Wszyscy już wiedzą, że krajowy system e-faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla podmiotów posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw, których sprzedaż przekracza 200 mln PLN, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podmiotów objętych tym zakresem.

Rzadziej jednak mówi się o wymogu odbierania faktur za pośrednictwem KSeF. Od 1 lutego 2026 r. zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będą musiały być technicznie przygotowane do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF – niezależnie od tego, kiedy będą zobowiązane do rozpoczęcia ich wystawiania.

Ponadto w przypadku, gdy nabywca jest podmiotem zagranicznym zarejestrowanym do VAT w Polsce, ale nieposiadającym stałego miejsca prowadzenia działalności, sprzedający będzie miał dodatkowy obowiązek: dostarczenia wizualizacji faktury wystawionej w KSeF, tak aby nabywca miał dostęp do dokumentu i mógł go odczytać oraz posłużyć się nim, pomimo braku integracji z KSeF.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: KSeF. Ostatnia prosta czy początek maratonu

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. – harmonogram, ryzyka i wdrożenie

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od lutego i kwietnia 2026 r. To nie tylko wdrożenie narzędzia, ale pełna zmiana podejścia do fakturowania, zgodności podatkowej i zarządzania danymi. Sprawdź, co się zmienia i jak przygotować firmę na KSeF.

Dlaczego dostęp do faktur w KSeF jest konieczny od 1 lutego 2026?

Nawet jeśli obroty przedsiębiorstwa ze sprzedaży (brutto) nie przekroczą limitu 200 mln złotych, to faktury wystawiane przez podmioty objęte obowiązkiem KSeF od 1 lutego 2026 roku będą dostępne wyłącznie w systemie. W praktyce oznacza to, że każda firma będzie musiała zapewnić sobie dostęp do KSeF, aby móc odbierać faktury od swoich kontrahentów.

Aspekty prawne dostępu do faktur w KSeF

Kwestia odbierania faktur przez KSeF nie jest jednak jednoznacznie uregulowana w przepisach. Brak jest wprost sformułowanego obowiązku odbierania faktur przez system. Z drugiej strony, przepisy ustawy o VAT wskazują, że faktury ustrukturyzowane są „wysyłane i odbierane przez KSeF”, co może sugerować konieczność zapewnienia dostępu do systemu. W praktyce oznacza to, że firmy będą musiały rozważyć dostęp do KSeF, aby móc otrzymywać faktury od kontrahentów przechodzących na e-fakturowanie.

Jak uzyskać dostęp do faktur w KSeF?

Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy). W praktyce faktury wystawione w KSeF są automatycznie dostępne dla odbiorców w systemie.

Metody dostępu do faktur w KSeF

Uwierzytelnienie w systemie KSeF:

  • Środek identyfikacji elektronicznej z węzła krajowego
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny
  • Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
  • Certyfikat KSeF

Dostęp anonimowy do faktur:

  • Podanie konkretnych danych dotyczących faktury
  • Bez konieczności uwierzytelniania w systemie
  • Dla odbiorców bez stałego dostępu do KSeF

Biorąc pod uwagę, że 1 lutego 2026 r. podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, powinni oni zadbać o dogodny dla siebie dostęp do KSeF, a tym samym do faktur zakupowych.

Przygotowanie systemów IT do odbierania faktur KSeF

Przygotowanie do korzystania z KSeF, w tym odbieranie faktur, wymaga wcześniejszego wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych i integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF. To kluczowe dla terminowego wdrożenia i bezproblemowego korzystania z systemu.

Harmonogram testowania KSeF 2026

Od 30 września 2025 r. będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0. Natomiast od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dzięki czemu przedsiębiorcy będą mogli wcześniej przygotować się do obowiązkowego KSeF.

Integracja systemów księgowych z KSeF

Kluczowe elementy przygotowań technicznych:

  • Aktualizacja oprogramowania finansowo-księgowego
  • Testowanie połączeń API z systemem KSeF
  • Szkolenie pracowników z obsługi nowych funkcjonalności
  • Przygotowanie procesów obiegu dokumentów

Okres przejściowy i ułatwienia w KSeF 2026

Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF będą obowiązywały od 1 stycznia 2027 roku, a co za tym idzie przez pierwsze jedenaście miesięcy kary pieniężne nie będą nakładane. Administracja skarbowa deklaruje, że w okresie przejściowym skupi się przede wszystkim na edukacji i wsparciu użytkowników.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF wcześniej?

Niemniej nie warto odkładać wdrożenia KSeF w przedsiębiorstwie na ostatnią chwilę. Wczesne rozpoczęcie prac nad wdrożeniem KSeF pozwoli na:

  • Redukcję błędów podczas wdrażania
  • Płynne przejście w nowe realia fakturowania
  • Lepsze przygotowanie zespołu księgowego
  • Uniknięcie problemów technicznych w ostatniej chwili

Automatyczne odbieranie faktur a obowiązki podatnika

Warto podkreślić, że faktury wystawione przez kontrahentów w KSeF będą automatycznie dostępne w systemie dla odbiorcy. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą musieli aktywnie „pobierać” każdej faktury, ale będą mieli do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie się w systemie.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o odbieranie faktur KSeF

Czy małe firmy muszą odbierać faktury przez KSeF od lutego 2026? Kwestia nie jest jednoznacznie uregulowana, ale w praktyce wszystkie firmy będą potrzebowały dostępu do KSeF, aby otrzymywać faktury od kontrahentów.

Czy faktury będą automatycznie dostępne w KSeF? Tak, faktury wystawione przez kontrahentów w KSeF są automatycznie dostępne dla odbiorców.

Kiedy zaczynają obowiązywać sankcje za nieprawidłowe korzystanie z KSeF? Sankcje będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Czy można testować KSeF przed lutym 2026? Tak, API od 30 września 2025 r., pełne testowanie od 1 listopada 2025 r.

Co to jest dostęp anonimowy do faktur w KSeF? Możliwość dostępu do faktury bez uwierzytelniania, poprzez podanie konkretnych danych faktury.

Czy potrzebuję specjalnego oprogramowania do odbierania faktur KSeF? Możesz korzystać z Aplikacji Podatnika lub zintegrować swój system księgowy z API KSeF.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do KSeF? Skontaktuj się z ekspertami CRIDO! Pomożemy Ci we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur i przygotowaniu Twojej firmy do odbierania faktur już od 1 lutego 2026 roku.

Nie czekaj – zacznij przygotowania już dziś!