Ewentualna potrzeba stworzenia nowych wytycznych / procedur dedykowanych KSeF, zasad odpowiedzialności i postępowania w poszczególnych obszarach (biznesowym, księgowym, prawnym, compliance, IT) jest przedmiotem rozważać wielu organizacji. Wielość obszarów na które wpływa KSeF i pojawienie się zupełnie nowych ról (jak administrator KSeF) czy wymogów powiązanych z umowami (metoda wysyłki faktury, terminy płatności, fakturowanie w razie awarii) zachęca do stworzenia jednego spójnego dokumentu, które doprecyzuje sposób funkcjonowania firmy w nowej rzeczywistości, wskaże dyrektywy kierunkowe tam, gdzie biznes musi reagować sprawnie, a działy wsparcia prace te powinny od swojej strony stosownie zabezpieczać. Przygotowanie procedury to też moment, w którym raz jeszcze można porozmawiać o tym, czy faktycznie zabezpieczone są podstawowe obszary ważne dla ciągłości biznesu i bezpieczeństwa w firmie.

Przy tej okazji nie należy zapominać o istniejących procedurach / dokumentach wewnętrznych – w tym „bardzo podstawowych”, takich jak polityka rachunkowości czy procedura obiegu dokumentów, ale też polityka podatkowa / procedura regulująca obowiązki podatkowo-sprawozdawcze (KKS).

Aktualizacja polityki rachunkowości jest konieczna?

Polityka rachunkowości to zbiór zasad i rozwiązań organizacyjnych, które określają sposób prowadzenia ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jej rolą jest zapewnienie zgodności z przepisami, ale także ochrona interesów przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem jego specyfiki, potrzeb i zasobów.

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, każda jednostka ma obowiązek określić w polityce rachunkowości m.in.:

  • sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • strukturę ksiąg rachunkowych, wzajemnych powiązań i funkcji,
  • system przetwarzania danych / dokumentów,
  • system ochrony danych, w tym dowodów księgowych (których formę zmienia KSeF), metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania.

Takie elementy jak istnienie faktur ustrukturyzowanych, tryby awaryjne, nowe zasady archiwizacji, metodyki integracji danych na linii KSeF-system księgowy, dodatkowe systemy informatyczne wspierające KSeF, dostępy / autoryzacje, brak not korygujących poprawiających drobne błędy na fakturach zakupu – to jedne z aspektów, w jakie ingeruje KSeF. Dotychczasowe zasady obiegu faktur, dokumentowania, ochrony danych muszą zostać zrewidowane, a w konsekwencji zaktualizowane co najmniej w polityce rachunkowości.

Polityka rachunkowości powinna odzwierciedlać faktyczny przebieg procesów finansowo-księgowych – inaczej pojawi się ryzyko rozbieżności między praktyką a zapisami dokumentu. Audytor podczas badania sprawozdania finansowego może zwrócić uwagę na brak aktualizacji, co może zostać uznane za słabość w systemie kontroli wewnętrznej (część audytorów już postuluje wprowadzanie zmian).

Procedura obiegu dokumentów, polityka podatkowa i inne…

Procedura obiegu dokumentów powinna jasno określać etapy przetwarzania m.in. faktur – od momentu ich wystawienia lub odbioru – w nowym roku – w KSeF, przez weryfikację i akceptację, aż po zaksięgowanie i archiwizację. Ważne jest uwzględnienie trybów awaryjnych (np. brak dostępu do KSeF) oraz zasad nadawania uprawnień do korzystania z systemu.

Polityka podatkowa / Procedura regulująca obowiązki podatkowo-sprawozdawcze (KKS) często również przedstawia metodykę pracy z fakturą i wymaganymi akceptacjami / działaniami dookreślającymi poprawność ich ujęcia, niezbędnymi załącznikami, metodą korekty danych (w tym poprzez noty) – procesy te zmieniają się, rosną oczekiwania MF co do należytej staranności. A do tego, przygotowanie JPK_VAT wymagać będzie również połączenia się z KSeF celem uzupełnienia numerów KSeF i nowych znaczników.

Uważne przejrzenie powyższych procedur (ale i innych istniejących w firmie) z perspektywy aktualności przepisów ale i procesów zmienianych KSeFem powinno być nieodłącznym elementem okresowej rewizji aktualności istniejących w firmie dokumentów wewnętrznych.

***

W CRIDO projektujemy i wdrażamy procedury tak, by sprawdzić (najlepiej przed startem KSeF) czy organizacja przemyślała kluczowe aspekty pracy z KSeF a przyszła, codzienna praca sprzedaży, zakupów, logistyków, finansów, księgowości, prawników czy IT była zgodna z przepisami i uwzględniała efektywny podział odpowiedzialności w procesach zakupowych, sprzedażowych, utrzymania relacji z klientami czy raportowania podatkowego.

Wskazujemy obszary, o których trzeba pomyśleć w związku z pojawieniem się w organizacji KSeF, dajemy rekomendacje i dopasowujemy dokumenty do struktury firmy, branży czy użytkowników systemu.

Zachęcamy do kontaktu, w razie potrzeby wsparcia w tym aspekcie pracy „z KSeF”!