W ostatnich latach obserwujemy istotną ewolucję linii orzeczniczej dotyczącej opodatkowania świadczeń zapewnianych pracownikom delegowanym. Szczególnie interesujące są wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z lat 2023-2024, które jednoznacznie wskazują, że koszty zakwaterowania pracowników delegowanych nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT ani oskładkowaniu ZUS.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Składki na ubezpieczenie wypadkowe

Składki na ubezpieczenie wypadkowe

Składki na ubezpieczenie wypadkowe to jeden z kosztów pracy ponoszonych przez pracodawcę w ramach systemu ubezpieczeń społecznych. Zapraszamy na film, w którym wyjaśniamy zasady wyliczania tych składek.

Kluczowe znaczenie dyrektyw unijnych

Dotychczas sądy administracyjne oraz organy skarbowe prezentowały inną interpretację, uznając świadczenia takie jak zakwaterowanie czy transport pracowników delegowanych za element wynagrodzenia, co przykładowo potwierdzały wyrok NSA z 13 sierpnia 2019 r. (sygn. II FSK 2724/17) oraz wyrok WSA z 13 sierpnia 2020 r. (sygn. I SA/Kr 444/20).

Sierpień 2023 r. przyniósł jednak przełom – od tego momentu sądy zaczęły konsekwentnie podkreślać pierwszeństwo prawa unijnego nad krajowymi przepisami podatkowymi. Dyrektywy 96/71/WE oraz 2014/67/UE wyraźnie wskazują, że świadczenia takie jak zakwaterowanie czy transport pracowników delegowanych nie stanowią elementu wynagrodzenia. NSA w wyroku z 1 sierpnia 2023 r. (sygn. II FSK 270/21) jednoznacznie potwierdził tę interpretację.

Brak korzyści osobistej pracownika

Kluczowym argumentem przewijającym się w orzecznictwie jest brak elementu korzyści osobistej po stronie pracownika. NSA wielokrotnie podkreślał, że zapewnienie zakwaterowania realizuje przede wszystkim interes pracodawcy. Jak wskazano w wyroku z 9 stycznia 2024 r. (sygn. II FSK 434/21), świadczenia te służą wyłącznie należytemu wykonywaniu obowiązków służbowych, umożliwiając pracę w odległej lokalizacji.

Jednolite traktowanie delegacji zagranicznych

Istotną kwestię poruszył NSA w wyroku z 9 maja 2024 r. (sygn. II FSK 1154/21), wskazując na konieczność spójnego podejścia do kwestii podatkowych niezależnie od miejsca delegowania pracownika. Sąd podkreślił, że zasady opodatkowania świadczeń związanych z zakwaterowaniem powinny być stosowane jednakowo zarówno w przypadku delegacji do krajów Unii Europejskiej, jak i państw trzecich. W ocenie NSA, fundamentalne zasady dotyczące braku powstania przychodu po stronie pracownika oraz realizacji interesu pracodawcy pozostają aktualne bez względu na geograficzny kierunek delegacji. W ostatnich latach nie znaleźliśmy w tej materii negatywnych wyroków, co zdaje się pokazywać utrwalenie orzecznictwa.

Praktyczne konsekwencje dla pracodawców

Wyroki wskazują, że świadczenia rzeczowe oraz zwrot kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania ponoszonych przez pracowników delegowanych nie są uznawane za część wynagrodzenia. Sąd podkreśla, że te świadczenia służą realizacji obowiązków służbowych i leżą w interesie pracodawcy, a nie pracownika.

Opierając się na naszej interpretacji przepisów, którą to potwierdza zaprezentowana, zmieniona linia orzecznicza, widzimy znaczącą szansę na rozszerzenie tego podejścia na inne świadczenia związane z oddelegowaniem, takie jak dodatkowe ubezpieczenia zdrowotne, pokrycie kosztów szkoleń czy wynajem pojazdów służbowych, które również mają na celu wsparcie pracownika w realizacji zadań zawodowych.

Ugruntowująca się linia orzecznicza ma istotne znaczenie praktyczne dla przedsiębiorców delegujących pracowników. Przede wszystkim:

  • koszty zakwaterowania nie podlegają opodatkowaniu PIT,
  • wartość świadczeń nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS,
  • w konsekwencji niższe obciążenia PIT dla pracownika i pracodawcy,
  • możliwość odzyskania nadpłaconych podatków i składek za okresy wcześniejsze – po uzyskaniu interpretacji indywidulanej.

Rekomendacje dla przedsiębiorców

W świetle aktualnego orzecznictwa, rekomendujemy następujące działania:

  1. kompletne dokumentowanie wydatków związanych z wyżywieniem, transportem, zakwaterowaniem oraz wszelkich innych niezbędnych, związanych z pracą wydatków pracowników delegowanych,
  2. przegląd dotychczasowych rozliczeń podatkowych pod kątem możliwości odzyskania nadpłaconych danin,
  3. aktualizację polityki rachunkowości i procedur wewnętrznych o nowe zasady wyłączające te świadczenia z podstawy PIT i ZUS,
  4. zabezpieczenie dokumentacji potwierdzającej delegowanie pracowników.

Perspektywy na przyszłość

Obserwowana ewolucja orzecznictwa pozwala przypuszczać, że linia interpretacyjna będzie się dalej utrwalać. Jest to szczególnie istotne w kontekście rosnącej liczby pracowników delegowanych w ramach Unii Europejskiej. Stabilność interpretacji przepisów pozwala przedsiębiorcom na pewniejsze planowanie działalności transgranicznej.

Podsumowanie

Najnowsze orzecznictwo NSA jednoznacznie potwierdza, że zapewnienie zakwaterowania pracownikom delegowanym nie generuje przychodu podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu. Ta interpretacja, oparta na prawie unijnym i praktycznych aspektach delegowania pracowników, stanowi istotne wsparcie dla przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną poprzez obniżenie całości kosztów delegowania pracownika. Warto więc z jednej strony spojrzeć w listy płac i wprowadzić odpowiednie zmiany na przyszłość, ale też z drugiej strony – rozważyć uzyskanie interpretacji indywidualnej i odzyskać nadpłacony podatek i składki.

Zapoznaj się z pełną ofertą: Human Advisory Services