Historia firmy Mam To Pod Kontrolą Sp. z o.o. - o tym, jak pozornie prosty projekt zgodności zamienił się w kryzys organizacyjny. Problemy rzeczywiste, nazwa spółki fikcyjna.

 

Marzec 2026 - After Action Review

Kiedy w marcu 2026 roku zarząd Mam To Pod Kontrolą Sp. z o.o. przeprowadzał analizę podsumowującą pierwsze miesiące funkcjonowania w systemie KSeF, w sali konferencyjnej panowała atmosfera, którą trudno było nazwać świętowaniem sukcesu. Mimo że firma formalnie spełniła wszystkie wymogi zgodności, pierwsze 6 tygodni ujawniło szereg problemów, które nikt nie przewidział podczas planowania projektu.  

Firma z branży komponentów elektronicznych, z przychodami na poziomie 500 mln zł, przeszła przez wdrożenie KSeF z dostawcą E-INVOICE S.A. oferującym "gotowe rozwiązanie" dla systemu ERP. To, co miało być standardowym projektem, stało się lekcją o tym, jak głęboko nowe przepisy mogą wpłynąć na codzienne funkcjonowanie organizacji. 

 

Dane biznesowe kluczowe dla klientów

Pierwsze tygodnie lutego przyniosły lawinę skarg od klientów, których systemy automatycznego przetwarzania faktur przestały funkcjonować poprawnie.  

Koncern Motorex zgłosił, że faktury z Mam To Pod Kontrolą nie zawierają już numeru projektu w wymaganym formacie "PWA-E90-2025-AUDIO". Wcześniej informacja ta zawsze była umieszczana w polu opisowym faktury, ale schemat FA(3) wymagał strukturyzacji danych, której system nie przewidywał (pole nie było obowiązkowe).

Grupa Automobilowa Zachód skarżyła się na brak odniesienia do umowy ramowej "MA-GAZ-2024-ELECTRONICS-V2.1" (co było jasno wskazane w umowie łączącej strony), podczas gdy Elektro-Siła nie mogła automatycznie kierować faktur do właściwych działów z powodu braku niezbędnego kodowania na fakturze. 

Raport należności nie pozostawiał złudzeń. Do końca lutego płatności wydłużyły się średnio o 20 dni. Wpływ na przepływ gotówki zmartwił CFO, który musiał niestety odwołać coroczny wyjazd z kolegami na narty w Alpy i zająć się tematem samodzielnie. 67% faktur dla klientów wymagało ręcznej interwencji, a dwóch kluczowych kontrahentów formalnie złożyło ultimatum dotyczące poprawy jakości danych. 

Dział sprzedaży zarzucił działowi IT brak konsultacji wymagań biznesowych, podczas gdy zespół IT wskazywał na ograniczenia "gotowego rozwiązania" dostawcy. Młody, dynamiczny IT project manager w geście protestu złożył wypowiedzenie z dopiskiem „tak się nie da pracować”. 

 

Zagubieni właściciele wydatków hotelowych

Nie lepiej było w zakupach. Księgowość odkryła, że nie jest w stanie przypisać faktur za podróże służbowe do właścicieli biznesowych. Typowy przykład stanowiła faktura z hotelu Panorama w Szczecinie na kwotę 3200 zł za kilkudniowy pobyt. System wymagał przypisania do centrum kosztów, ale dokumentacja nie wskazywała, czy był to wyjazd zespołu B+R na targi TechExpo (które wtedy odbywały się w Szczecinie), spotkanie działu sprzedaży z klientem z branży motoryzacyjnej, czy być wizyta zarządu u partnera strategicznego. 

Średni czas przetwarzania faktury wzrósł z dwóch do 15 dni roboczych. 48% faktur powyżej 1 000 zł wymagało ręcznej analizy. Pracownicy zgłaszali opóźnienia w zwrotach wydatków własnych, a audyt wewnętrzny podniósł pytania o możliwość podatkowego rozpoznawania wydatków bez jasnego uzasadnienia biznesowego. Dział finansowy zażądał wprowadzenia obowiązkowego systemu pre-akceptacji wydatków dla wszystkich podróży służbowych, co spotkało się z oporem ze strony działu sprzedaży. 

 

Chaos wokół faktur PDF

Niezależnie od wydatków pracowniczych, księgowość stanęła przed dylematem, jak postępować z fakturami w formacie PDF, które nadal stanowiły 60% dokumentów. Część przychodziła także w KSeF ale PDFy nie miały numerów KSeF, więc trzeba je było ręcznie sprawdzać. Podstawowe pytania, które paraliżowały pracę: Czy faktura PDF od dostawcy powinna zostać przeprocesowana? Co robić z fakturami, które wpływają od firm nieobjętych jeszcze obowiązkiem KSeF i które to są firmy? 

Czas podejmowania decyzji o księgowaniu wydłużył się z jednego dnia do 5 dni roboczych. 15% prawidłowych faktur zostało początkowo odrzuconych "na wszelki wypadek". Opóźnienia płatności dla małych dostawców osiągnęły krytyczny poziom, a dwudziestu trzech kontrahentów formalnie zgłosiło skargi.  

