Zagraniczni przedsiębiorcy prowadzący działalność w Polsce często muszą ustanowić przedstawiciela podatkowego (fiscal / tax representative), aby prawidłowo rozliczać VAT w Polsce. Pełnienie funkcji przedstawiciela podatkowego przez podmioty takie jak CRIDO wiąże się z dużą odpowiedzialnością, choć to także szansa na budowanie długofalowych relacji z klientami. Kluczowa jest świadomość ryzyka oraz staranne zarządzanie informacjami przekazywanymi przez klienta, tak aby zapewnić bezpieczeństwo podatkowe zarówno podatnika jak i przedstawiciela.

W artykule przyjrzymy się praktycznym aspektom tej roli oraz wyzwaniom, jakie się z nią wiążą przy współpracy z klientami.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Fixed establishment (stałe miejsce prowadzenia biznesu) w VAT

Stałe miejsce prowadzenia działalności (FE) to kontrowersyjne zagadnienie, która stwarza podatnikom sporo problemów. O czym należy pamiętać? Jak podejść do tego tematu? Co z KSeF? Zapraszamy na film.

Kiedy przedstawiciel podatkowy jest potrzebny?

Obowiązkiem ustanowienia przedstawiciela podatkowego objęci są podatnicy spoza Unii Europejskiej (nieposiadający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim), z wyjątkiem podatników z Norwegii oraz Wielkiej Brytanii – z tymi państwami Polska podpisała umowy o współpracy administracyjnej i zwalczaniu oszustw podatkowych (podatnicy z Norwegii i Wielkiej Brytanii nie muszą, ale mogą ustanowić przedstawiciela podatkowego).

Solidarna odpowiedzialność z podatnikiem

Przedstawiciel podatkowy ponosi solidarną odpowiedzialność wraz z zagranicznym podatnikiem za jego zobowiązania w VAT. To oznacza, że przedstawiciel jest odpowiedzialny za prawidłowość rozliczeń VAT i ewentualne zaległości podatkowe podatnika w tym zakresie. Ze względu na tak szeroki zakres odpowiedzialności, ale i stawiane przed przedstawicielem podatkowym wymogi, nie każdy doradca podatkowy decyduje się na pełnienie takiej funkcji nawet, jeśli świadczy usługi księgowe czy rozliczania VAT (accounting / compliance / reporting) [1].

Niedawno wydana interpretacja podatkowa potwierdza, że odpowiedzialność ta rozpoczyna się w momencie ustanowienia przedstawicielstwa i obejmuje zaległości powstałe po tej dacie. Jeśli więc przedstawiciel podatkowy złoży korekty deklaracji podatkowych podatnika za okresy sprzed ustanowienia przedstawicielstwa, jego odpowiedzialność ogranicza się jedynie do transakcji będących podstawą korekty [2].

Zapłata zobowiązania w VAT przez przedstawiciela podatkowego

Organ podatkowy w przywołanej interpretacji potwierdził również uprawnienie przedstawiciela podatkowego do regulowania zobowiązań z tytułu VAT w imieniu podatnika, którego reprezentuje (także w przypadku zobowiązania przekraczającego 1000 zł) na kilka sposobów:

  1. bezpośredni przelew środków finansowych od podatnika na rachunek przedstawiciela, z którego następuje uregulowanie zobowiązania do urzędu skarbowego.
  2. przelew środków finansowych poprzez podmiot pośredniczący, który następnie przekazuje je na rachunek przedstawiciela.
  3. regulowanie zobowiązań przez przedstawiciela z własnych środków, przed ich otrzymaniem od podatnika.

Warto zadbać, aby treść dowodu zapłaty jednoznacznie wskazywała przeznaczenie środków na zapłatę zobowiązania podatkowego konkretnego podatnika.

Odpowiedzialność za nieujawnione transakcje

Jednym z kontrowersyjnych zagadnień jest odpowiedzialność przedstawiciela za nieujawnione transakcje podatnika. Dyrektor KIS stwierdził, że przedstawiciel odpowiada solidarnie również za zobowiązania powstałe na skutek nieprzekazania przez podatnika informacji o zdarzeniach gospodarczych mających wpływ na rozliczenia VAT.

Takie rozstrzygnięcie prowadzi do wniosku, że przedstawiciel podatkowy powinien aktywnie monitorować kompletność danych przekazywanych przez klienta, co może być wyzwaniem przy obsłudze międzynarodowych firm realizujących znaczną ilość transakcji.

Podejmując się roli przedstawiciela podatkowego, warto więc zastanowić się nad ścieżką komunikacji na linii klient-doradca tak, aby przedstawiciel podatkowy miał możliwość uzyskiwania informacji o istotnych z perspektywy rozliczenia podatkowego w Polsce decyzjach biznesowych klienta.

Przedstawiciel podatkowy – ryzyko czy nowe możliwości?

Przytoczona interpretacja ma istotne znaczenie dla podmiotów pełniących funkcję przedstawiciela podatkowego w kontekście obsługi zagranicznych podatników VAT działających w Polsce. Z jednej strony, potwierdza ona elastyczność w zakresie realizacji płatności zobowiązań podatkowych, co może ułatwić zagranicznym podmiotom wywiązywanie się ze swoich zobowiązań podatkowych w VAT. Z drugiej strony, interpretacja odpowiedzialności solidarnej za nieujawnione transakcje może zwiększyć ryzyko związane z pełnieniem tej funkcji.

Dlatego to w gestii przedstawiciela podatkowego powinno leżeć:

  • precyzyjne określenie zakresu obowiązków i uprawnień w umowie z podatnikiem.
  • wprowadzenie bezpiecznych mechanizmów kontroli, takich jak system weryfikacji informacji przekazywanych przez klienta.
  • regularna aktualizacja procedur i rozliczeń w oparciu o najlepsze praktyki i nowe interpretacje podatkowe.

[1] Kryteria jakie musi spełniać przedstawiciel podatkowy określa art. 18b ustawy o VAT.

[2] Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 2 września 2024 r., sygn.  0114-KDIP1-2.4012.409.2019.10.WH.

Czytaj również:

Fiscal Representative in Poland