Ministerstwo Finansów opublikowało 28 października założenia do projektu ustawy o VAT w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będą one wprowadzać istotne modyfikacje w planowanym systemie obligatoryjnego e-fakturowania w obszarze technicznym i organizacyjnym wdrożenia, co wpłynie na proces implementacji systemu przez podatników.
 
Najważniejszą zmianą jest rozszerzenie możliwości stosowania trybu offline do końca 2026 roku. Rozwiązanie to będzie dostępne dla wszystkich podatników bez różnicowania podmiotowego. Równocześnie wprowadzono możliwość wystawiania w systemie KSeF faktur konsumenckich, co przyczyni się do ujednolicenia standardu dokumentowania sprzedaży. Przewidujemy tutaj jednak szereg wyzwań praktycznych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>

 

1. Ważne okresy przejściowe

Szczególną uwagę należy zwrócić na wprowadzone okresy przejściowe. Dla podmiotów wykluczonych cyfrowo przewidziano odroczenie obowiązku stosowania KSeF do 30 września 2026 r., przy czym kryterium wyłączenia oparto na skali i wartości wystawianych faktur. Do 31 lipca 2026 r. odroczono również szereg innych obowiązków, w tym wymóg identyfikacji numeru KSeF w płatnościach, integrację z systemem kas fiskalnych oraz wdrożenie systemu sankcji administracyjnych.

 

2. Harmonogram implementacji

Tak jak zapowiadano, wdrożenie systemu zachowuje charakter etapowy. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek stosowania KSeF obejmie podmioty, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Drugi etap, rozpoczynający się 1 kwietnia 2026 r., rozszerzy ten obowiązek na pozostałych podatników. W obu przypadkach regulacja dotyczy zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

 

3. Implikacje dla praktyki podatkowej

Projektowane zmiany wymuszą istotne modyfikacje w obszarze procesów księgowych. Podatnicy staną przed koniecznością dostosowania procesów biznesowych oraz obiegu dokumentów. Szczególnego znaczenia nabiera kwestia dostosowania systemów IT – wydłużone okresy przejściowe dają pozornie więcej czasu na integrację systemową oraz testowanie rozwiązań, w tym implementację zabezpieczeń awaryjnych, ale dla organizacji, które nie rozpoczęły jeszcze przygotowań, czasu nie zostało dużo.

W obszarze kontrolnym projekt przewiduje rozszerzenie uprawnień organów KAS w zakresie dostępu do danych, wprowadzając jednocześnie nowe narzędzia analityczne. To dalszy krok w świadomym wykorzystywaniu elektronicznych, ustrukturyzowanych danych podatkowych przez KAS w celu zwiększenia efektywności kontroli i uszczelniania systemu podatkowego.

Dla przypomnienia, równolegle podatnicy mierzą się z innym, podobnym wyzwaniem, obejmującym nadchodzące raportowanie JPK CIT, które także posłuży do zwiększenia efektywności kontroli podatników.

 

4. Rekomendacje i działania dostosowawcze

Podatnicy powinni rozpocząć proces przygotowawczy od kompleksowego audytu obecnych procesów fakturowania oraz identyfikacji obszarów wymagających modyfikacji. Kluczowe znaczenie ma również ocena potrzeb w zakresie infrastruktury IT oraz przygotowanie szczegółowego harmonogramu dostosowawczego. Należy uwzględnić czas niezbędny na szkolenia personelu oraz opracowanie procedur awaryjnych.

Powyższe założenia muszą jeszcze znaleźć swoje odzwierciedlenie w treści zmian w ustawie, zatem na finalne wnioski musimy poczekać. Będziemy Państwa informować na bieżąco o postępach prac nad KSeF. Pełny termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2024.

Więcej o KSeF przeczytasz tutaj.