, kluczowe pytanie pozostaje to samo: jak zapewnić ciągłość raportowania i nie ponosić nadmiernych, nieplanowanych kosztów?
 

Sprawdź, jak możemy pomóc!

Pobierz naszą ulotkę

 

Kiedy zmiana dostawcy JPK staje się koniecznością?

Firmy korzystające z zewnętrznych narzędzi do raportowania JPK mogą stanąć przed koniecznością zmiany dostawcy z kilku powodów. Jednym z częstszych są wymogi regulacyjne – na przykład przepisy dotyczące niezależności audytora, które w określonych sytuacjach wykluczają możliwość korzystania z usług technologicznych od podmiotu powiązanego z audytorem.

Inne przyczyny to konsolidacje na rynku dostawców oprogramowania, zmiany strategii biznesowej dotychczasowego partnera lub po prostu decyzja o optymalizacji kosztów i przejściu na inne rozwiązanie. Niezależnie od powodu, efekt jest podobny – trzeba sprawnie przeprowadzić migrację na nowe narzędzie.
 

Główne wyzwania przy migracji narzędzia do JPK

Zmiana oprogramowania do raportowania podatkowego to przedsięwzięcie, które wymaga starannego zaplanowania. Oto najważniejsze aspekty, o których warto pamiętać.

Harmonogram i terminy raportowania

Struktury JPK mają ściśle określone terminy składania. JPK_VAT to obowiązek miesięczny, JPK_CIT składa się rocznie. Planując migrację, należy uwzględnić te terminy i zadbać o odpowiedni bufor czasowy na testy i ewentualne korekty. Idealna sytuacja to rozpoczęcie procesu z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem – ale nie zawsze mamy taki komfort. Przykładem jest choćby JPK_CIT, na złożenie którego nie zostało już wiele czasu.
 

Mapowanie danych z systemów ERP

Każde narzędzie do JPK wymaga skonfigurowania reguł mapujących dane z systemu źródłowego (ERP, system finansowo-księgowy) na odpowiednie pola struktur JPK. To najbardziej czasochłonny element wdrożenia. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli dotychczasowe mapowanie było dobrze udokumentowane, znaczną część tej pracy można przyspieszyć.
 

Szkolenie zespołu

Nowe narzędzie oznacza nowy interfejs, nowe procedury, czasem nową logikę działania. Zespół finansowo-księgowy potrzebuje czasu na oswojenie się z nowym rozwiązaniem. Warto zaplanować szkolenia i okres równoległej pracy na obu systemach, jeśli to możliwe.
 

Budżet i model kosztowy

Wdrożenie nowego narzędzia wiąże się z kosztami – zarówno jednorazowymi (wdrożenie, konfiguracja), jak i bieżącymi (licencje, wsparcie). Przy nieplanowanej zmianie dostawcy wyzwaniem może być znalezienie środków w budżecie, szczególnie jeśli sytuacja ma miejsce pod koniec roku finansowego.
 

Jak przygotować się do zmiany dostawcy JPK?

Nawet jeśli zmiana jest nieplanowana, można podjąć kroki, które usprawnią cały proces:

  • Zinwentaryzuj obecną konfigurację. Upewnij się, że masz dokumentację obecnych mapowań, reguł walidacji i specyficznych ustawień. To znacznie przyspieszy pracę z nowym dostawcą.
  • Określ krytyczne terminy. Zrób listę najbliższych terminów raportowania i określ, które z nich są „nieprzekraczalne” – to pomoże w ustaleniu priorytetów wdrożenia.
  • Sprawdź możliwości integracji. Różne narzędzia mają różne możliwości integracji z systemami ERP. Upewnij się, że nowy dostawca ma doświadczenie z Twoim systemem źródłowym (SAP, Oracle, Comarch, IFS, JD Edwards i inne).
  • Zapytaj o referencje i doświadczenie. Przy szybkiej migracji kluczowe jest doświadczenie dostawcy. Zapytaj o podobne projekty, szczególnie te realizowane w krótkich terminach.

 

Czy ekspresowa migracja JPK jest możliwa?

Tak – przy odpowiednim przygotowaniu i doświadczonym partnerze wdrożeniowym. Standardowe wdrożenie narzędzia do JPK trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, ale w sytuacjach awaryjnych możliwe jest znaczne skrócenie tego czasu.

Kluczowe czynniki sukcesu to: sprawdzony proces wdrożeniowy po stronie dostawcy, dostępność zespołu projektowego, dobra współpraca z zespołem IT i finansowym po stronie klienta oraz realistyczne określenie zakresu pierwszego etapu (czasem lepiej wdrożyć najpierw podstawową funkcjonalność, a później ją rozbudowywać).
 

Nasze podejście do szybkich migracji JPK

W CRIDO łączymy kompetencje podatkowe z technologicznymi. Nasz zespół CRIDO Business & Digital Services od lat wspiera firmy w automatyzacji raportowania podatkowego – zarówno w ramach planowanych wdrożeń, jak i w sytuacjach wymagających szybkiego działania.

Rozumiejąc, że nieplanowana zmiana dostawcy to szczególna sytuacja, przygotowaliśmy dedykowany program wsparcia. Jego założenia to maksymalne skrócenie czasu wdrożenia przy zachowaniu jakości oraz elastyczne modele finansowania dostosowane do różnych sytuacji budżetowych.

Szczegóły programu, w tym konkretne warianty współpracy i warunki, znajdziesz w naszej ulotce. Jeśli chcesz porozmawiać o swojej sytuacji – zapraszamy do kontaktu.