Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorstw o obrotach powyżej 200 mln PLN oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów. Projekt ustawy KSeF 2.0 wprowadza kompleksowy system trybów offline, umożliwiający nieprzerwane fakturowanie nawet w przypadku problemów technicznych lub awarii systemu.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak wdrożyć KSeF – najważniejsze wyzwania

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm – od procesów fakturowania, przez procedury wewnętrzne, po relacje z kontrahentami. W tym materiale eksperci CRIDO przedstawiają praktyczne wskazówki, jak przygotować organizację na nowe obowiązki, zminimalizować ryzyka i wykorzystać KSeF jako narzędzie usprawniające biznes.

Kiedy można korzystać z trybu offline?

Tryb offline24 jest dostępny bez ograniczeń dla wszystkich podatników VAT. Można z niego korzystać gdy występują problemy z jakością połączenia internetowego, system KSeF działa wolno lub z opóźnieniami, a także gdy specyfika działalności wymaga elastycznego podejścia do fakturowania. Ważne jest to, że faktury nadal muszą być elektroniczne i zgodne ze strukturą FA(3).

Tryb offline (niedostępność systemu) uruchamiany jest podczas zaplanowanych prac serwisowych KSeF ogłaszanych w BIP Ministerstwa Finansów. W takich sytuacjach wszyscy podatnicy mogą automatycznie korzystać z tego trybu do czasu przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu.

Tryb awaryjny dotyczy nieplanowanych awarii KSeF komunikowanych w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym. Umożliwia kontynuację procesu fakturowania pomimo zidentyfikowanych usterek systemu i zapewnia ciągłość działania biznesu.

Awaria całkowita to scenariusz przewidziany dla sytuacji nadzwyczajnych, takich jak zagrożenie bezpieczeństwa kraju lub infrastruktury krytycznej. Komunikaty o tego typu awariach przekazywane są przez środki społecznego przekazu. W tym trybie można wystawiać nawet faktury papierowe, co stanowi najdalej idące ułatwienie w całym systemie.

Procedury, terminy, konsekwencje.

Terminy przesłania faktur do KSeF różnią się w zależności od rodzaju trybu offline.

  • W trybie offline24 faktury muszą być przesłane najpóźniej następnego dnia roboczego po ich wystawieniu.
  • Tryb offline w przypadku niedostępności KSeF wymaga przesłania faktur następnego dnia roboczego po ustaniu niedostępności systemu.
  • Tryb awaryjny daje podatnikom 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie dokumentów.
  • Jedynie awaria całkowita zwalnia z obowiązku przesłania faktur do systemu.

Faktury wystawiane w trybie offline wymagają specjalnego oznaczania dwoma kodami QR. Kod "OFFLINE" umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych, natomiast kod "CERTYFIKAT" służy potwierdzeniu tożsamości wystawcy faktury. Do wygenerowania drugiego kodu niezbędny jest certyfikat KSeF, który jest ważny maksymalnie przez 2 lata i może być odnowiony w okresie swojej ważności.

Data wystawienia faktury w trybie offline to zawsze data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej dokumentu. Data otrzymania faktury różni się w zależności od typu nabywcy i konkretnego trybu offline. Dla nabywców mających dostęp do KSeF będzie to data przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w systemie, natomiast dla podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywców bez NIP będzie to data faktycznego otrzymania dokumentu.

Faktury korygujące można wystawiać we wszystkich trybach offline, jednak najpierw konieczne jest przesłanie faktury pierwotnej do KSeF w celu uzyskania numeru identyfikującego. Dopiero po tym procesie można wystawić fakturę korygującą, która musi zawierać odniesienie do numeru KSeF faktury korygowanej.

Specjalne zasady obowiązują w trybie awaryjnym, gdzie dodatkowo wymagane jest udostępnienie faktury nabywcy poza systemem KSeF w sposób uzgodniony między stronami. Jeśli podczas 7-dniowego terminu na przesłanie faktury wystąpi kolejna awaria, termin automatycznie przedłuża się i liczy od zakończenia ostatniej awarii.

Jak się przygotować?

Wdrożenie trybów offline w KSeF to złożony proces wymagający zarówno głębokiej ekspertyzy prawnej, jak i zaawansowanej wiedzy technicznej. Potrzebne jest wsparcie specjalistów, którzy doskonale znają najnowsze przepisy i potrafią interpretować skomplikowane zapisy ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych. Równie ważne jest posiadanie kompetencji technicznych pozwalających na prawidłowe wdrożenie rozwiązań, konfigurację API, certyfikatów KSeF oraz integrację z istniejącymi systemami księgowymi.

Kluczowe jest również przygotowanie odpowiednich procedur dostosowanych do specyfiki konkretnej branży i firmy, a także praktyczne przeszkolenie zespołów ze wszystkich możliwych scenariuszy offline. Pracownicy muszą wiedzieć, jak postępować w każdej z sytuacji awaryjnych i rozumieć konsekwencje prawne swoich działań.

W zespole CRIDO łączymy obie niezbędne kompetencje, prawniczą i technologiczną. Nasi eksperci posiadają wieloletnie doświadczenie w projektach wdrożeniowych KSeF i może pomóc w kompleksowym przygotowaniu organizacji do nowych wymogów. Skontaktuj się z nami, aby omówić strategię wdrożenia dostosowaną do specyfiki Twojej branży i potrzeb biznesowych

Zapoznaj się z pełną ofertą: KSeF - Krajowy System e-Faktur