Jak dobrze wiadomo, Ministerstwo Finansów ogłosiło niedawno, że wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostało przesunięte na luty i kwiecień 2026 roku. Mimo że ta data może się wydawać odległa, przedsiębiorstwa nie powinny z tego powodu zaniedbywać przygotowań do implementacji KSeF. Jednym z obszarów, które wymaga analizy, i na które przesunięcie nie ma wpływu, jak kwestia pobierania (i przechowywania) urzędowych poświadczeń odbioru (UPO) dla faktur wysyłanych przez podatników.

Czym w ogóle jest UPO?

UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, to dokument potwierdzający dostarczenie elektronicznej przesyłki (dokumentu) do jej odbiorcy. Jest to narzędzie dobrze znane większości podatników, szczególnie w kontekście przesyłania do urzędów plików JPK. UPO można pobrać w formie pliku PDF lub XML. W ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), UPO służy jako oficjalne potwierdzenie, że faktura wysłana przez sprzedawcę została prawidłowo odebrana przez system KSeF. Dokument ten zawiera informacje takie jak numer KSeF faktury, datę wysłania faktury do systemu oraz datę jej zarejestrowania przez KSeF.

Czy muszę pobierać UPO do każdej wysyłanej faktury w KSeF?

Odpowiadając wprost – nie, nie jest to konieczne. Co więcej, takie działanie będzie w większości przypadków zbędne (nadmiarowe). A dlaczego?

  1. Dane zawarte w UPO są dostępne już przy wysłaniu faktury

Najistotniejszymi informacjami zawartymi w UPO dla podatników są numer faktury KSeF oraz data jej wystawienia. Te dane można jednakże uzyskać bezpośrednio z systemu KSeF za pośrednictwem API już podczas sesji, w której dokonuje się wysyłki faktury. Są one dowodem na to, że KSeF przyjął fakturę i odpowiednio ją przetworzył. W związku z tym nie jest konieczne podejmowanie dodatkowych kroków, takich jak pobieranie UPO po wysłaniu samej faktury.

  1. Konieczność archiwizacji dodatkowego dokumentu

Tak jak wskazano powyżej, UPO przyjmuje formę dodatkowego dokumentu (w formacie XML, PDF lub HTML). Jeżeli podatnik podejmie decyzję o gromadzeniu UPO do każdej faktury, będzie musiał zapewnić również miejsce, w którym dokument ten będzie archiwizowany, i z który będzie zapewniał indeksację i możliwość odszukania odpowiedniego pliku.

  1. Problemy z pobieraniem UPO do pojedynczych faktur wysłanych w ramach paczki

W przypadku przesłania przez podatnika paczki faktur do KSeF, do całej paczki zostanie wygenerowane jedno UPO. To nie zawsze będzie dla podatnika użyteczne, zwłaszcza w sytuacji, gdy jedno UPO dokumentuje wysyłkę faktur do wielu różnych kontrahentów. Tym samym, chcąc przedstawić naszemu kontrahentowi potwierdzenie przesłania faktury do KSeF, ujawnimy mu jednocześnie dane faktur do innych podmiotów przesłane w tej samej paczce.

Jakkolwiek Ministerstwo Finansów wprowadziło możliwość wysyłania zapytań o UPO do każdej pojedynczej faktury przez API, to rozwiązanie to również nie jest idealne, gdyż łączy się z kolejnymi problemami:

a) limit wysyłanych zapytań w ciągu jednej godziny to 50, co może stanowić problem przy chęci pobrania przez podatnika UPO do dużej ilości faktur,

b) po pobraniu przez podatnika UPO do pojedynczej faktury w przestrzeni istnieć będą de facto dwa różne dokumenty – UPO do pojedynczej faktury oraz UPO zbiorcze do całej paczki faktur, co może wywoływać wątpliwości.

Podsumowanie

Czy oznacza to więc, że w każdym przypadku pobieranie UPO będzie zbędne? Oczywiście nie, w przypadku niektórych postępowań sądowych, sądy mogą nadal wymagać złożenia przez podatnika dokumentu potwierdzającego przesłanie faktury do jego odbiorcy, co może być właśnie dokumentowane przez UPO.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się o innych kwestiach związanych z przygotowaniem się do odpowiedniego wdrożenia KSeF, to śledź nasze artykułu lub skontaktuj się z nami, by otrzymać bezpośrednie wsparcie we wdrożeniu KSeF w Twojej organizacji.

Zobacz film: JPK CIT – powtórka z JPK VAT czy może KSeF bis?

W filmie eksperci CRIDO Michał Szwed, Tomasz Bartoszek i Jacek Działański zastanawiają się, czy ten plik stanie się obligatoryjny we wskazanym terminie, a także tłumaczą założenia dotyczące jego funkcjonowania.