W związku z pandemią wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie pracy zdalnej dla swoich pracowników. Ci którzy nie muszą pojawiać się w biurze, a do pracy wystarczy im dostęp do internetu, decydują się niekiedy na pracę z innego kraju.

Jeśli pobyt w innym kraju trwa krótko taka sytuacja w praktyce nie powinna wpłynąć na sposób rozliczeń PIT czy ZUS od wynagrodzeń otrzymywanych przez pracownika. Zatem pracodawca kontynuuje odpowiednie naliczanie i wpłatę składek oraz zaliczek na podatek dochodowy.

Sprawa komplikuje się, jeśli pobyt przedłuża się. Wtedy pracownika wykonującego pracę zdalnie mogą zacząć obowiązywać przepisy podatkowe czy ubezpieczeniowe kraju wykonywania pracy. A to oznacza konieczność analizy każdego przypadku indywidualnie.

Kwestie podatkowe

Warto pamiętać, że w świetle większości zawartych przez Polskę umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, dopóki pobyt pracownika w danym kraju nie przekroczy 183 dni, to nie powstaje tam obowiązek podatkowy. Pod warunkiem jednak, że pracownik pozostaje rezydentem w Polsce, a kosztu wynagrodzeń nie ponosi zakład pracodawcy w danym kraju. Jeśli już pojawi się obowiązek podatkowy, to w zależności od lokalnych przepisów do zapłaty podatku będzie zobowiązany pracownik, ale w niektórych sytuacjach może to być pracodawca. Konieczność zapłaty podatku za granicą powinna zmienić sposób opodatkowania wynagrodzeń w Polsce, np. zaprzestanie odprowadzania zaliczek.

Składki na ubezpieczenie społeczne

W przypadku składek na ubezpieczenie społeczne istotne jest w jakim kraju pracuje pracownik. Jeśli to kraj UE o miejscu zapłaty składki decydują przepisy koordynacyjne w zakresie zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z nimi składki płaci się w kraju wykonywania pracy, a to może oznaczać konieczność rejestracji pracodawcy jako płatnika składek za granicą.

Przepisy unijne przewidują szereg wyjątków od zasady ogólnej i pozostanie w macierzystym systemie ubezpieczeniowym np. dla pracowników świadczących pracę w kilku krajach lub pracowników delegowanych. W każdym przypadku ZUS powinien wydać dokument A1 poświadczający przynależność pracownika do polskiego systemu. ZUS odmawia wydania A1, jeśli uzna, że pracownik nie spełnia warunków do jego wydania (np. praca zdalna niekoniecznie oznacza oddelegowanie). Jeśli A1 zostanie wydany pracodawca składki płaci jak dotychczas.

Z niektórymi krajami, gdzie nie obowiązują przepisy unijne Polska ma podpisane indywidualne umowy dotyczące oskładkowania i to one określają na jakich zasadach, i w którym kraju, składki są należne. Mając pracownika w tych krajach pracodawca powinien je przeanalizować.

Tam, gdzie nie ma umowy pozostaje analiza systemu ubezpieczeń społecznych w kraju wykonywania pracy pod kątem sprawdzenia czy obowiązek ubezpieczeniowy powstał i kto ma go realizować. Brak umowy może w niektórych sytuacjach skończyć się koniecznością zapłaty składek ubezpieczeniowych w obu krajach.