Prace legislacyjne nad ustawą o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych zmierzają już ku końcowi. Kogo, w jakich przypadkach i od kiedy obejmą nowe przepisy?

Nowa ustawa[1] ma na celu implementację przepisów dyrektywy w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych[2]. Ustawodawca unijny zauważył, że przepisy dyrektywy VAT regulujące kwestię faktur elektronicznych są dość ogólne[3]. Powstałe w ten sposób luzy decyzyjne spowodowały, że w poszczególnych państwach UE przyjęte zostały różne wymogi prawne i standardy techniczne w zakresie e-faktur. Dodatkowo, wystawienie faktury elektronicznej jest na gruncie przepisów o VAT możliwe dopiero po akceptacji takiego rozwiązania przez nabywcę[4].

Okoliczności te nie ułatwiają rozwoju handlu i świadczenia usług na unijnym wspólnym rynku. W związku z tym zapadła decyzja o „rozruszaniu” konkurencji poprzez przyjęcie – na potrzeby ogromnego przecież sektora zamówień publicznych – jednolitej struktury logicznej e-faktury, która będzie dzięki temu akceptowana w całej UE. Jednocześnie, idąc z duchem czasu, obieg jednolitych e-faktur ma mieć charakter zautomatyzowany. W rezultacie, w świecie zamówień publicznych będziemy mieli do czynienia z zupełnie nową jakością - e-fakturą w rozumieniu nowych przepisów nie będzie bowiem faktura w formie graficznego pliku PDF.

Do kogo adresowane są nowe przepisy

Nowe przepisy o e-fakturach dotyczyć będą wszystkich podmiotów, które dokonują zamówień publicznych w trybie:

  • ustawy Prawo zamówień publicznych[5],
  • ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym[6],
  • ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane i usługi[7].

Oznacza to, że nowymi przepisami objęte będą m. in. organy władzy publicznej wszystkich szczebli (w tym jednostki samorządu terytorialnego), uczelnie publiczne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, spółki komunalne powołane do realizacji zadań publicznych, komunalne towarzystwa budownictwa społecznego, wybrane osoby prawne spełniające szczególne kryteria wskazane w ww. ustawach.

W świetle projektowanych przepisów wszystkie te grupy podmiotów będą zobowiązane do przyjmowania e-faktur w jednolitym europejskim standardzie od dostawców towarów / wykonawców prac realizowanych w trybie zamówień publicznych. Co istotne, decyzja o wystawieniu jednolitej e-faktury zasadniczo należeć będzie tylko do dostawcy (wykonawcy), gdyż w przypadku zamówień publicznych nie będzie już wymagana zgoda nabywców na wystawianie faktur elektronicznych.

Początkowo obowiązek wystawiania jednolitych e-faktur planowano nałożyć również na wykonawców zamówień publicznych. Z tego założenia ustawodawca jednak się wycofał, a więc dla dostawców / wykonawców prac stosowanie nowych e-faktur pozostanie całkowicie dobrowolne.

W jakich sytuacjach stosowane będą nowe przepisy

Jak już wspomniano, nowe przepisy będą dotyczyły zamówień publicznych realizowanych w trybie ww. trzech ustaw. Spod reżimu fakturowania elektronicznego trwale wyłączono jedynie zamówienia objęte tajnością ze względu na ochronę bezpieczeństwa państwa.

Warto zwrócić uwagę, że fakturowanie elektroniczne ma obowiązywać również w przypadku małych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progu równowartości 30 tys. euro. W tym ostatnim przypadku ustawodawca pozwala jednak wyłączyć zastosowanie e-faktur w umowie, ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego.

Jak mają działać nowe e-faktury

Odbiór i wysyłka e-faktur odbywać się będzie za pośrednictwem nowo tworzonej dedykowanej platformy informatycznej. Wszystkie podmioty zobowiązane do odbioru e-faktur będą musiały założyć na niej bezpłatne konto. Ze względu na wprowadzenie jednolitej struktury e-faktur, za pośrednictwem polskiej platformy możliwy będzie odbiór i przesyłanie faktur elektronicznych w ramach całej Unii Europejskiej.

