Podczas webinarium CRIDO pt.: „Zatrudnianie pracowników w post-covidowej rzeczywistości”, które odbyło się pod koniec lipca br., pojawiało się kilka pytań nurtujących przedstawicieli wielu organizacji. W związku z tym przygotowaliśmy odpowiedzi, które mamy nadzieję rozwieją pojawiające się wątpliwości w obszarze zatrudnia pracowników obecnie, ale także w przyszłości, pracy zdalnej i telepracy oraz kwestii opodatkowania pracy zdalnej wykonywanej z innego kraju.

Czy po 3 września można nadal kontynuować pracę zdalną? Czy zmieniają się wtedy zasady? Czy pracodawca może zdecydować kto będzie wykonywać pracę zdalną (odmówić pracownikowi pracy zdalnej)?

Jeśli Tarcza Antykryzysowa nie zostanie znowelizowana w tym zakresie,
3 września 2020 r. przepis dotyczący pracy zdalnej utraci moc wiążącą. Natomiast pracodawca w dalszym ciągu będzie mógł powierzyć pracownikowi wykonywania pracy zdalnej tak, jak miało to miejsce przed pandemią, kiedy pracodawcy umożliwiali pracownikom wykonywanie pracy w formule home office. Pracodawca będzie wówczas mógł swobodnie określić zasady wykonywania pracy w tym trybie, z poszanowaniem ogólnych zasad prawa pracy.

Pracodawca może zdecydować, kto będzie wykonywał pracę zdalną. Pracodawca może odmówić pracownikowi zgody na wykonywanie pracy
w trym trybie.

Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy podczas pracy zdalnej jest obowiązkowe?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe na gruncie ogólnych przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 149 § 1 KP, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Godzin pracy nie ewidencjonuje się wówczas, gdy pracownik objęty jest zadaniowym systemem czasu pracy, zarządza w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymuje ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 KP).

Zgodnie z art. 3 ust. 6 Tarczy Antykryzysowej, na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Przepisy Tarczy Antykryzysowej dotyczące pracy zdalnej nie tworzą zatem obowiązku prowadzenia ewidencji, ponieważ obowiązek wynika z przepisów Kodeksu pracy, aczkolwiek na ich podstawie pracodawca ma możliwość wymagać od pracownika prowadzenia takiej ewidencji w sposób bardziej szczegółowy (tzn. uwzględniający wspomniany opis czynności, oraz datę i czas ich wykonania). 

Czy w związku z tym, że pracownik korzysta ze swoich narzędzi np. komputer, pracodawca ma obowiązek zwrócenia kosztów pracownikowi?

Zgodnie z art. 3 ust. 3 i 4 Tarczy Antykryzysowej, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Natomiast przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ustawa nie zawiera natomiast regulacji nakładających na pracodawcę obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów wówczas, gdy korzysta on z własnych narzędzi.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej, jeżeli pracownik zgłosił, że chce wykonywać taką pracę?

Tak, na podstawie aktualnych przepisów Tarczy Antykryzysowej pracodawca może odmówić pracownikowi zgody na wykonywanie pracy zdalnej.

Czy telepraca może być wykonywana częściowo tzn. 3 dni telepraca, 2 dni z miejsca pracy?

Tak, dopuszczalna jest telepraca (czyli tryb wykonywania pracy określony w art. 675 i n. KP) wykonywana w niektóre dni tygodnia lub niektóre tygodnie, przeplatane pracą w zakładzie pracy, aczkolwiek w praktyce bardzo często występuje model, gdzie telepraca wykonywana stale poza zakładem pracy.

Analogicznie w przypadku pracy zdalnej (uregulowanej w art. 3 Tarczy Antykryzysowej) – powierzenie jej wykonywania może dotyczyć tylko określonych dni tygodnia.

Czy konieczne jest przeprowadzanie audytów BHP przy telepracy? Czy wystarczy np. BHP checklista podpisana przez pracownika?

Na pracodawcy telepracownika spoczywają ogólnie obowiązujące obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Ulegają one ograniczeniu jedynie w przypadku wykonywania pracy w mieszkaniu telepracownika. Pracodawca jest obowiązany do realizacji wobec telepracownika wszystkich obowiązków z zakresu BHP, z wyłączeniem – wobec telepracownika wykonującego pracę w domu:

  • obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń, określonego w art. 212 pkt 4 KP,
  • obowiązków określonych w art. 213 i 214 KP (dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy) i
  • obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233 KP.

Powyższe wynika z art. 6717 KP. Biorąc pod uwagę, że z art. 6714 § 1 KP wynika, że pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy, wydaje się, że przeprowadzenie audytu jest możliwe – aczkolwiek w praktyce zależy to od okoliczności danego stanu faktycznego.

Czy są jakieś wytyczne do wysokości rekompensaty pieniężnej za użytkowanie prywatnego Internetu, biurka czy krzesła przy telepracy oraz pracy zdalnej? Czy ta rekompensata jest obowiązkowa?

Tarcza Antykryzysowa nie zawiera przepisów regulujących obowiązek zapłaty pracownikom wykonującym pracę zdalną rekompensaty lub określających jej potencjalną wysokość. W pierwszej wersji projektu Tarczy 4.0, jeszcze przed etapem prac sejmowych, zaproponowano, by ekwiwalent miesięczny dla pracownika wykonującego pracę zdalną z wykorzystaniem środków niezapewnionych przez pracodawcę wynosił 100 zł i był płatny na wniosek pracownika, jednak przepis ten ostatecznie nie wszedł w życie.

