Po miesiącach prac parlamentarnych, ustawa modernizująca Krajowy System e-Faktur otrzymała już akceptację Sejmu i Senatu. Dokument czeka teraz na podpis prezydenta, po którym zostanie opublikowana w dzienniku ustaw. Zmiany wprowadzone na etapie parlamentarnym miały głównie charakter redakcyjny i techniczny, nie naruszając podstawowych założeń reformy e-fakturowania.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak wdrożyć KSeF – najważniejsze wyzwania

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm – od procesów fakturowania, przez procedury wewnętrzne, po relacje z kontrahentami. W tym materiale eksperci CRIDO przedstawiają praktyczne wskazówki, jak przygotować organizację na nowe obowiązki, zminimalizować ryzyka i wykorzystać KSeF jako narzędzie usprawniające biznes.

Jakie zmiany redakcyjne wprowadzono w trakcie prac parlamentarnych?

Podczas procedury ustawodawczej większość poprawek dotyczyła doprecyzowania sformułowań i przepisów technicznych. Przykładowo, rozszerzono wymagania dotyczące danych, które muszą znajdować się na fakturze - dodano obowiązek podawania numerów identyfikacyjnych przez podatników niezarejestrowanych oraz tych zwolnionych z VAT, gdy korzystają z takich numerów w transakcji.

Ponadto uaktualniono przepisy dotyczące faktur korygujących, rozszerzając ich zastosowanie na nowe kategorie dokumentów elektronicznych. Istotną zmianą było również systematyczne ujednolicenie terminologii w całej ustawie – wszędzie, gdzie wcześniej regulacje odnosiły się tylko do faktur offline i faktur podczas awarii systemu, dodano również przepisy dotyczące nowej kategorii faktur elektronicznych wprowadzanej przez ustawę.

Nowa kategoria faktur elektronicznych

Jedną z najważniejszych nowości wprowadzonych ustawą jest wprowadzenie trzeciej kategorii faktur elektronicznych offline24 obok faktur ustrukturyzowanych i faktur offline. Faktury offline24 będą mogły być wystawiane zgodnie ze wzorem udostępnionym przez administrację skarbową oraz wymagają niezwłocznego przesłania ich do KSeF – nie później niż następnego dnia roboczego po ich wystawieniu.

Mechanizm ten ma na celu zwiększenie elastyczności systemu.

Faktury z załącznikami dla kompleksowych transakcji

Ustawa wprowadza również możliwość wystawiania faktur z załącznikami w przypadku transakcji o złożonej strukturze danych dotyczących jednostek miary, ilości towarów czy cen jednostkowych. Funkcjonalność ta będzie dostępna wyłącznie po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia do Szefa KAS i wymaga korzystania z API KSeF.

Załączniki mogą być wypełniane na trzy sposoby:

  • w formie słownika (do 1000 wystąpień),
  • tekstowej (maksymalnie 5120 znaków) lub
  • tabelarycznej (20 kolumn, 1000 wierszy).

Rozwiązanie to odpowiada na postulaty przedsiębiorców z branż wymagających szczegółowego dokumentowania dostaw, szczególnie w sektorze energetycznym, telekomunikacyjnym i paliwowym.

Harmonogram wdrożenia i przepisy przejściowe

Ustawa potwierdza etapowe wprowadzanie obowiązku e-fakturowania. Od 1 lutego 2026 roku KSeF obejmie podatników z obrotem powyżej 200 mln zł w 2025 roku, od 1 kwietnia 2026 roku rozszerzenie obowiązku na wszystkich pozostałych przedsiębiorców, włączając podatników czynnych VAT, zwolnionych z VAT oraz zwolnionych podmiotowo. Ten termin obejmie zdecydowaną większość polskich firm. 1 stycznia 2027 roku - włączenie najmniejszych podatników, nazywanych "wykluczonych cyfrowo".

Szczególnie istotne są przepisy przejściowe, które przewidują szereg ułatwień do końca 2026 roku. Podatnicy tzw. “wykluczeni cyfrowo” będą mogli wystawiać faktury tradycyjne pod warunkiem nieprzekroczenia limitu 10.000 zł miesięcznie. Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 roku nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach, a kary za nieprzestrzeganie obowiązków nie będą nakładane.

Nowe obowiązki nabywców

Znacząca zmiana dotyczy nabywców towarów i usług, którzy będą zobowiązani do podawania swojego numeru identyfikacyjnego, jeśli posługują się nim na potrzeby danej czynności. Obowiązek ten obejmuje zarówno podatników VAT, jak i osoby prawne niebędące podatnikami.

System kaucyjny i przepisy epizodyczne

Ustawa wprowadza również przepisy dotyczące systemu kaucyjnego, które regulują podwyższanie podstawy opodatkowania przez wprowadzających produkty w opakowaniach na napoje oraz obowiązki płatników w tym systemie.

Praktyczne przygotowania do wdrożenia

Pomimo że ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta, firmy powinny już teraz intensyfikować przygotowania do KSeF. Kluczowe terminy pozostają niezmienione – zgłoszenia o zamiarze korzystania z faktur z załącznikami można składać od 1 stycznia 2026 roku, a certyfikaty uwierzytelniające będą dostępne do pobrania od 1 listopada 2025 roku.

Przedsiębiorcy planujący wykorzystanie funkcjonalności załączników powinni pamiętać o konieczności złożenia zgłoszenia z 30-dniowym wyprzedzeniem oraz o wymogu korzystania wyłącznie z API KSeF w tym przypadku.

Uchwalenie ustawy kończy długi okres niepewności prawnej wokół KSeF i pozwala firmom na finalne dostosowanie swoich systemów i procesów do nowych wymagań. Mimo redakcyjnego charakteru większości zmian parlamentarnych, dokument w znaczący sposób rozszerza możliwości techniczne systemu i wprowadza dodatkową elastyczność w jego wykorzystaniu.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do KSeF? Zespół ekspertów CRIDO pomoże Ci zaplanować i wdrożyć wszystkie niezbędne zmiany. Skontaktuj się z nami, aby omówić optymalne rozwiązania dla Twojej firmy.