W obliczu rewolucyjnych zmian w obszarze raportowania podatkowego i obiegu dokumentów, takich jak Krajowy System e-Faktur (KSeF), JPK_CIT czy wdrożenie nowego systemu klasy ERP lub CRM w organizacji, przedsiębiorstwa stają przed ogromnymi wyzwaniami wdrożeniowymi. Te złożone projekty wymagają specjalistycznej wiedzy, doświadczenia i obiektywnego spojrzenia, które zapewnią wybór najlepszych rozwiązań dostosowanych do potrzeb firmy.
 
Organizacje specjalizujące się we wdrożeniach skupiają ludzi, którzy widzieli wiele – znają różne metodyki pracy i potrafią dobrać taki model działania, który najlepiej sprawdzi się w danej sytuacji. Niezależnie od potrzeb czy przygotowania zespołu, konsultanci są w stanie zaprojektować proces wdrożeniowy od A do Z. W przypadku wdrożeń JPK_CIT, gdzie integracja z platformą Ministerstwa Finansów często wymaga głębokiej reorganizacji procesów księgowych, doświadczenie zewnętrznych specjalistów staje się bezcenne.

Ich największą przewagą jest świeże spojrzenie. Są spoza organizacji, więc dostrzegają rzeczy, które dla pracowników stały się niewidoczne (tzw. ślepota procesowa). Przykładowo, przy wdrażaniu KSeF zewnętrzni konsultanci często identyfikują niewidoczne dla pracowników luki w przepływie danych finansowych, które mogłyby skutkować błędami w raportowaniu. Wyłapują nieefektywności, luki w procesach, a także wąskie gardła, które hamują działanie firmy.

 

Analiza procesów jako podstawa sukcesu wdrożenia

Żeby wdrożenie się udało, trzeba od czegoś zacząć. Podstawą jest analiza istniejących procesów – bez niej ryzyko porażki wzrasta lawinowo. W kontekście KSeF, gdzie konieczne jest prześledzenie całej ścieżki fakturowania – od wystawienia dokumentu po jego archiwizację – dogłębna analiza procesów staje się fundamentem udanego wdrożenia.

Najpierw trzeba dokładnie przyjrzeć się, jak funkcjonuje firma: jakie procesy działają dobrze, a które wymagają usprawnień? Jakie korzyści muszą płynąć z wdrożenia? Które elementy powinny być w pełni zautomatyzowane, a które wymagają pracy użytkowników?

Bez odpowiedzi na te pytania (oraz na wiele innych) żadne wdrożenie nie przyniesie oczekiwanych efektów. Dopiero po solidnym rozpoznaniu potrzeb organizacji można rozważać, jak system ma wspierać dodatkowe funkcjonalności, takie jak obsługa KSeF czy generowanie plików JPK_CIT.

Eksperci w zakresie takich analiz doskonale znają wszelkie metodyki przeprowadzenia efektywnie całego procesu (tak, analiza procesów to też proces).

Najpopularniejsze metodyki przedstawiamy poniżej.

  • Mapowanie procesów – porządkujemy krok po kroku, co i jak jest wykonywane. Przy wdrożeniu KSeF mapowanie obejmuje nie tylko procesy księgowe, ale również obieg dokumentów, akceptacje i archiwizację. Dzięki temu łatwiej wskazać miejsca, które nie działają tak, jak powinny. Wizualizacja procesów – za pomocą diagramów – to potężne narzędzie, które pozwala spojrzeć na firmę z zupełnie innej perspektywy.
  • Analiza SWOT – metoda, dzięki której oceniamy mocne i słabe strony procesów, identyfikujemy zagrożenia i szanse. W przypadku JPK_CIT analiza SWOT pozwala zidentyfikować potencjalne ryzyka podatkowe i obszary wymagające szczególnej uwagi. Idealna do znalezienia obszarów do poprawy.
  • Eliminacja zbędnych kroków – czyli skupiamy się na tym, co faktycznie przynosi wartość. Wdrożenie systemów ERP często ujawnia niepotrzebne duplikacje pracy, które konsultanci pomagają wyeliminować.

Rolą konsultanta jest dobór odpowiedniej metody i przeprowadzenie analizy tak, by jej wyniki przełożyły się na konkretne wymagania systemowe dla nowego systemu ERP, czy też do wdrożenia informatycznych rozwiązań dla KSeF czy JPK_CIT.

 

Wsparcie w rozmowach z dostawcami systemów

Konsultant to też nasz adwokat podczas rozmów z dostawcami oprogramowania. Jest to bardzo ważne, ponieważ to, co widzimy na prezentacjach sprzedażowych, często nie ma wiele wspólnego z rzeczywistością. Standardowe funkcje okazują się dodatkowymi opcjami premium, system wcale nie jest taki elastyczny na jaki wygląda, a różnice w rozumieniu pojęć prowadzą do bolesnych niespodzianek.

Dla wdrożeń pod nowe obowiązki raportowania (KSeF, JPK_CIT itp.) warto mieć też na uwadze utrzymanie tych rozwiązań po stronie dostawcy oprogramowania (oraz jaką definicję utrzymania oprogramowania ma dostawca). Może się okazać, że raz dostarczona funkcjonalność nie jest „z automatu” podciągana do zmieniających się wymogów i schem – co w przypadku Ministerstwa Finansów jest częstą praktyką.

W przypadku systemów obsługujących KSeF, zewnętrzny konsultant potrafi zadać dostawcy kluczowe pytania. Czy system automatycznie obsługuje statusy faktur? Czy zapewnia pełną historię zmian? Jak wygląda proces odbioru UPO? Dla JPK_CIT istotne będą kwestie automatycznej walidacji danych, możliwości korekty i weryfikacji spójności danych.

Doświadczony ekspert przewidzi takie sytuacje, dopyta, sprawdzi i – co najważniejsze – ostrzeże nas na czas. Dzięki temu unikamy problemów z integracją systemów ERP z platformą KSeF czy też błędów w raportowaniu JPK_CIT, zanim wdrożenie się rozpocznie.

 

Co zyskujemy

Dzięki wsparciu niezależnych osób w trakcie analizy przedwdrożeniowej oraz procesie wdrożenia KSeF, JPK_CIT i systemów ERP zyskujemy przede wszystkim spokój oraz pewność, że dołożyliśmy wszelkich starań, aby zmaksymalizować powodzenie wdrożenia nowego oprogramowania.

  1. Konsultant zapewni świeże spojrzenie i zidentyfikuje problemy, o których możemy nawet nie wiedzieć.
  2. Uporządkuje procesy oraz wyeliminuje nieefektywności.
  3. Będzie kontrolował budżet oraz harmonogram prac wdrożeniowych.
  4. Zapewni wsparcie w wyborze systemu i zminimalizuje ryzyka związane z wyborem nieodpowiedniego oprogramowania.
  5. Zagwarantuje zgodność wdrażanych rozwiązań z aktualnymi wymogami prawnymi i technicznymi Ministerstwa Finansów.

Konsultanci pomagają maksymalnie wykorzystać potencjał wdrożenia. W przypadku tak skomplikowanych i ryzykownych projektów, jak KSeF, JPK_CIT czy integracja systemów ERP, ich wsparcie nie jest luksusem – to konieczność, która zapewnia bezpieczeństwo i przewagę konkurencyjną.

 

Poznaj ofertę CRIDO

Wdrożenie KSeF >>

Wdrożenie JPK_CIT >>

Wybór i wdrożenie systemu ERP >>