W przepisach Kodeksu pracy, w rozdziale dotyczącym telepracy znajduje się uregulowanie, zgodnie z którym telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu, regulaminie telepracy lub w umowie z telepracownikiem, a przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 6711 § 3 KP), natomiast przepis ten nie znajduje bezpośredniego zastosowania w przypadku powierzenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej na podstawie Tarczy Antykryzysowej.

Czy ta rekompensata będzie stanowić przychód pracownika? Czy będzie zwolnione z PIT i ZUS?

Na podstawie art. 21.1.13 ustawy o PIT zwolnione z opodatkowania są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zatem jeśli pracownik używa swoich narzędzi podczas pracy zdalnej rekompensata (ekwiwalent) będzie zwolniona z opodatkowania. Ekwiwalent powinien być ustalony w odniesieniu do faktycznych kosztów sprzętu. Ponieważ przepis nie dotyczy bezpośrednio zwrotu kosztów dostępu do Internetu to przed epidemią COVID-19 organy zajmowały negatywne stanowisko w zakresie możliwości stosowania tego zwolnienia. Niemniej biorąc pod uwagę, że celem pracy zdalnej jest w głównej mierze zapewnienie ochrony pracownikowi istnieją istotne argumenty za zwolnieniem. Kwota zwrotu powinna bazować na faktycznych kosztach poniesionych przez pracownika przy korzystanie z Internetu dla celów służbowych.

Czy praca zdalna (w ramach tarczy antykryzysowej) może być wykonywana spoza Polski?

W naszej ocenie tak. Nie ma przepisów prawa, które regulowałyby, z jakiego konkretnie miejsca pracownik musi świadczyć pracę zdalną.

A co z opodatkowaniem takiej sytuacji (praca zdalna spoza Polski)? Gdzie następuje opodatkowanie przychodu pracownika?

Wynagrodzenie z tytułu wykonywania pracy zdalnej za granicą może podlegać tam opodatkowaniu. Na ewentualne powstanie obowiązku podatkowego za granicą ma wpływ długość pobytu pracownika za granicą, jego rezydencja podatkowa, przepisy lokalne oraz umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przymusowy urlop, o którym mowa w Tarczy Antykryzysowej nie ma warunku spadku obrotów?

Przymusowy urlop nie ma warunku spadku obrotów, ale może nastąpić tylko w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 (art. 15gc Tarczy Antykryzysowej).

A jeśli pracodawca chce wypłacić odprawę np. emerytalną zgodnie z układem zbiorowym i jest to odprawa wyższa niż 26 000 zł to są jakieś przeciwwskazania, aby to zrobić?

Z art. 15gd ust. 1 Tarczy Antykryzysowej wynika, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych na określonym poziomie, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia, nie może przekroczyć dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tj. 26.000 zł). W praktyce wśród pracodawców, organizacji związkowych oraz przedstawicieli doktryny prawa pracy istnieje spór co do tego, czy odprawy wypłacane na podstawie wewnętrznych regulacji pracodawcy (tj. np. właśnie układu zbiorowego pracy) należy traktować jako świadczenia, co do których przepisy przewidują konieczność ich wypłacenia.

W naszej ocenie, ze względu na działanie na korzyść pracownika, pracodawca może wypłacić wyższą odprawę niż 26.000 zł, jeśli znajduje to podstawę w wewnętrznych regulacjach pracodawcy. Zwracamy jednak uwagę, że są w tym przedmiocie zdania odmienne.

Jak w praktyce oblicza się wysokość odpisu na ZFŚS za 2020 rok?

Odpisu należy dokonywać na analogicznych zasadach co dotychczas. Tarcza 4.0 nie odnosi się wprost do sposobu liczenia odpisu w okresie pandemii, aczkolwiek określa, że w tym okresie do obliczania odpisu nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, ustalających wyższą wysokość odpisu. Zamiast tego stosuje się przepisy określone w ustawie o ZFŚS.

Jeśli jest umowa o dzieło z własnym pracownikiem, a prawa autorskie będą przeniesione na pracodawcę po zakończeniu umowy to czy płacimy za całą umowę pełne oskładkowanie oraz koszty uzyskania przychodu 50%? Tu dzieło to film nakręcony przez pracownika na wewnętrzne potrzeby firmy.

Umowa o dzieło z własnym pracodawca podlega pełnemu oskładkowaniu. Jeśli umowa przewiduje zapłatę wynagrodzenia za prawa autorskie to do tego wynagrodzenia można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu z zastrzeżeniem, że kwota kosztów nie może przekroczyć 82 528 zł.

Czy przy wynagrodzeniu za powołanie stosujemy skalę podatkową czy to powołany musi powiadomić, kiedy potrącać zaliczkę na podatek w wysokości 32%, jak to jest przy wynagrodzeniach cywilnoprawnych?

Wynagrodzenie z powołania podlega opodatkowaniu według skali podatkowej tj. 17% i 32%. Płatnik wypłacając wynagrodzenie potrąca zaliczkę obliczoną według stawki 17%, chyba że podatnik zawnioskuje o zastosowanie stawki 32%.