Przy użyciu platformy możliwe będzie również wysyłanie i odbieranie dodatkowych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych: zlecenia dostawy (zamówienia), awiza dostawy, potwierdzenia odbioru, noty księgowej oraz faktury korygującej. Wymiana tych dodatkowych dokumentów będzie jednak możliwa tylko za zgodą drugiej strony transakcji.

Zakres danych w e-fakturze obejmować będzie elementy wymagane przez przepisy ustawy o VAT oraz dodatkowe informacje o odbiorcy płatności i zawartej umowie na realizację zamówienia publicznego (lub odpowiednio umowie koncesji / umowie o partnerstwo publiczno-prywatne).

Dla upowszechnienia systemu, ustawodawca przewiduje możliwość upoważniania innych podmiotów do wysyłania e-faktur (w imieniu wykonawców zamówień publicznych) lub do ich odbioru (w imieniu nabywców). Wydaje się, że rozwiązanie to może szczególnie zainteresować jednostki samorządu terytorialnego, które będą mogły upoważnić jedną ze swoich jednostek jako centralnego odbiorcę wszystkich e-faktur.

Warto podkreślić, że udostępnione zostały informacje techniczne, dzięki którym twórcy programów finansowo-księgowych mogą utworzyć moduły łączące ich aplikacje z platformą, co powinno pozwolić na większą automatyzację obsługi jednolitych e-faktur.

Od kiedy będą stosowane jednolite e-faktury

Ustawa ma wejść w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r. Do tego czasu podmioty zobowiązane do odbioru e-faktur powinny założyć sobie konto na platformie. Późniejsze założenie konta będzie dopuszczalne pod warunkiem, że przewidywane terminy otrzymania e-faktur przypadają po wejściu ustawy w życie.

Należy zauważyć, że ustawodawca chce odroczyć stosowanie projektowanych przepisów do zamówień publicznych nieprzekraczających progu równowartości 30 tys. euro. Odbiór jednolitych e-faktur w przypadku takich zamówień będzie obowiązkowy dopiero od 1 sierpnia 2019 r., chyba że – zgodnie z wcześniejszymi uwagami - ich zastosowanie zostanie wyłączone w dokumentach ogłaszających zamówienie. Warto podkreślić, że w przypadku „małych” zamówień przepisy o e-fakturach nie będą stosowane do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie jednolitych e-faktur (ani też do umów zawartych w wyniku takich postępowań). Skoro bowiem na dzień wprowadzenia nowych e-faktur postępowania te będą już w toku, to w normalnym trybie zamawiający nie miałby możliwości wyłączyć e-faktury, jako że musi tego dokonać już na etapie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

Ze względu na to, że Polska musi przyjąć ustawę implementującą dyrektywę o fakturowaniu elektronicznym do 27 listopada 2018 r. (a więc pozostało jedynie 2,5 miesiąca), wydaje się, że kształt omówionego tu projektu nie powinien już ulec drastycznym zmianom. Niemniej, warto śledzić rozwój prac na bieżąco, szczególnie że ustawodawca przewiduje jedynie kilkumiesięczny okres vacatio legis. Warto również dowiedzieć się, czy producent stosowanego oprogramowania księgowego przewiduje zautomatyzowanie połączeń z platformą, co pozwoliłoby na ułatwione wdrożenie nowych e-faktur.

[1] Ostatni opublikowany projekt nosi datę 27 lipca 2018 r. Status prac w Rządowym Centrum Legislacji można śledzić pod tym adresem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12311002/katalog/12504830

[2] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. U. UE L 133 z 6 maja 2014 r., str. 1)

[3] Por. art. 106m-106n ustawy o VAT.

[4] Por. art. 232 dyrektywy VAT i odpowiadający mu art. 106n ust. 1 ustawy o VAT.

[5] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.

[6] Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym, tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1834 ze zm.

[7] Ustawa z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, Dz. U. z 2016 r., poz. 1920 ze zm.