Kontakt z organami podatkowymi to sytuacja, która może dotknąć każdego przedsiębiorcę, nawet tego, który rzetelnie i skrupulatnie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Postępowanie podatkowe jest jednym z narzędzi państwa do ustalania prawidłowości rozliczeń i weryfikacji, czy obowiązki podatkowe zostały zrealizowane we właściwy sposób.

Dla przedsiębiorcy oznacza to nie tylko konieczność przedstawienia dokumentów czy udzielenia odpowiedzi na pytania organu, ale przede wszystkim świadomość swoich praw i obowiązków w toku postępowania. Dobrze przygotowany przedsiębiorca może nie tylko sprawniej przejść przez ten proces, ale też realnie wpłynąć na jego wynik poprzez spójną argumentację, uporządkowaną dokumentację i aktywny udział w postępowaniu. Zrozumienie mechanizmu postępowania podatkowego oraz możliwych rezultatów ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania ryzykiem podatkowym.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Sporne środy. Jak odzyskać nadpłacony podatek?

Dowiedz się, jak odzyskać nadpłacony podatek. Eksperci CRIDO omawiają definicję nadpłaty, procedurę, terminy, korekty i najczęstsze błędy podatników.

Wszczęcie postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe może zostać wszczęte z urzędu lub na wniosek strony. Postępowanie podatkowe wszczynane z urzędu zazwyczaj jest poprzedzone innymi czynnościami organu, takimi jak czynności sprawdzające czy kontrola podatkowa.

Wszczęcie postępowania następuje co do zasady poprzez doręczenie stronie postanowienia o wszczęciu, które określa przedmiot sprawy. Wywołuje to określone skutki procesowe — w tym wpływa na bieg terminów przedawnienia oraz otwiera możliwość aktywnego korzystania przez stronę z uprawnień procesowych.

Warto podkreślić: sam fakt wszczęcia postępowania nie przesądza jeszcze o wyniku sprawy. To dopiero etap wejścia „w dyskusję z organem”, a podatnik wciąż ma możliwość wpływania na przebieg i kształt ustaleń.

Przebieg postępowania podatkowego

Po wszczęciu postępowania organ podatkowy przystępuje do wyjaśnienia stanu faktycznego i prawnego sprawy. Na tym etapie organ prowadzi postępowanie dowodowe, czyli zbiera, analizuje i porównuje informacje i może zwrócić się o dokumenty, przeprowadzić przesłuchania lub poprosić o wyjaśnienia. Przy czym organ zobowiązany jest działać z poszanowaniem zasad określających standard prowadzenia postępowania w tym m.in. zasady czynnego udziału strony, informowania, przekonywania oraz szybkości postępowania. Każdą czynność o znaczeniu procesowym organ utrwala w protokole.

Organ może żądać dokumentów, wzywać do złożenia wyjaśnień lub zwracać się o informacje do innych instytucji. Dowodem może być wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem tj. księgi podatkowe, deklaracje, dokumenty źródłowe, zeznania świadków, opinie biegłych.

Jednakże przedsiębiorca nie jest „biernym widzem”, ponieważ może (samodzielnie lub przez pełnomocnika) przeglądać akta, składać wnioski i wyjaśnienia. Warto wskazać, że okoliczność może być uznana za udowodnioną jedynie wtedy, gdy strona miała możliwość odniesienia się do danego dowodu.

Dwuinstancyjność postępowania

Postępowanie ma charakter dwuinstancyjny, dlatego też, jeżeli po wydaniu decyzji podatnik czuje, że sprawa nie została rozstrzygnięta prawidłowo, ma prawo się odwołać. W praktyce dobrze przygotowane odwołanie, wsparte odpowiednią argumentacją prawną i dowodową, potrafi całkowicie zmienić bieg sprawy.

Organ drugiej instancji ponownie analizuje materiał dowodowy, może prowadzić własne czynności sprawdzające i ma prawo uchylić albo zmienić decyzję organu pierwszego stopnia.

Co do zasady:

  • w pierwszej instancji postępowania prowadzą naczelnicy urzędów skarbowych, naczelnicy urzędów celno-skarbowych, a w sprawach lokalnych - wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast, starostowie oraz marszałkowie województw;
  • od decyzji tych organów można się odwołać do organów drugiej instancji - dyrektora izby administracji skarbowej lub samorządowego kolegium odwoławczego.

W sprawach szczególnych – w tym związanych ze stosowaniem klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania – postępowanie w obu instancjach prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Rozstrzygnięcie postępowania podatkowego

Zakończeniem postępowania jest wydanie decyzji rozstrzygającej sprawę co do istoty, która ustala m.in. wysokość zobowiązania lub stwierdza brak obowiązku. Po doręczeniu decyzji podatnik może skorzystać ze środków odwoławczych, a po ich wyczerpaniu — złożyć skargę do sądu administracyjnego.

Jak można się przygotować na wszczęcie postępowania?

Właściwe przygotowanie oznacza przede wszystkim uporządkowanie dokumentacji podatkowej, upewnienie się co do jej spójności i kompletności oraz analizę ewentualnych obszarów spornych. Warto również przeanalizować przyczyny wszczęcia postępowania (w tym ustalenia z ewentualnej wcześniejszej kontroli) oraz rozważyć wsparcie profesjonalnego pełnomocnika, który zadba o odpowiednią argumentację i komunikację z organem.