Od lutego 2026 roku dla dużych firm, a od kwietnia 2026 dla mniejszych, wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jednocześnie od 2019 roku działa Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), wykorzystywana w zamówieniach publicznych. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy pytają: czy po zmianach trzeba będzie wysyłać faktury dwa razy – raz do PEF, a raz do KSeF?
 

Odpowiedź jest dość oczywista i brzmi: nie, ale temat jest bardziej złożony, niż się wydaje. Wyjaśniamy, jak to będzie wyglądało w praktyce, jakie przepisy mają tu kluczowe znaczenie i co musisz zrobić, aby uniknąć problemów.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Sporne środy: Kontrola podatkowa a celno-skarbowa – podobieństwa i różnice

Kontrola podatkowa czy celno-skarbowa? Sprawdź, kto może wejść do firmy, jakie masz prawa, kiedy możesz korygować i jak uniknąć sankcji VAT oraz KKS.

 

Dlaczego w ogóle pojawiło się to pytanie?

PEF obsługuje faktury w zamówieniach publicznych (B2G), natomiast KSeF obejmie wszystkie transakcje – zarówno B2B, jak i B2G (a fakultatywnie również B2C). Wykonawcy formalnie nie mają obowiązku korzystania z PEF. Wynika to wprost z art. 4 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu[1]:

„Wykonawca nie jest obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.”

W praktyce jednak większość szpitali i urzędów wymaga PEF w umowach. Dlaczego? Bo to ułatwia im obsługę dokumentów, przyspiesza i ujednolica procesy. Rezygnacja z PEF może oznaczać opóźnienia w płatnościach, a nawet ryzyko wykluczenia z przetargów.
 

Czy faktury trzeba będzie wysyłać podwójnie?

Nie. Kluczowy jest art. 106gb ust. 7 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę przesłaną za pośrednictwem platformy PEF lub systemu Peppol, zgodną z normą EN-16931-1:2017, po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli wysyłasz fakturę do PEF, Twój dostawca Peppol automatycznie przekazuje ją do KSeF. Nie musisz wykonywać tej czynności dwa razy. Jeden proces – dwa systemy.
 

Jak to będzie wyglądało w realnym scenariuszu?

Przykład 1: Firma dostarczająca sprzęt medyczny

Obecnie wysyła faktury do szpitala przez PEF. Po lutym / kwietniu 2026 proces wygląda identycznie: faktura trafia do PEF, a następnie – bez dodatkowych działań – do KSeF, gdzie otrzymuje numer KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Przykład 2: Firma budowlana realizująca kontrakt publiczny

Korzysta z własnego systemu ERP. Po integracji z dostawcą Peppol faktury wysyłane do PEF są automatycznie przekazywane do KSeF. Firma nie musi zmieniać procedur, ale musi upewnić się, że jej faktury są zgodne z normą EN-16931-1:2017.
 

Jak działa integracja PEF-KSeF?

Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 opisało proces w trzech krokach:

  1. Rejestracja dostawcy Peppol w KSeF – dostawca przesyła plik rejestracyjny podpisany ważnym certyfikatem, zawierającego nazwę podmiotu oraz unikalny identyfikator brokera Peppol. Mechanizm ten weryfikuje tożsamość i status certyfikowanego dostawcy usług Peppol,
  2. Nadanie uprawnień – firma loguje się do KSeF (bez konieczności składania ZAW-FA) i nadaje dostawcy prawo do wystawiania faktur w jej imieniu.
  3. Automatyczna wysyłka – faktura trafia do PEF, a następnie do KSeF, gdzie otrzymuje numer i UPO.

Dla przedsiębiorcy proces wygląda tak samo jak dziś – integracja działa w tle.
 

Uwaga: brak możliwości wysyłki wsadowej

To jedna z najważniejszych zmian, w porównaniu z wysyłką bezpośrednio do KSeF. Wysyłka do KSeF poprzez PEF wymaga interaktywnej sesji i potwierdzenia odbioru każdej faktury. Oznacza to, że nie będzie możliwe wysyłanie faktur w dużych paczkach (wsadach), jak ma to miejsce w wielu systemach ERP obecnie. W przypadku wysyłki z PEF do KSeF każda faktura musi być przesłana i potwierdzona indywidualnie.

Dla firm, które wystawiają setki faktur dziennie, to ogromna zmiana techniczna. W praktyce może wymagać:

  • modyfikacji robota lub integracji ERP,
  • zmiany harmonogramów wysyłki,
  • zapewnienia stabilnego łącza i mechanizmów kolejkowania.

 

Co musisz zrobić przed lutym / kwietniem 2026?

Przygotowania warto zacząć już teraz. Najpierw sprawdź, czy Twój dostawca PEF jest certyfikowany i gotowy do integracji z KSeF. Następnie przeprowadź audyt faktur, aby upewnić się, że są zgodne z normą EN-16931-1:2017. Kolejnym krokiem jest dostosowanie systemu ERP i przetestowanie całego procesu. Warto też opracować plan awaryjny na wypadek problemów technicznych i rozważyć aneksowanie umów z kluczowymi klientami.
 

Dlaczego warto działać już teraz?

Obowiązkowy KSeF wydaje się odległy, ale przygotowania zajmują czas. Im wcześniej zaczniesz, tym łatwiej będzie przeprowadzić testy, wprowadzić zmiany w systemie i uniknąć problemów w ostatniej chwili. Dostawcy Peppol będą mieli kolejki klientów – lepiej być w pierwszej grupie niż w panice na początku 2026.

Potrzebujesz wsparcia?

Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przygotować się do integracji PEF-KSeF i uniknąć kosztownych błędów.

[1] Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym