Pakiet ViDA - fundamentalna reforma systemu VAT w UE

Jak informowaliśmy w poprzednim artykule (Pakiet ViDA przyjęty!) , 5 listopada 2024 r. Rada do Spraw Gospodarczych i Finansowych (ECOFIN) osiągnęła długo oczekiwane porozumienie w sprawie pakietu "VAT in Digital Age" (ViDA). Przyjęcie projektu kończy niemal dwuletni okres intensywnych negocjacji między państwami członkowskimi i otwiera drogę do najistotniejszej reformy systemu VAT w erze cyfrowej.

Nowy harmonogram wdrożenia

Najbardziej znaczącą zmianą w stosunku do pierwotnych założeń jest przesunięcie terminów wdrożenia. Państwa członkowskie otrzymały znacznie więcej czasu na dostosowanie swoich systemów do nowych regulacji. Pakiet ViDA będzie wdrażany stopniowo w latach 2028-2035, co ma umożliwić płynny proces adaptacji zarówno administracji podatkowej, jak i przedsiębiorcom.

Modernizacja zasad sprawozdawczości VAT - rewolucja w raportowaniu transakcji

Pierwszym z trzech filarów pakietu ViDA jest kompleksowa reforma zasad sprawozdawczości VAT. Zmiany w tym obszarze wprowadzają jednolite ramy raportowania cyfrowego w całej Unii Europejskiej. Jest to odpowiedź na narastające wyzwania związane z różnorodnością systemów raportowania w poszczególnych państwach członkowskich.

Zgodnie z przyjętym projektem, reforma w zakresie raportowania cyfrowego i e-fakturowania powinna wejść w życie 1 lipca 2030 r. Faktury elektroniczne będą musiały być zgodne z europejską normą (EN16931), co ma zapewnić interoperacyjność systemów w różnych państwach członkowskich. Co istotne, państwa członkowskie, które - jak Polska - uzyskały zgodę na wprowadzenie systemów e-fakturowania przed 1 stycznia 2024 r. lub już je wdrożyły, będą miały czas do stycznia 2035 r. na dostosowanie swoich rozwiązań krajowych do standardów unijnych.

Praktyczne wyzwanie związane z dostosowaniem do nowych wymogów czeka zatem Krajowy System e-Faktur (KSeF), który obecnie bazuje na autorskim standardzie struktury logicznej faktury FA(2) (a wkrótce FA(3)). KSeF będzie musiał przejść dwuetapowy proces dostosowawczy. Już od 1 lipca 2030 r. będzie musiał obsługiwać faktury transgraniczne zgodnie z normą europejską EN16931, z którą obecnie nie jest kompatybilny. Następnie, do stycznia 2035 roku, konieczne będzie zapewnienie pełnej zgodności z tą normą również dla faktur krajowych.

W praktyce może to oznaczać konieczność równoległego funkcjonowania dwóch standardów w KSeF w okresie przejściowym - krajowego formatu FA dla transakcji lokalnych oraz formatu zgodnego z EN16931 dla transakcji transgranicznych.

Pakiet ViDA przewiduje również zmiany w katalogu obowiązkowych elementów faktury. Obejmują one między innymi konieczność wskazania danych dotyczących rachunku bankowego dostawcy lub usługodawcy. Obecnie polskie regulacje nie przewidują takiego obowiązku – również w strukturze FA(2) pole to jest fakultatywne. W praktyce oznacza to, że ten element będzie wymagał dostosowania do nowego standardu.

W przypadku transakcji transgranicznych faktura będzie musiała zostać wystawiona w ciągu 10 dni od zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego. Jest to kompromis między pierwotnie proponowanym 2-dniowym terminem a obecnie obowiązującymi w wielu krajach dłuższymi terminami.

Nowe zasady dla platform cyfrowych - od kontrowersji do kompromisu

Drugi filar pakietu ViDA, dotyczący opodatkowania usług świadczonych za pośrednictwem platform cyfrowych, był jednym z najbardziej dyskusyjnych elementów reformy. Sprzeciw przedstawicieli Estonii wobec wprowadzenia pojęcia "uznanego dostawcy" (ang. deemed supplier) przez długi czas blokował osiągnięcie porozumienia w sprawie całego pakietu. Przełomowym krokiem na drodze do osiągnięcia konsensusu okazało się znaczące przesunięcie terminu wdrożenia przepisów dotyczących platform cyfrowych - z pierwotnie planowanego 2025 r. na styczeń 2030 r. Dodatkowo w przyjętym pakiecie zmian uwzględniono postulat Estonii dotyczący ochrony małych i średnich przedsiębiorstw przed nadmiernymi obciążeniami administracyjnymi. Państwa członkowskie otrzymały możliwość wyłączenia z zakresu stosowania zasady "uznanego dostawcy" podatników korzystających na ich terytorium z procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw.