 

Konflikt wymagań między działami

Dział logistyki odkrył, że nie może drukować faktur do dołączania do wysyłek. Pliki XML nie nadawały się do wydruku, a automatycznie generowane pliki PDF były niezgodne z przepisami. Klienci zaczęli skarżyć się na brak papierowych faktur, co mieli przecież zagwarantowane w umowach. 

Najbardziej dramatyczny problem ujawnił się jednak na początku lutego (rok finansowy firmy skończył się 31.01.2026 roku). Przedstawiciel handlowy Marek Nowacki zrealizował kluczową sprzedaż o wartości 3,2 miliona złotych 31 stycznia o godzinie 22:30, ale faktura została wystawiona dopiero 16 lutego z powodu problemów technicznych z połączeniem i problemem z procesem wystawiania faktur.

W konsekwencji sprzedaż ta nie wliczyła się do targetu za rok podatkowy 2025/2026, co oznaczało utratę premii rocznej w wysokości 85 tysięcy złotych, którą niestety Marek już zdążył wydać. Problem dotknął łącznie dwunastu przedstawicieli handlowych, a łączna wartość "przeniesionych" sprzedaży wyniosła 8,4 miliona złotych. 

Kierownik sprzedaży napisał dramatyczny elektroniczny list do zarządu: "Moi ludzie tracą premie z powodu systemu, którego nie rozumieją i na który nie mają wpływu. Jeśli nie zostanie to naprawione, stracę połowę zespołu do końca kwartału". 

 

Zawodna umowa SLA

Zarząd zrozumiał wagę problemu i zażądał od firmy IT natychmiastowej naprawy wyrządzonych szkód. Gdy firma zgłosiła wszystkie problemy dostawcy rozwiązania KSeF, otrzymała odpowiedź powołującą się na punkt 7.3 umowy SLA: błędy kategorii krytycznej miały być rozwiązywane w ciągu dwóch dni roboczych od zgłoszenia, błędy mniejszej wagi w terminie 5 dni roboczych. Jednak każdy z pięciu zgłoszonych problemów był traktowany jako osobne zgłoszenie, co oznaczało minimum dziesięć dni roboczych na wszystkie poprawki. Dodatkowo, każda poprawka wymagała pięciu dni testów, a nowe błędy pojawiające się po implementacji fix'ów były traktowane jako nowe zgłoszenia. 

Już na pierwszym spotkaniu przedstawiciel firmy IT wyraźnie wskazał jednak, że jako dostawca narzędzia do komunikacji z KSeF nie odpowiada za brak analizy wymagań biznesowych po stronie spółki, a wszystkie wymagania zostały wcześniej zaakceptowane przez zespół IT klienta. Nie zostawi klienta samemu sobie, ale takie cutomizacje w pilnym trybie są „bardzo drogie” i muszą być poprzedzone szczegółową analizą wymagań. 

Do końca marca firma poniosła dodatkowe koszty w wysokości 180 tysięcy złotych za przedłużone wsparcie i otrzymała wstępną wycenę customizacji w wysokości 780 tys. zł. Zespół informatyczny pracował w trybie całodobowym przez sześć tygodni, a projekt innych systemów został wstrzymany. Zarząd był zmuszony do codziennych raportów dla rady nadzorczej. 

 

Wnioski: Co każda firma powinna wiedzieć

Historia Mam To Pod Kontrolą brzmi jak koszmar ale złożona jest z rzeczywistych problemów zidentyfikowanych w toku Audytów Gotowości. Pokazuje, ona że KSeF to znacznie więcej niż wysłanie faktury do KSeF. To fundamentalna transformacja sposobu dokumentowania i przetwarzania transakcji biznesowych, która wpływa na wszystkie działy organizacji. 

Kluczowe lekcje z tego wdrożenia.

  • Przygotowanie wymaga czasu 
  • Dane i procesy biznesowe są kluczowe dla powodzenia KSeF: Mapowanie procesów i wymagań klientów powinno być pierwszym krokiem. Brak właściwych procesów biznesowych może sparaliżować relacje z kontrahentami. 
  • Zanim wdrożysz rozwiązanie IT, musisz wiedzieć co chcesz wdrożyć 
  • Każdy dział jest dotknięty i powinien zostać zaangażowany: Sprzedaż, logistyka, księgowość, finanse, zakupy - wszyscy muszą być zaangażowani od początku planowania, nie dopiero na etapie wdrożenia. 
  • Umowy z kontrahentami i dostawcami wymagają zmian 
  • Jakość danych decyduje o sukcesie. 

 

Wdrożenie KSeF bez problemów

W naszej praktyce widzimy podobne problemy w prawie każdej firmie wdrażającej KSeF. Jesteśmy po ponad 100 projektach - żaden z nich nie zakończył się bez rekomendacji zmian dla kluczowych procesów. Różnica między sukcesem a kryzysem często leży w jakości przygotowania i kompleksowości podejścia do projektu. Audyt Gotowości to metodologia i narzędzia wypracowane na podstawie ponad 3-letnich doświadczeń z wdrożeń KSeF, które pozwalają uniknąć pułapek opisanych w historii Mam To Pod Kontrolą.  

Jeśli Twoja firma jeszcze planuje wdrożenie KSeF lub, niestety, zaczęła od wdrożenia IT albo czeka na dostawcę systemu, skontaktuj się z nami. Mamy doświadczenie, aby przeprowadzić Cię przez ten proces sprawnie, terminowo i zgodnie z budżetem.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>