Mniej niż rok dzieli nas od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. Choć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) mówi się od kilku lat, dopiero teraz – po licznych zmianach legislacyjnych i przesunięciach terminu – wchodzimy w decydującą fazę przygotowań. Kogo obejmie obowiązek korzystania z e-faktur? Od kiedy KSeF zacznie obowiązywać? Jakie firmy są na to gotowe, a które powinny jak najszybciej przyspieszyć wdrożenie? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.

 
KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem którego podatnicy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. W dużym uproszczeniu oznacza to, że proces fakturowania zostanie w całości przeniesiony do środowiska elektronicznego, a każda faktura przejdzie przez centralny rejestr prowadzony przez MF.
 

Zalety KSeF

System ma wiele zalet – od automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów po ograniczenie nadużyć podatkowych. W teorii faktury nie będą już „znikać”, a organy podatkowe zyskają natychmiastowy dostęp do danych. W praktyce jednak wdrożenie KSeF, zwłaszcza w większych organizacjach, wiąże się z koniecznością dostosowania systemów księgowych i obiegu dokumentów. Dodatkowo należy przeorganizować współpracę między działami finansowym, prawnym i IT.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>

 

Od kiedy KSeF? Znamy nową datę wejścia w życie

Po przesunięciu pierwotnie planowanego terminu wdrożenia Ministerstwo Finansów wyznaczyło nowe daty. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy zostaną objęte obowiązkowym e-fakturowaniem od 1 lutego 2026 lub od 1 kwietnia 2026 roku.

Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. To oznacza, że nie ma już odwrotu. Firmy mają czas do końca stycznia lub do końca marca 2026 roku, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Warto zaznaczyć, że obowiązek nie obejmie:

  • podatników zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo),
  • podatników korzystających z procedur szczególnych (np. OSS, IOSS),
  • niektórych grup rolników ryczałtowych.

Jednocześnie dla podatników zwolnionych z VAT ma zostać wprowadzona możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.  Mniejsze podmioty będą mogły skorzystać z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika oraz e-Mikrofirma.

 

KSeF dla dużych i małych – różne wyzwania

Choć obowiązek będzie powszechny, jego implementacja w praktyce będzie różna w zależności od skali działalności i wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego. Dla dużych firm korzystających z zaawansowanych systemów klasy ERP (takich jak SAP czy Oracle) wdrożenie KSeF to złożony projekt technologiczny.

Niezbędne będzie zmapowanie danych posiadanych w systemie do schemy e-faktury, przygotowanie integracji systemu z API KSeF, przeszkolenie zespołów oraz przeprowadzenie testów funkcjonalnych. Ze względu na złożoność całego procesu kluczowa staje się współpraca z wyspecjalizowanymi doradcami zewnętrznymi. Zarówno w zakresie IT, jak również podatków i procesów biznesowych, aby mieć pewność prawidłowego wdrożenia wymaganych rozwiązań.

Z kolei małe i średnie przedsiębiorstwa, które często korzystają z usług biur rachunkowych lub prostych narzędzi fakturowych, staną przed wyzwaniem organizacyjnym. Choć aplikacja Ministerstwa Finansów będzie dla nich pomocna, brak kompetencji merytorycznych i technicznych w firmie może utrudnić cały proces. W tym kontekście również rośnie rola doradców podatkowych i dostawców IT.

 

Co z fakturami offline i awariami

Jednym z często powracających pytań jest to, jak działać w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu. Ministerstwo przewidziało tzw. tryb offline, który pozwala na wystawienie faktury poza systemem i jej późniejsze przesłanie do KSeF w określonym terminie. Jednak mechanizm ten ma być wyjątkiem, a nie regułą.  Należy jednak pamiętać, że tryby awaryjne wiążą się ze zmianą sposobu identyfikowania daty wystawienia faktury, co wpłynie na sposób raportowania takich dokumentów w strukturze JPK, w szczególności w JPK_VAT.

 

KSeF to dopiero początek

Krajowy System e-faktur to tylko jeden z kroków w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Obejmie ona nie tylko VAT, lecz także CIT, w ramach którego od 2025 roku pierwsi podatnicy mają obowiązek przekazywania swoich ksiąg rachunkowych. W planach są dalsze integracje danych finansowych z systemami skarbowymi. Oznacza to, że przedsiębiorstwa powinny traktować wdrożenie KSeF nie jako jednorazowy projekt, lecz jako część większej transformacji cyfrowej i podatkowej.

Zbliżający się termin wejścia w życie obowiązku KSeF to wyraźny sygnał, że nie ma już miejsca na zwlekanie. Choć do lutego 2026 roku zostało jeszcze trochę czasu, każdy miesiąc jest na wagę złota. Szczególnie że proces wdrożenia, przetestowania i adaptacji nowych rozwiązań może potrwać nawet kilkanaście miesięcy – zwłaszcza w dużych organizacjach.

Warto już teraz rozpocząć analizę obecnych procesów, zidentyfikować potencjalne luki i przygotować harmonogram wdrożenia. KSeF to wyzwanie, ale i szansa – na większą przejrzystość, efektywność i nową jakość w kontaktach z administracją skarbową.