Projekt rozporządzenia Ministra Finansów z 21 maja 2025 roku wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące korzystania z załączników do faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Nowe przepisy, które wejdą w życie już 1 stycznia 2026 roku (miesiąc przed obowiązkowym stosowaniem KSeF), precyzyjnie określają procedury zgłoszeniowe i wymagania techniczne dla tej funkcjonalności.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film edukacyjny: KSeF. Ostatnia prosta czy początek maratonu

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. – harmonogram, ryzyka i wdrożenie

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od lutego i kwietnia 2026 r. To nie tylko wdrożenie narzędzia, ale pełna zmiana podejścia do fakturowania, zgodności podatkowej i zarządzania danymi. Sprawdź, co się zmienia i jak przygotować firmę na KSeF.

Procedura zgłoszeniowa – szybsza niż zakładano

Rozporządzenie wprowadza znacznie szybszą procedurę niż pierwotnie planowano. Szef Krajowej Administracji Skarbowej ma jedynie 3 dni robocze na potwierdzenie zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem. To istotna różnica w porównaniu z wcześniejszymi założeniami o 30-dniowym terminie rozpatrywania wniosków.

Zgłoszenie musi zostać złożone przez e-Urząd Skarbowy przed rozpoczęciem wystawiania faktur z załącznikami. Przedsiębiorcy planujący korzystanie z tej funkcjonalności od pierwszego dnia obowiązkowego stosowania KSeF (1 lutego 2026 r.) powinni złożyć zgłoszenie już w styczniu 2026 roku, uwzględniając kilkudniowy czas na rozpatrzenie.

Konkretne (?) kategorie działalności gospodarczej

Rozporządzenie precyzyjnie określa, które rodzaje działalności mogą korzystać z załączników. Przede wszystkim są to podmioty z niektórych branż, które na etapie KSeF 1.0. postulowały o konieczność na konieczność opracowania załącznika mieszącego w sobie złożone dane dotyczące jednostki miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz ceny jednostkowej towarów lub usług. W obecnym brzmieniu rozporządzenia, przedsiębiorca musi wskazać, że wystawiane faktury dokumentują:

  • dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • świadczenie usług telekomunikacyjnych
  • świadczenie usług dystrybucji energii
  • dostawy paliw na stacjach dla pojazdów za dany okres rozliczeniowy
  • inne czynności wymagające szczegółowego opisu

Kluczowe jest złożenie oświadczenia, że faktury dotyczą "czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku".

Dwuletni okres ważności i obowiązek aktualizacji

Zgoda na wystawianie faktur z załącznikiem jest ważna przez 2 lata od dnia otrzymania potwierdzenia. Przedłużenie wymaga złożenia ponownego zgłoszenia. Dodatkowo, podatnik jest obowiązany do aktualizacji zgłoszenia w przypadku zmiany zakresu dokumentowanych czynności, przewidywanej liczby faktur z załącznikami czy ich średniego rozmiaru.

Ryzyko odebrania zgody

Rozporządzenie przewiduje możliwość odebrania zgody przez Szefa KAS w sytuacjach nadużyć. Dotyczy to przypadków, gdy załącznik nie zawiera rozbudowanych danych w zakresie ilości, miary czy ceny jednostkowej, ma charakter marketingowy lub zawiera treści zabronione. To istotne ostrzeżenie dla przedsiębiorców planujących wykorzystanie załączników do celów innych niż merytoryczne uzupełnienie danych fakturowych.

Wymagania techniczne i ograniczenia

Faktura z załącznikiem musi być wystawiana w formacie XML i może zawierać tylko jeden załącznik stanowiący integralną część faktury ustrukturyzowanej. Maksymalny rozmiar całej faktury z załącznikiem wynosi 3 MB. Funkcjonalność będzie dostępna wyłącznie po akceptacji zgłoszenia przez e-Urząd Skarbowy i udostępnieniu odpowiedniej funkcjonalności w KSeF.

Należy pamiętać, że nadal poza KSeF będę musiały być przesyłane niektóre dokumenty tj. przykładowo list przewozowy CMR, dokumenty celne, czy protokół odbioru.

Implikacje w procesie fakturowania

Wprowadzenie załączników wpływa na proces wdrożenia KSeF, który i tak wymaga od przedsiębiorstw znaczących przygotowań. Firmy muszą nie tylko dostosować systemy finansowo-księgowe do obsługi nowej struktury FA(3), ale także przeprojektować procesy biznesowe związane z obiegiem dokumentów.

Szczególnie ważne jest wcześniejsze określenie, które faktury będą wymagały załączników i w jakiej formie. Może to wpłynąć na wybór dostawcy oprogramowania, konfigurację systemów ERP oraz szkolenia pracowników. Przedsiębiorcy powinni także przeanalizować, czy planowane załączniki rzeczywiście mieszczą się w ramach dozwolonej funkcjonalności, czy też wymagają alternatywnych rozwiązań.

Przygotuj się już dziś!

Przepisy dotyczące załączników wchodzą w życie 1 stycznia 2026 roku, co oznacza, że zgłoszenia będzie można składać już od początku 2026 r., tak aby od 1 lutego 2026 r. podatnicy byli gotowi na wystawienie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z potrzebami.

Przedsiębiorcy zainteresowani korzystaniem z załączników powinni już teraz przygotować się do procedury zgłoszeniowej i zweryfikować, czy planowane wykorzystanie tej funkcjonalności mieści się w ramach dozwolonych kategorii działalności.

Zespół ekspertów CRIDO dysponuje szerokim doświadczeniem we wdrażaniu KSeF i może pomóc w kompleksowym przygotowaniu organizacji do nowych wymogów. Skontaktuj się z nami, aby omówić strategię wdrożenia dostosowaną do specyfiki Twojej branży i potrzeb biznesowych.