Zarządzanie firmą obejmuje wiele aspektów i procesów realizowanych w organizacji, w tym także konieczność monitorowania licznych terminów - dlatego nietrudno o sytuację, w której pewne obowiązki zostaną przeoczone. Wielu przedsiębiorców nie ma świadomości, że obowiązki sprawozdawcze wobec Narodowego Banku Polskiego (NBP) mogą dotyczyć również ich biznesu – do momentu, gdy sprawą zacznie interesować się urząd. Co zrobić, gdy sprawozdanie nie zostało złożone w terminie?

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Co przynosi KSeF 2.0? Znamy przepisy!

Okładka webinarium CRIDO: KSeF 2.0 – nowe przepisy, obowiązki i harmonogram wdrożenia

Webinar CRIDO poświęcony najnowszemu projektowi przepisów o KSeF. Eksperci omawiają harmonogram zmian, nowe obowiązki dla firm, konsekwencje dla opóźnionych wdrożeń oraz praktyczne aspekty stosowania KSeF w kontekście ERP, faktur B2C i załączników.

Kluczowy element – dobre ułożenie planu działania

Obowiązki sprawozdawcze do NBP mogą powstać przykładowo w związku z przeprowadzaniem transakcji towarowych z zagranicą, otrzymaniem pożyczek od zagranicznego udziałowca, inwestycjami kapitałowymi czy otworzeniem rachunku bankowego poza Polską (szerzej na naszym blogu [1]).

Jeśli przeoczono obowiązek sprawozdawczy do NBP – właściwym podejściem jest złożenie zaległych sprawozdań możliwie szybko i uporządkowanie tematu na przyszłość. Warto jednak zadbać o dobry plan działania, tak aby nie przeoczyć niezbędnych kroków i odpowiednio zabezpieczyć swój biznes. Taki plan działania powinien obejmować co najmniej:

  1. weryfikację czy rzeczywiście podmiot podlegał lub podlega obowiązkowi sprawozdawczemu, a jeśli tak – kiedy przekroczono progi sprawozdawcze?
  2. jakie sprawozdania powinny zostać złożone i za jakie okresy?
  3. czy jednostka jest w posiadaniu wymaganych danych lub ewentualnie jak usprawnić proces ich uzyskania?

Przed kontaktem z NBP i rejestracją na platformie sprawozdawczej, warto również przygotować i złożyć czynny żal, w którym konieczne jest wskazanie okoliczności nieterminowego złożenia sprawozdań. Czynny żal pozwoli uchronić się przed karą finansową za niedopełnienie obowiązków, o ile wraz z jego złożeniem dopełnimy zaległe obowiązki i złożymy wymagane sprawozdania.

Plan naprawczy na przyszłość

Po uzupełnieniu braków warto przyjrzeć się procesom w firmie i wdrożyć w ramach kontroli wewnętrznej działania, które pozwolą zabezpieczyć organizację przed nieterminowym wypełnieniem obowiązków na przyszłość. W ramach takich działań naprawczych warto przyjrzeć się:

  • realizowanym procesom w celu identyfikacji tych, które generują / mogą generować obowiązki sprawozdawcze (np. nowe kontrakty, kredyty, inwestycje)
  • posiadanym procedurom pod kątem ich skuteczności i kompletności dla realizowanych procesów – warto rozważyć i wdrożyć wewnętrzną checklistę lub procedurę zgodności z regulacjami (w tym w kontekście warto uwzględnić również nowe obowiązki wynikające z KSeF, CBAM, EUDR, ESG etc.)
  • odpowiedzialnościom przypisanym konkretnym osobom lub zespołom i dokonać ewentualnej rewizji (w tym warto zadbać o spisaną wewnętrzną procedurę pozwalającą zabezpieczyć przedstawicieli Spółki przed odpowiedzialnością karną skarbową).

Warto doczytać:

[1] Obowiązki sprawozdawcze do NBP – kogo i kiedy dotyczą?

[2] Czy warto męczyć „biznes” – należyta staranność VAT aktualnie

[3] Zmiany biznesowe a RWNP, w tym w dobie kryzysu

[4] RWNP, TCF, TCMS – co to takiego i dlaczego może mi pomóc w rozliczaniu podatków?