Nowe rozporządzenie KSeF od lutego 2026: faktury z załącznikami 3MB, certyfikaty na 2 lata, tokeny do grudnia 2026. Przewodnik dla firm.

W tym artykule:

  • Faktury z załącznikami do 3MB
  • Nowe uwierzytelnianie i certyfikaty KSeF
  • Kody QR dla faktur offline - oznaczenia OFFLINE i CERTYFIKAT
  • System uprawnień i formularz ZAW-FA

21 maja 2025 r. opublikowano projekt nowego rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego korzystania z KSeF. Dokument ten kompleksowo reguluje kwestie związane z dostępem, uwierzytelnianiem, nadawaniem uprawnień oraz oznaczaniem faktur ustrukturyzowanych w środowisku KSeF. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 lutego 2026 r., z niektórymi wyjątkami obowiązującymi już od stycznia lub kwietnia 2026.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: KSeF. Ostatnia prosta czy początek maratonu

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. – harmonogram, ryzyka i wdrożenie

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od lutego i kwietnia 2026 r. To nie tylko wdrożenie narzędzia, ale pełna zmiana podejścia do fakturowania, zgodności podatkowej i zarządzania danymi. Sprawdź, co się zmienia i jak przygotować firmę na KSeF.

Faktury z załącznikami w KSeF – odpowiedź na potrzeby biznesu

Prawdziwym przełomem będzie wprowadzenie możliwości przesyłania faktur z załącznikami KSeF. To rozwiązanie, na które czekały szczególnie duże przedsiębiorstwa z branży energetycznej, telekomunikacyjnej czy paliwowej, gdzie pojedyncza faktura może dokumentować setki różnych pozycji.

Możliwość korzystania z faktur z załącznikami będzie wymagała wcześniejszego uzyskania zgody Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do złożenia szczegółowego zgłoszenia zawierającego uzasadnienie potrzeby korzystania z tego rozwiązania oraz oświadczenia o świadomości konsekwencji nieprawidłowego wykorzystania tej możliwości.

Zgoda będzie ważna przez okres dwóch lat z możliwością przedłużenia po złożeniu ponownego zgłoszenia. Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem wyniesie 3 MB, a załącznik będzie mógł być przesyłany wyłącznie w formacie XML jako integralna część dokumentu.

Ograniczenia dla załączników w KSeF

Kluczowe jest jednak zrozumienie, co faktycznie może znaleźć się w takim załączniku, a co jest niedozwolone. Zgodnie z przepisami, uprawnienie do dołączania załączników może zostać odebrane podatnikowi w przypadku, gdy:

  • Załącznik nie zawiera rozbudowanych danych w zakresie ilości, miary, ceny jednostkowej
  • Załącznik ma charakter marketingowy
  • Załącznik zawiera treści, których rozpowszechnianie jest zabronione

W praktyce oznacza to, że załączniki powinny służyć przede wszystkim uzupełnieniu merytorycznej zawartości faktury, umożliwiając pełne zrozumienie transakcji przez obie strony oraz organy podatkowe.

Nowy system uwierzytelniania w KSeF 2026

Rozporządzenie wprowadza również zmiany w sposobie uwierzytelnienia użytkowników systemu KSeF. Dotychczasowe metody zostaną zastąpione rozwiązaniami opartymi na zaawansowanych standardach bezpieczeństwa cyfrowego.

Nowy system uwierzytelnienia KSeF będzie wymagał korzystania z jednej z czterech metod: środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie przyłączonym do węzła krajowego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub nowo wprowadzonego certyfikatu KSeF.

Certyfikat KSeF – innowacyjne rozwiązanie z możliwością odnowienia

Certyfikat KSeF stanowi innowacyjne rozwiązanie, które można wygenerować po uwierzytelnieniu się jedną z pozostałych metod, charakteryzuje się dwuletnią ważnością i możliwością odnowienia. To kluczowe narzędzie dla firm planujących korzystanie z trybu offline w KSeF.

Ministerstwo przewidziało okresy przejściowe uwzględniające potrzeby przedsiębiorców. Do 31 grudnia 2026 roku możliwe będzie korzystanie z dotychczasowych tokenów, a do 31 marca 2026 roku z podpisu zaufanego dla osób fizycznych. Takie rozwiązanie umożliwia stopniowe dostosowywanie się do nowych wymagań.

Kody weryfikujące i oznaczanie faktur offline

Rozporządzenie określa szczegółowe zasady oznaczania faktur ustrukturyzowanych, które są udostępniane nabywcy poza KSeF. Choć KSeF ma być głównym kanałem obiegu faktur, ustawodawca przewidział sytuacje, w których faktura trafia do odbiorcy inną drogą — np. e-mailem.

Kody QR w fakturach - oznaczenia OFFLINE i CERTYFIKAT

Kluczowym elementem jest kod weryfikujący, który zawiera dane umożliwiające jednoznaczne powiązanie faktury z dokumentem przesłanym do KSeF. Wśród tych danych znajdziemy m.in. adres API systemowego, datę wystawienia faktury, NIP sprzedawcy oraz wyróżnik faktury. Co istotne, kod ten może przybrać formę linku lub graficznego kodu QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Faktury wystawiane w trybie offline (np. w sytuacji awarii lub braku dostępu do KSeF) muszą zostać dodatkowo oznaczone słowem „OFFLINE". Z kolei faktury, które wymagają potwierdzenia tożsamości wystawcy — w szczególności te podpisywane certyfikatem — powinny zawierać kod autentyczności oraz oznaczenie „CERTYFIKAT".

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku faktur przesyłanych w formacie ustrukturyzowanym, który nie umożliwia bezpośredniego zamieszczenia kodów na samej fakturze, dopuszcza się przekazanie ich w postaci oddzielnego linku lub kodu graficznego. To rozwiązanie zapewnia elastyczność, ale jednocześnie nakłada obowiązek prawidłowego zintegrowania systemów księgowych z wymaganiami technicznymi KSeF.

System uprawnień w KSeF 2026

W przypadku uprawnień, rozporządzenie wprowadza przejrzysty system czterech kategorii uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwsza kategoria obejmuje uprawnienia do nadawania lub odbierania uprawnień innym podmiotom, co stanowi podstawę całego systemu zarządzania dostępem. Druga dotyczy wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Trzecia kategoria reguluje wystawianie faktur w mechanizmie samofakturowania, natomiast czwarta obejmuje faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA.

Kto może otrzymać uprawnienia w KSeF?

System uprawnień został zaprojektowany z uwzględnieniem różnorodności podmiotów uczestniczących w procesach gospodarczych. Podstawowe uprawnienia przysługują podatnikom oraz podmiotom określonym w artykule 106c ustawy o VAT, ale rozporządzenie przewiduje również możliwość nadawania uprawnień wskazanym osobom fizycznym, które mogą działać jako przedstawiciele różnych jednostek organizacyjnych.

Uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur przysługiwać mogą również innym podmiotom, np. na rzecz biura rachunkowego lub zewnętrznego operatora systemu finansowo-księgowego.

W przypadku osób fizycznych nieposiadających środków elektronicznego uwierzytelnienia, przewidziano alternatywny tryb zgłoszenia poprzez zawiadomienie składane do naczelnika urzędu skarbowego. W tym zakresie Ministerstwo zaktualizowało formularz ZAW-FA.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jak długo można używać tokenów w KSeF? Do 31 grudnia 2026 r., ale uniemożliwiają generowanie certyfikatu KSeF.

Jaki maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem? 3 MB w formacie XML jako integralna część dokumentu.

Czy faktury offline wymagają specjalnego oznaczenia? Tak – kodów QR z oznaczeniami "OFFLINE" i "CERTYFIKAT".

Które branże mogą używać faktur z załącznikami w KSeF? Wszystkie – po uzyskaniu zgody KAS.

Podsumowanie

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów z 21 maja 2025 r. znacząco rozszerza i doprecyzowuje ramy prawne funkcjonowania KSeF, nadając większą wagę aspektom technicznym i organizacyjnym. Nowe przepisy podkreślają konieczność odpowiedniego uwierzytelniania, precyzyjnego oznaczania faktur oraz świadomego zarządzania uprawnieniami.

W praktyce oznacza to, że zarówno działy księgowe, jak i dostawcy systemów ERP powinni jak najszybciej podjąć działania przygotowawcze. Dostosowanie się do nowych regulacji nie będzie jedynie formalnością — stanie się warunkiem sprawnego i zgodnego z prawem wystawiania faktur w ekosystemie KSeF od 2026 roku.

Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu nowych zasad KSeF w swojej firmie? Eksperci CRIDO pomogą przygotować się na zmiany już od lutego 2026 r. Skontaktuj się z nami już dziś!