Na początku listopada Ministerstwo Finansów opublikowało nowy projekt ustawy, który wprowadza kluczowe zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a także odroczenia niektórych obowiązków dla przedsiębiorców. Dowiedz się, co się zmienia i ile dodatkowego czasu zyskają firmy na przygotowanie się do nowych obowiązków.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Wdrożenie JPK CIT – jak się przygotować

Zapraszamy na film pokazujący najważniejsze elementy wdrożenia nowego pliku kontrolnego w zakresie podatku dochodowego czyli JPK CIT.

1. Etapowe wprowadzanie KSeF

Projekt ustawy przewiduje stopniowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF przez wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Zostały zaplanowane dwa główne etapy:

  • 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł.
  • 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców niezależnie od wartości sprzedaży.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>

 

2. Odroczenie terminów niektórych obowiązków

Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wprowadzenie szeregu udogodnień, które mają ułatwić przedsiębiorcom adaptację do nowych zasad. Wśród kluczowych przesunięć terminów znajdują się następujące daty.

  • do 31 lipca 2026 r.
    • brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (także w przy mechanizmie podzielonej płatności)
    • możliwość wystawiania faktur za pomocą kas fiskalnych
    • brak kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF (m.in. za niewystawienie faktury w KSeF)
  • do 30 września 2026 r.
    • możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie dla tzw. podatników „wykluczonych cyfrowo” (o małej skali działalności)
  • do 31 grudnia 2026 r.
    • możliwość wystawiania faktur w trybie offline dla wszystkich podatników.

 

3. Faktury konsumenckie w KSeF

Dotychczas ustawa o KSeF wyłączała możliwość wystawiania e-faktur dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane w trakcie konsultacji publicznych Ministerstwo Finansów dopuściło możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF. Wystawca faktury będzie miał swobodę decyzji, czy wystawia e-fakturę wysyłaną do KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach.

4. Nowa struktura faktury – FA(3)

Wraz z projektem ustawy o KSeF Ministerstwo Finansów opublikowało również nową wersję schemy e-faktury, czyli schemę FA(3). Najważniejsze zmiany w stosunku do poprzedniej schemy FA(2) prezentujemy poniżej.

  • Wprowadzenie załącznika do e-faktury

W odpowiedzi na potrzeby podatników zgłaszane w trakcie konsultacji publicznych Ministerstwo Finansów wprowadziło do schematu e-faktury nowy, fakultatywny węzeł Zalacznik, w którym podatnicy będą mogli prezentować rozbudowane dane m.in. w zakresie jednostek miary, ilości i ceny towaru lub usługi. Temat załącznika do e-faktury omówimy szczegółowo w kolejnym artykule, ponieważ jest to zmiana, która ma szczególnie istotny wpływ na proces generowania e-faktur.

  • Znaczniki „JST” i „GV”

Do węzła Podmiot2 zostały dodane dwa nowe obligatoryjne pola – znacznik JST oraz znacznik GV.

Znacznik JST będzie służył do oznaczenia faktur wystawianych dla podmiotów podległych jednostkom samorządu terytorialnego (np. gminie). W przypadku takich faktur wystawca będzie musiał dodatkowo wypełnić węzeł Podmiot3, który umożliwi dostęp do faktury temu podmiotowi, w tym również określić rolę podmiotu w polu Rola jako 8 (co oznacza „Jednostka samorządu terytorialnego - odbiorca”).

Z kolei znacznik GV będzie używany do oznaczania faktur wystawianych dla członków grup VAT. W przypadku tych faktur wystawca będzie musiał dodatkowo wypełnić węzeł Podmiot3, aby umożliwić dostęp do faktury członkowi grupy VAT, określając rolę w polu Rola jako 10 (co oznacza „Członek grupy VAT – odbiorca”).

  • Nowa roli „Pracownik” w węźle Podmiot3

W węźle Podmiot3 w polu Rola została dodana nowa rola „Pracownik”. Zmiana ta ma istotne wpływ na obszar identyfikacji faktur związanych z tzw. wydatkami pracowniczymi, co może mieć znaczenie zarówno w kontekście ewidencji podatkowej, jak i późniejszego rozliczania takich wydatków w firmach.

  • Nowe zasady wskazywania terminu płatności

W węźle TerminPlatnosci zlikwidowano obowiązkowość podania terminu płatności jako konkretnej daty dziennej, umożliwiając tym samym wskazanie terminu płatności w formie opisowej (np. „14 dni od otrzymania faktury”). Do tego celu będzie służył węzeł TerminOpis.

5. Konsultacje publiczne

Ministerstwo Finansów otworzyło finalne konsultacje projektu ustawy.

Więcej informacji o konsultacjach publicznych znajdziesz tutaj.

6. KSeF – o czym należy pomyśleć już teraz?

Wdrożenie KSeF to wieloetapowy i wymagający proces, który wymaga połączenia wiedzy podatkowej, prawnej, systemowej i procesowej. Mimo że termin obowiązkowego przejścia na KSeF przypada za nieco ponad rok, doświadczenie pokazuje, że implementacja takiego rozwiązania w przedsiębiorstwach trwa niejednokrotnie powyżej 12 miesięcy. Jest więc to dobry moment, aby rozpocząć przygotowania, jeśli prace zmierzające do zaplanowania procesów biznesowych jeszcze się nie rozpoczęły. Dla wielu podatników obowiązek korzystania z KSeF zbiegnie się dodatkowo z obowiązkowym raportowaniem JPK_CIT, co zwiększa konieczność zaplanowania zasobów i harmonogramów wdrożeniowych.

Zespół ekspertów CRIDO, łączący specjalistów z obszaru biznesowego, technologicznego i podatkowo-prawnego, zrealizował blisko 100 projektów wspierających klientów w przygotowaniu do wdrożenia KSeF.

Skontaktuj się z nami, aby omówić, jak wspólnie możemy wesprzeć Cię w tym procesie.