30 maja 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur, który został następnie zaktualizowany 12 czerwca. Nowelizacja stanowi odpowiedź na postulaty zgłaszane przez środowiska biznesowe i ma na celu ułatwienie wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w Polsce. W ramach pakietu legislacyjnego opublikowano również dwa projekty rozporządzeń wykonawczych – dotyczących zarówno zasad korzystania z KSeF, jak i przypadków wyłączenia z obowiązku jego stosowania.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: KSeF. Ostatnia prosta czy początek maratonu

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. – harmonogram, ryzyka i wdrożenie

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od lutego i kwietnia 2026 r. To nie tylko wdrożenie narzędzia, ale pełna zmiana podejścia do fakturowania, zgodności podatkowej i zarządzania danymi. Sprawdź, co się zmienia i jak przygotować firmę na KSeF.

Projekt nowelizacji ustawy

W stosunku do projektu ustawy z 11 kwietnia 2025, nowy projekt nie przynosi fundamentalnych zmian. Główne zmiany obejmują:

  1. stały tryb offline24

Projekt utrzymuje możliwość korzystania z trybu „offline24” – umożliwiającego wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przesłanie ich do KSeF dopiero w kolejnym dniu roboczym. Zrezygnowano jednak z wcześniejszego ograniczenia uzależniającego skorzystanie z tej opcji od „specyfiki działalności”, udostępniając tym samym możliwość korzystania z trybu offline24 większemu gronu podatników. Ustawa wprowadza ponadto obowiązek oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem również dla podmiotu innego niż podatnik, w przypadku użycia tej faktury poza KSeF.

  1. fakturowanie konsumentów (B2C)

W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w toku konsultacji publicznych, projekt nowelizacji ustawy o VAT zakłada wprowadzenie fakultatywnej możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych również dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

  1. załączniki do faktur

Najnowsza wersja nowelizacji potwierdza, że system KSeF zostanie rozszerzony o możliwość dołączania załączników do faktur. Funkcjonalność ta będzie dostępna wyłącznie dla podmiotów uprzednio zarejestrowanych i korzystających z interfejsu API. Stanowi to odpowiedź na potrzeby firm prowadzących złożoną dokumentację transakcyjną.

  1. faktury VAT RR

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obsługiwał również faktury VAT RR, wystawiane na rzecz rolników ryczałtowych.

  1. udostępnianie faktur

Nowelizacja precyzuje zasady przekazywania faktur w formie elektronicznej, w tym poza samym systemem KSeF. Uregulowano formy, kanały i dopuszczalne techniczne sposoby udostępniania dokumentów. M.in., zgodnie ze zmianami w art. 106gb, podatnik będzie mógł przekazać fakturę ustrukturyzowaną także nabywcy, który nie posługuje się NIP, a więc np. konsumentowi czy podmiotowi zagranicznemu. W takich przypadkach faktura może być udostępniona poza KSeF, w sposób prosty i wygodny dla nabywcy, np. e-mailem, bez konieczności logowania do systemu. Wprowadza się również tzw. dostęp anonimowy: nabywca bez NIP, który chce mieć dostęp do faktury w KSeF, będzie mógł go uzyskać za pomocą kodu weryfikującego, który umożliwia identyfikację dokumentu w systemie.

  1. faktury korygujące „in minus”

Projektowane przepisy wprowadzają uproszczone zasady rozliczania faktur korygujących „in minus”. Jeśli faktura została wystawiona i przesłana za pośrednictwem KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania można dokonać już w okresie jej przesłania do systemu – bez konieczności uzyskania potwierdzenia odbioru od nabywcy W takim przypadku podatnicy nie muszą posiadać dokumentacji potwierdzającej otrzymanie faktury korygującej.  W przypadku faktur wystawianych poza KSeF (np. w przypadku awarii lub w trybie offline), nadal obowiązuje zasada rozliczenia korekty dopiero w momencie otrzymania potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę, tj. w okresie, w którym podatnik otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę lub gdy fakturze zostanie nadany numer identyfikacyjny KSeF.

Przepisy przejściowe – więcej czasu na adaptację

Zgodnie z projektem zaproponowano również szereg rozwiązań przejściowych obowiązujących do końca 2026 r. Przewidziano m.in.:

  1. utrzymanie odroczenia kar

W początkowym okresie działania systemu (do końca 2026 r.) przedsiębiorcy nie będą podlegali sankcjom za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF.

  1. możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących

Utrzymano możliwość równoległego wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących aż do końca 2026 roku. Przepis ten skierowany jest przede wszystkim do przedsiębiorców, którzy korzystają z uproszczonych systemów sprzedaży detalicznej i dotychczas wystawiali faktury bezpośrednio z urządzeń fiskalnych. Dzięki temu rozwiązaniu zyskają oni dodatkowy czas na zaplanowanie i przeprowadzenie migracji do KSeF – bez ryzyka nagłego wyłączenia dotychczasowych narzędzi sprzedażowych.

  1. odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach

Kolejnym istotnym ułatwieniem jest przesunięcie do końca 2026 r. obowiązku zamieszczania numeru identyfikacyjnego KSeF w przelewach bankowych – zarówno w przypadku standardowych płatności, jak i tych dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności.

  1. zwolnienie dla mikroprzedsiębiorców

Nowe przepisy umożliwiają wystawianie faktur poza KSeF przez podatników, którzy nie przekroczą progu 10 tys. zł wartości faktur miesięcznie. Zrezygnowano jednocześnie z wcześniejszego ograniczenia, które warunkowało zwolnienie wartością jednostkową dokumentu (max. 450 zł).

Rozporządzenia wykonawcze – doprecyzowanie kluczowych kwestii

Jednym z najbardziej wyczekiwanych elementów towarzyszących wdrożeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur były przepisy wykonawcze. Ministerstwo Finansów wielokrotnie odwoływało się do nich w trakcie konsultacji publicznych, jednak do niedawna nie były one dostępne. Wreszcie opublikowane projekty rozporządzeń nie przynoszą fundamentalnej rewolucji, lecz zawierają szereg doprecyzowań, które będą mieć realne znaczenie praktyczne dla podatników. Dotyczą one m.in.:

  • procedur nadawania i cofania uprawnień do korzystania z KSeF,
  • zasad dokumentowania wyłączeń z obowiązku fakturowania w KSeF,
  • specyfikacji technicznych załączników oraz kodów QR.

Rozporządzenia wykonawcze stanowią nieodzowny element umożliwiający prawidłowe wdrożenie KSeF oraz jego skuteczne funkcjonowanie w praktyce operacyjnej.

Co dalej?

W kolejnych opracowaniach będziemy sukcesywnie przybliżać konkretne regulacje i omawiać ich praktyczne skutki – z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych branż oraz typów działalności. Zachęcamy do regularnego śledzenia nadchodzących zmian oraz analitycznych komentarzy, które pomogą w odpowiednim przygotowaniu się do nowego reżimu e-fakturowania.

Zapoznaj się z pełną ofertą: KSeF - Krajowy System e-Faktur