W ostatnich miesiącach Ministerstwo Finansów przedstawiło nowy projekt ustawy, który wprowadza szereg zmian w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oraz przesuwa wybrane obowiązki przedsiębiorców na późniejsze terminy. Tym samym czas, jaki zyskują Państwo dzięki etapowemu podejściu Ministerstwa Finansów, może być cenny, jednak nie warto go marnować.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film edukacyjny: JPK_CIT – jak się przygotować?

Tomasz Groszyk, starszy menedżer w CRIDO zajmujący się digitalizacją funkcji podatkowych, przedstawia w filmie podstawowe informacje dotyczące przygotowań do wdrożenia nowego obowiązku.

Co wiemy – jakie są najnowsze zmiany w KSeF?

Zgodnie z najnowszym projektem ustawy, obowiązek fakturowania za pomocą KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach. Po pierwsze, 1 lutego 2026 r. zaczną go stosować przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w roku 2025 przekroczy 200 mln zł. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r., KSeF obejmie również pozostałych podatników VAT.

Ministerstwo Finansów zaplanowało również szereg działań określanych mianem „ułatwień” (które jednak muszą zostać uwzględnione z myślą o kontrahentach, których model wdrożenia KSeF zawsze stanowi istotną niewiadomą) i przesunięć terminów, aby lepiej przygotować się do nowej rzeczywistości e-fakturowania.

Przykładowo, do 31 lipca 2026 r. nie będzie konieczności podawania numeru KSeF w płatnościach (także w ramach mechanizmu podzielonej płatności), a kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF (w tym za niewystawienie faktury w systemie) nie będą nakładane. Z myślą o podatnikach  „wykluczonych cyfrowo” faktury o wartości 450 zł brutto będą mogły być wystawiane w tradycyjnych „nieustrukturyzowanych” formach (pod warunkiem, że łączna wartość takich faktur w miesiącu nie przekroczy 10.000 zł) – do 30 września 2026 r. Kluczowe znaczenie może mieć natomiast przyznanie opcji stosowania trybu offline do końca 2026 r.

Kolejną zmianą, istotną z punktu widzenia wielu firm jest możliwość wystawiania e-faktur w KSeF dla konsumentów, co dotychczas było wyłączone z planów ustawodawcy. Obecnie przewiduje się, że przedsiębiorcy sami zdecydują, czy korzystać z e-faktur także w relacjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, czy pozostać przy tradycyjnych formach dokumentów. To oznacza nieco większą elastyczność i pozwala łagodniej przejść do pełnej cyfryzacji. Jest to ważne zagadnienie również z perspektywy tych podmiotów, które zrealizowały już znaczną część prac dostosowujących do nowego modelu fakturowania opierając się na założeniu, że obrót B2C będzie realizowany poza rządową platformą.

W ramach projektowanych regulacji pojawia się również nowa wersja struktury e-faktury – FA(3). Istotne różnice w porównaniu z obecnie obowiązującą w fakultatywnym KSeF wersją FA(2) obejmują między innymi możliwość dołączania załączników (węzeł Zalacznik). Szczegółowe zmiany w strukturze zostały przez nas opisane w tym artykule. Chociaż podatnicy nie wiedzą jeszcze, kiedy dokładnie zostanie uruchomione środowisko testowe dla FA(3), warto już teraz uwzględnić w harmonogramie niezbędne prace dostosowawcze, aby uniknąć późniejszego pośpiechu.

Jak podejść do wdrożenia KSeF w organizacji?

Wdrożenie KSeF może wymagać kompleksowych zmian, zarówno w procedurach księgowych i podatkowych, jak i w systemach informatycznych. To, jakie prace należy wykonać obecnie, zależy przede wszystkim od tego, w jakiej fazie przygotowań się znajduje się Państwa firma.

a) Rozpoczęli Państwo przygotowania z wyprzedzeniem

Jeżeli już wcześniej rozpoczęli Państwo prace nad KSeF, które w stopniu zaawansowanym zostały przerwane ze względu na odroczenie terminu, należy m.in. zweryfikować dotychczas przyjęte założenia pod kątem najnowszych zmian w schemie FA(3). Warto sprawdzić, czy nie wprowadzili Państwo rozwiązań, które zostały zniesione lub zmodyfikowane w ostatnim projekcie. Należy też przyjrzeć się organizacji procesów – możliwe, że w okresie zawieszenia prac pojawiły się nowe strumienie sprzedaży, nowe wymogi kontrahentów lub zmiany w organizacji zespołów, które mogą wpływać na ostateczny kształt procesów fakturowania. Być może nowa wersja systemu ERP albo reorganizacja działów handlowych wymaga aktualizacji konfiguracji i mapowania pól.

b) Jeszcze nie rozpoczęli Państwo działań

Jeżeli nie macie Państwo żadnego doświadczenia z KSeF, sugerujemy oszacować na wstępie skalę obowiązków, które Państwa dotyczą. Analiza powinna rozpocząć się od identyfikacji procesów z perspektywy sprzedażowej i zakupowej. Pod kątem merytorycznym warto przyjrzeć się przypadkom, które mogą wymagać zmiany traktowania podatkowego lub ekspozycja związanych z nimi ryzyk wzrośnie w przypadku raportowania do MF w czasie rzeczywistym. W skład tej analizy powinna wejść również weryfikacja zakresu danych wymaganych najnowszą schemą FA(3) i – rzecz jasna – możliwości związanych z e-fakturowaniem oferowanych przez system ERP i inne narzędzia informatyczne.

KSeF a JPK CIT

Warto pamiętać, że za wdrożenie KSeF odpowiadają zazwyczaj te same zespoły, które obecnie pracują nad JPK CIT (księgowość, IT, działy wsparcia biznesu). Chociaż rozpoczął się już pierwszy okres sprawozdawczy objęty nowym obowiązkiem raportowania, wiele firm nie przeprowadziło jeszcze analizy gotowości dotyczącej tego obowiązku. Dla firm w takiej sytuacji naturalnym priorytetem wydaje się zajęcie właśnie tym obszarem, a dopiero później zamierzają one przejść do prac nad KSeF.

Takie podejście pozwoli uniknąć przeciążenia zespołów i zapewni odpowiednią jakość obu projektów. Wymaga jednak starannego sporządzenia harmonogramu, znalezienia punktów i obszarów prac dotyczących obu zagadnień (np. prezentacja numerów VAT/ NIP kontrahentów, umieszczenie numeru KSeF również w wymaganych polach struktur JPK_KR_PD i JPK_ST_KR) i dużej dyscypliny na etapie ich wdrożenia.

Podsumowanie

Jak widać ilość zmian w projekcie KSeF jest znacząca, a dodatkowo nakładają się one na wymogi związane z obowiązkowym raportowaniem w podatku dochodowym. To kumulacja, która wymaga od przedsiębiorców szczególnej uwagi. Jeśli we właściwy sposób rozłożą Państwo akcenty i zadbają Państwo o synergię między projektami , końcowy efekt może przynieść nie tylko wypełnienie nowych obowiązków, ale też poprawę efektywności operacyjnej w obszarze rozliczeń.

Zespół ekspertów CRIDO, łączący specjalistów z obszaru biznesowego, technologicznego i podatkowo-prawnego, zrealizował blisko 100 projektów wspierających klientów w przygotowaniu do wdrożenia KSeF.

Skontaktuj się z nami, aby omówić, jak wspólnie możemy wesprzeć Cię w tym procesie.