Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy m.in. o Państwowej Inspekcji Pracy po zakończeniu prac legislacyjnych w Sejmie i Senacie, jednocześnie kierując ją do Trybunału Konstytucyjnego. Nowe przepisy znacząco wzmacniają rolę PIP w kontroli modeli zatrudnienia – szczególnie w obszarze umów cywilnoprawnych i relacji B2B, które w praktyce mogą przypominać stosunek pracy.
Dla pracodawców oznacza to większe ryzyko zakwestionowania współpracy, bardziej „decyzyjne” kontrole oraz potencjalne konsekwencje finansowe. Choć decyzje PIP będą podlegać odwołaniu, sam proces może generować istotne koszty i ryzyka operacyjne.

Co się zmieni?

Najbardziej doniosłą zmianą jest przyznanie PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej. Mechanizm ten nie działa jednak automatycznie. Inspektor pracy w pierwszej kolejności wydaje pisemne polecenie usunięcia naruszeń, odnoszące się do funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub braku umowy o pracę.

Dopiero niewykonanie takiego polecenia otwiera drogę do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy. W praktyce oznacza to formalne „żółte światło” dla pracodawcy – z jednej strony daje ono sygnał ostrzegawczy, z drugiej uruchamia procedurę, w której każdy kolejny krok będzie oceniany pod kątem zgodności z prawem pracy.

Decyzja Inspektora PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy wywołuje skutki nie tylko na gruncie prawa pracy, ale również prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych od dnia jej wydania. Dla wielu firm może owocować istotnymi konsekwencjami finansowymi, zwłaszcza jeśli zakwestionowanie będzie dotyczyć współpracy z większą liczbą osób.

Jednocześnie decyzja taka staje się wykonalna po upływie terminu do odwołania lub po prawomocnym wyroku. Wyjątkowo możliwe będzie nadanie rygoru natychmiastowej wykonalności w przypadku osób objętych szczególną ochroną pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Jednym z najbardziej istotnych rozwiązań nowelizacji jest ochrona osoby wykonującej pracę od momentu rozpoczęcia kontroli. Jeżeli w jej trakcie współpraca zostanie zakończona, osoba objęta postępowaniem zyskuje ochronę zbliżoną do tej, jaką daje kodeks pracy. Sama kontrola PIP staje się więc zdarzeniem uruchamiającym reżim ochronny, co może istotnie zmieniać dotychczasowe strategie „zarządzania ryzykiem” po stronie pracodawców.

Od decyzji inspektora okręgowego przysługiwać będzie odwołanie bezpośrednio do sądu pracy. Jednocześnie projekt wprowadza prekluzję dowodową – wszystkie twierdzenia i dowody trzeba przedstawić już w odwołaniu, a późniejsze uzupełnienia będą możliwe tylko wyjątkowo. Dla pracodawców to istotna zmiana jakościowa: braki dokumentacyjne na etapie kontroli mogą definitywnie zamknąć drogę do skutecznej obrony.

Nowelizacja wprowadza również nowe prewencyjne rozwiązanie systemowe w postaci interpretacji indywidualnych GIP w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy. Interpretacje będą wiążące dla Inspekcji i publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej po anonimizacji.

Ustawa przewiduje 12‑miesięczny okres abolicji dla podmiotów, które dobrowolnie dostosują istniejące umowy cywilnoprawne do reżimu prawa pracy. Przewidziana abolicja może być postrzegana jako „okno bezpieczeństwa”, ale jednocześnie należy zakładać, że po jej zakończeniu kontrole będą bardziej intensywne i lepiej ukierunkowane. Zgodnie z wcześniejszymi założeniami, ustawa wprowadza szeroki zakres wymiany informacji między PIP, ZUS i organami podatkowymi, co będzie wzmacniać analityczny charakter kontroli.

Co to oznacza w praktyce? Jak warto zareagować?

Pracodawcy powinni zakładać, że kontrole PIP staną się bardziej metodyczne i trudniejsze do podważenia. Zdecydowanie warto rozważyć, a następnie wdrożyć działania w następujących obszarach:

Audytu modeli współpracy, tak aby zidentyfikować obszary, w których umowy B2B lub zlecenia funkcjonują w warunkach najbardziej zbliżonych do umowy o pracę, i rozważyć zmianę modelu albo jego istotną modyfikację w zakresie organizacji pracy.

Właściwą dokumentację „od dnia 1”. Z uwagi na prekluzję dowodową, organizacja powinna posiadać gotowe i spójne zestawy dowodów potwierdzających realny, nie-pracowniczy charakter współpracy

Procedury na wypadek kontroli i zasady decyzyjności, w szczególności ze względu na projektowaną ochronę osoby wykonującej pracę od momentu wszczęcia kontroli. Ważne jest, aby firma miała przygotowany podręcznik na wypadek jej wszczęcia: role i odpowiedzialności, tryb udostępniania dokumentów, kanały komunikacji, mechanizmy ochrony informacji oraz zasady podejmowania decyzji.

Wykorzystanie instrumentów „przejściowych” i ochronnych. Wdrażane zmiany przewidują możliwość skorzystania z „abolicji” na uporządkowanie sytuacji, co może być strategicznym oknem na działania dostosowawcze przed spodziewanymi bardziej intensywnymi kontrolami po zakończeniu tego okresu.

Przyjęcie nowej ustawy o PIP oznacza, że władze nie odpuszczają kwestii ochrony praw pracowniczych. Uchwalone przepisy należy postrzegać jako kolejny, bardziej dopracowany etap systemowego wzmacniania instrumentów ochrony pracy. Z kolei dla firm to wyraźny sygnał, że czas działać przed pierwszą kontrolą w nowym reżimie.