Rynek KSeF przyciągnął absolutnie wszystkich. Od firm, które od lat robią specjalistyczne systemy podatkowe, po tych, którzy jeszcze niedawno w ogóle nie myśleli o sobie jako o dostawcach systemów komunikujących się z administracją skarbową (tak, tutaj także znajdziecie dużych dostawców ERP). 
 

Powiedzmy to wprost. Różnice w poziomie świadomości tematu są ogromne. Skutki zobaczymy po 1 lutego 2026.

Z jednej strony mamy świetnie przygotowane firmy IT - wieloletnie doświadczenie, własna infrastruktura, dedykowane zespoły, wiedza i świadomość merytoryczna. Z drugiej - podmioty z fundamentalnymi brakami, najładniej ujmując: niezbyt korzystnym SLA, brakiem zasobów po stronie dostawcy IT (1 osoba na kraj to NIE jest zasób pod KSeF, wie to każdy kto śledzi proces legislacyjny w Polsce).

 

Solidny partner to podstawa

Nawet niektórzy międzynarodowi gracze mają tutaj zaskakująco małą reprezentację i nie śledzą zmian na bieżąco. A do tego nadchodzi właśnie czas busy season. Do wdrożenia pozostało 5 miesięcy, dostawcy nie są w pełni gotowi, a rynek ma mało czasu - oznacza okres wysokich kosztów wdrożeń, różnice w cenach i warunkach bywają absurdalne. Na to wszystko nakłada się znany m.in. ze świata wdrożeń ERP problem „skutecznego sprzedawcy” - przy braku znajomości własnych potrzeb (wymagań wobec rozwiązania), często ulegamy umiejętnościom sprzedażowym albo dotychczasowej współpracy.

Warto także pamiętać o tym, że wdrożenie to dopiero początek. Potem trzeba utrzymać ciągłe działanie systemu, mieć odpowiednie zasoby, śledzić zmiany przepisów, reagować na nie. Skutki różnic w poziomie obsługi szybko można odczuć na własnej skórze - awarie w kluczowych momentach, brak wsparcia przy zmianach, problemy z integracjami, niespodziewane koszty. Do tego brak gotowości procesów po stronie organizacji może być zapowiedzią trudnego okresu w lutym i marcu przyszłego roku. 

 

Przed wyborem dostawcy sprawdźcie:

  • W jaki sposób wdrożenie konkretnego rozwiązania odpowiada na Wasze wymagania (potrzeby) oraz jak wpłynie na procesy fakturowe?
  • Czy istnieje zespół wsparcia w Polsce - ile osób liczy i kogo obejmuje?
  • Jak reagował na poprzednie zmiany regulacyjne? 
  • Czy rozumie ryzyko podatkowe i compliance? 
  • Czy monitoruje (realnie) zmiany w przepisach? 
  • Jak wygląda umowa z dostawcą? 
  • Czy posiada referencje z podobnych wdrożeń?  

Mamy teraz miesięczny postój w rozwoju KSeF po stronie informatycznej - nikt tego nie planował, wielu dostawców przerwa ta zaskoczyła, dostawcy IT nabrali wody w usta (i trudno im się dziwić). Zamiast zmarnować ten czas, warto wykorzystać go na przygotowania. Nie należy biernie czekać, aż dostawca "będzie gotowy" - nie wiemy, jak nasz dostawca ERP rozumie gotowość i co nam ostatecznie zaprezentuje. I wreszcie, czy my wiemy, jak powinno działać rozwiązanie do KSeF i co powinno zapewniać? To nie jest JPK VAT, bez faktury w KSeF kontrahenci mogą zwyczajnie nie płacić faktur.  

 

5 pytań, które warto zadać dostawcy

  1. Ile wdrożeń KSeF macie za sobą i w jakich branżach? 
  2. Jak wygląda SLA (czasy reakcji, umowa i odpowiedzialność) w przypadku problemów z KSeF - czy gwarantujecie szybkie naprawy krytyczne? 
  3. Czy dostawca IT przejmuje odpowiedzialność za zgodność podatkową?  
  4. Jakie są ukryte koszty po wdrożeniu (utrzymanie, aktualizacje, wsparcie)? 
  5. Co się stanie, jeśli KSeF będzie wymagał zmian w procesach biznesowych - czy dostawca IT pokryje też ten obszar i pomoże je zidentyfikować? 

 

Wdrożenie KSeF z najbardziej doświadczonym zespołem na rynku

Potrzebujesz wsparcia w planowaniu lub analizie albo rozmowach z dostawcą? Chcesz zweryfikować wdrożenie w swojej firmie? Masz już wybranego dostawcę przez grupę i potrzebujesz wsparcia w zabezpieczeniu swojego interesu? KSeF nie jest projektem, który da się obsłużyć w modelu "wdrożyć i zapomnieć", warto zadbać o swój interes. 

Od 2021 roku zrealizowaliśmy ponad 100 projektów KSeF (na różnych etapach - od analiz po wdrożenia). Z naszego doświadczenia wiemy, że czas przygotowań to podstawa. Pracowaliśmy z kilkudziesięcioma  dostawcami IT (lokalnymi, globalnymi, zespołami IT z grupy – chyba już w każdej możliwej konfiguracji, mamy też własnych ekspertów IT i zaprzyjaźnionych, sprawdzonych dostawców, którzy nie znikną po 1 lutego).  

Czasu na KSeF będzie tylko mniej. Napisz do nas - pozostały czas warto wykorzystać na solidne przygotowania.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, sprawdź, jak możemy Ci pomóc >>