Na początku listopada Ministerstwo Finansów opublikowało nowy projekt ustawy, który wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu e-faktur w Polsce. Najważniejszą z nich jest aktualizacja wersji schemy FA(3), która umożliwi dołączanie załączników do faktur. W poprzednim artykule omawialiśmy ogólnie pozostałe zmiany w nowelizacji (link). Dziś skupimy się na nowej funkcjonalności załączników.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film edukacyjny: CIT JPK – jak skutecznie wdrożyć w organizacji?

JPK_CIT to rozwiązanie wprowadzone w 2025 r. mające na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie kontroli nad rozliczeniami przedsiębiorstw. Eksperci Crido wyjaśniają, jak skutecznie wdrożyć jednolity plik kontrolny w zakresie CIT. Wiedza przekazywana w filmie została zgromadzona w trakcie projektów dotyczących wdrażania jednolitego pliku. Zapraszamy na film!

 

1. Dlaczego wprowadzono załączniki?

Wprowadzenie załączników do e-faktur w ramach KSeF stanowi odpowiedź na liczne postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy potrzebują załączania bardziej szczegółowych danych do faktur. Dotyczy to zwłaszcza informacji o zużyciu energii i gazu, szczegółów usług telekomunikacyjnych czy danych dotyczących sprzedaży paliw. 
 

2. Jak będą wyglądały załączniki do faktur w KSeF?

Załącznik do faktury będzie stanowił integralną część faktury (nie będzie odrębnym plikiem). Węzeł Zalacznik pojawi się w schemie tylko raz, ale w jego ramach podatnicy będą mogli przesłać aż do 1000 bloków danych (czyli de facto 1000 różnych załączników). 

Każdy z bloków danych będzie mógł zostać wypełniony na jeden z trzech sposobów: 

  • w formie tzw. słownika: podając wartości w dwóch uproszczonych kolumnach (max. 1000 wystąpień), 
  • w formie tekstowej: przy założeniu max. 5 120 znaków,  
  • w formie tabelarycznej: umożliwiającej wypełnianie danych w tabeli do 20 kolumn, 1000 wierszy, co pozwala na szczegółowe przedstawienie informacji, takich jak jednostki miary, ilości towaru czy ceny jednostkowe. 

Warto podkreślić, że dodawanie załączników nie jest obowiązkowe. Jeśli ta forma nie spełnia oczekiwań podatnika, może on przesłać załącznik do odbiorcy faktury w innej formie, np. w formie mailowej. 
 

3. Czego nie przesyłamy w załączniku?

Zgodnie z intencją Ministerstwa Finansów, załącznik nie ma służyć do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym. Nie należy więc umieszczać w nim: 

  • cenników, warunków gwarancji, instrukcji obsługi,  
  • zamówień, umów, aneksów do umów, protokołów odbioru, czy też 
  • informacji o promocjach i wyprzedażach, ofert indywidualnych lub newsletterów.  

Nie przewidziano również możliwości dodawania załączników w postaci plików PDF czy w formacie JPG – takie załączniki będą przekazywane w dotychczasowy sposób, czyli poza KSeF. 
 

4. Kto może wysłać załącznik do KSeF?

Każdy! Choć Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu ustawy wskazywało na szczególną użyteczność załącznika w przypadku przedsiębiorców z branży paliwowej, telekomunikacyjnych czy dostawcy mediów, tak możliwość jego wykorzystania nie została ograniczona do konkretnych sektorów gospodarki. 

Ale trzeba najpierw wysłać zgłoszenie…

Funkcjonalność umożliwiająca przesyłanie załączników do faktur będzie dostępna wyłącznie po złożeniu zgłoszenia za pomocą API KSeF. Przedsiębiorca, który chce skorzystać z takiej opcji musi złożyć zgłoszenie, które będzie zawierało m.in. uzasadnienie potrzeby przesyłania załączników oraz szacowaną ilość przesyłanych załączników w ciągu 1 miesiąca. 

Na rozpatrzenie zgłoszenia przewidziano 30 dni, w ciągu których podatnik otrzyma poprzez API komunikat o zgodzie na przesyłanie załączników. Warto więc zaplanować to z wyprzedzeniem - jeśli chcemy korzystać z załączników od pierwszego możliwego dnia (1 lutego 2026), powinniśmy złożyć zgłoszenie do końca grudnia 2025 r. 

…A do tego wysyłka załączników będzie możliwa tylko przez API

Wysyłanie e-faktur z załącznikami będzie możliwe tylko z wykorzystaniem API. Oznacza to, że podatnicy korzystający z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma) nie skorzystają z możliwości przesyłania załączników do KSeF. 
 

5. KSeF – o czym należy pomyśleć już teraz?

Wdrożenie KSeF to wieloetapowy i wymagający proces, który wymaga połączenia wiedzy podatkowej, prawnej, systemowej i procesowej. Mimo, że termin obowiązkowego przejścia na KSeF przypada za nieco ponad rok, doświadczenie pokazuje, że implementacja takiego rozwiązania w przedsiębiorstwach trwa niejednokrotnie powyżej 12 miesięcy. Jest więc to dobry moment, aby rozpocząć przygotowania, jeśli prace zmierzające do zaplanowania procesów biznesowych jeszcze się nie rozpoczęły. Dla wielu podatników obowiązek korzystania z KSeF zbiegnie się dodatkowo z obowiązkowym raportowaniem JPK CIT, co zwiększa konieczność zaplanowania zasobów i harmonogramów wdrożeniowych. 

Zespół ekspertów CRIDO, łączący specjalistów z obszaru biznesowego, technologicznego i podatkowo-prawnego, zrealizował blisko 100 projektów wspierających klientów w przygotowaniu do wdrożenia KSeF.  

Skontaktuj się z nami, aby omówić, jak wspólnie możemy wesprzeć Cię w tym procesie.