Warto podkreślić, że przyjęte propozycje zmian należy rozpatrywać w szerszym kontekście już obowiązujących przepisów. Od 1 lipca 2024 r. obowiązują w Polsce przepisy implementujące dyrektywę DAC7, które nakładają na platformy cyfrowe obowiązki w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji o sprzedawcach. ViDA stanowi więc kolejny krok w kierunku uszczelnienia systemu podatkowego w obszarze gospodarki cyfrowej.

Pojedyncza rejestracja VAT - w kierunku uproszczenia obowiązków

Trzeci filar pakietu ViDA wprowadza fundamentalne zmiany w obszarze rejestracji VAT w Unii Europejskiej. Przyjęte propozycje mają na celu znaczące ograniczenie przypadków, w których przedsiębiorca działający w kilku państwach członkowskich musi uzyskać rejestrację VAT w każdym z nich.

Kluczową zmianą jest rozszerzenie mechanizmu odwrotnego obciążenia na wszystkie transakcje B2B, w przypadku gdy dostawca nie ma siedziby i nie jest zarejestrowany do celów VAT w państwie członkowskim, w którym VAT jest należny. Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną, którzy obecnie co do zasady muszą rejestrować się w każdym kraju, gdzie realizują dostawy.

Równolegle projekt przewiduje istotne rozszerzenie zakresu procedury punktu kompleksowej obsługi  (ang. One Stop Shop, OSS). Procedura OSS ma obejmować również inne rodzaje transakcji, w tym krajowe dostawy towarów do konsumentów przez podatników, którzy nie są zarejestrowani w państwie konsumpcji oraz transgraniczne przemieszczenie towarów, które jest obecnie objęte procedurą magazynu typu call-off stock (zgodnie z proponowanym harmonogramem, od 30 czerwca 2028 r. nie będzie już możliwości rozpoczynania nowych procedur w tym zakresie, zaś dla procedur rozpoczętych do tej daty przewidziano 12-miesięczny okres przejściowy, co oznacza, że mechanizm ten w praktyce przestanie ostatecznie funkcjonować z końcem czerwca 2029 r.).

Reforma wprowadza również nowe rozwiązania w zakresie przemieszczania własnych towarów podatnika do innych państw członkowskich. Przedsiębiorcy otrzymają możliwość raportowania takich przemieszczeń w ramach procedury OSS, bez konieczności rejestracji dla celów VAT w kraju wysyłki lub przemieszczenia towarów. Jest to istotne uproszczenie, szczególnie dla firm prowadzących działalność e-commerce z wykorzystaniem wielu magazynów w różnych krajach UE.

Przyjęte regulacje przewidują także modyfikację sposobu obliczania progu 10 000 EUR dla sprzedaży transgranicznej. Zgodnie z proponowanymi zmianami, przy obliczaniu tego progu będzie uwzględniana wyłącznie wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość towarów z państwa członkowskiego siedziby podatnika, a nie sprzedaż z magazynów zlokalizowanych w innych państwach członkowskich.

Praktyczne skutki reformy - co czeka przedsiębiorców?

Przyjęcie pakietu ViDA rozpocznie okres istotnych zmian w funkcjonowaniu systemu VAT w Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy będą musieli przygotować się na dostosowanie swoich systemów i procesów biznesowych do nowych wymogów, jednak wydłużone terminy wdrożenia dają więcej czasu na odpowiednie zaplanowanie i przeprowadzenie niezbędnych modyfikacji.

Przyjęty pakiet zmian, mimo że wprowadza szereg nowych obowiązków, wydaje się bardziej wyważony niż pierwotna propozycja Komisji Europejskiej. Dłuższe okresy przejściowe oraz większa elastyczność dla państw członkowskich powinny ułatwić dostosowanie się do nowych wymogów zarówno administracji skarbowej, jak i przedsiębiorcom. Kluczowe będzie jednak odpowiednie przygotowanie się do nadchodzących zmian i systematyczne śledzenie procesu implementacji nowych przepisów.