Nadchodzące wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi nowe wyzwania dla przedsiębiorców działających w międzynarodowych grupach kapitałowych. Wykraczają one daleko poza techniczne aspekty elektronicznego fakturowania. Jednym z nich, choć często pomijanym w dyskusjach, jest kwestia wpływu KSeF na widoczność i dokumentowanie korekt cen transferowych. Ta pozornie techniczna zmiana może mieć istotne konsekwencje dla sposobu, w jaki grupy kapitałowe będą musiały podchodzić do zarządzania swoimi rozliczeniami wewnętrznymi.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak wdrożyć KSeF – najważniejsze wyzwania

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm – od procesów fakturowania, przez procedury wewnętrzne, po relacje z kontrahentami. W tym materiale eksperci CRIDO przedstawiają praktyczne wskazówki, jak przygotować organizację na nowe obowiązki, zminimalizować ryzyka i wykorzystać KSeF jako narzędzie usprawniające biznes.

Cyfryzacja oznacza większą przejrzystość

KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktur – to rewolucja w zakresie przejrzystości transakcji gospodarczych. W przeciwieństwie do tradycyjnego fakturowania, gdzie dokumenty pozostawały w znacznej mierze w „prywatnej" sferze podatników, KSeF tworzy centralną bazę danych wszystkich e-faktur, dostępną dla organów podatkowych w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że każda korekta cen transferowych dokumentowana fakturą będzie natychmiast widoczna w systemie, umożliwiając organom podatkowym nie tylko bieżące monitorowanie transakcji, ale także głębszą analizę modeli biznesowych grup kapitałowych.

Praktyczne znaczenie ma już samo to, jak grupy kapitałowe będą nazywały swoje korekty TP w KSeF. To, w jaki sposób korekta zostanie opisana w e-fakturze może wpływać na sposób postrzegania tych transakcji przez organy podatkowe.

KSeF jako katalizator zmian w podejściu do TP

Kwestia rozliczania korekt cen transferowych dla celów VAT od lat budzi kontrowersje w praktyce podatkowej. Jak wynika z dostępnych interpretacji i orzecznictwa, kluczowym kryterium decydującym o opodatkowaniu VAT jest to, czy korekta dotyczy konkretnych transakcji, czy też stanowi ogólne wyrównanie dochodowości.

Wdrożenie KSeF wymusi na grupach kapitałowych większą dyscyplinę w tym obszarze. Grupy będą musiały jeszcze staranniej dokumentować swoje polityki cen transferowych, ze szczególnym uwzględnieniem rozgraniczenia między korektami podlegającymi i niepodlegającymi VAT.

Równie istotne będą jednak praktyczne aspekty implementacji - schema FA(3) nakłada bowiem szczegółowe względem faktur korygujących. Jeśli korekta dochodowości dotyczy danego okresu, na fakturze korygującej trzeba będzie wskazać wszystkie pierwotne faktury z tego okresu – z ich numerami, datami wystawienia i numerami KSeF. Dla grupy realizującej setki transakcji miesięcznie oznacza to konieczność stworzenia systemu, który potrafi automatycznie powiązać każdą korektę TP z konkretnymi fakturami pierwotnymi i wyeksportować wszystkie te dane do struktury FA(3).

Zwiększona widoczność transakcji wewnątrzgrupowych może przełożyć się również na intensywniejsze kontrole ze strony organów podatkowych, które otrzymają szeroki dostęp do danych
o międzynarodowych rozliczeniach.

Przygotowanie do KSeF w grupach kapitałowych

Aby skutecznie przygotować się do nadchodzącej zmiany, grupy kapitałowe powinny już teraz podjąć konkretne działania. Kluczowe jest przeanalizowanie obecnych polityk cen transferowych pod kątem zgodności z wymogami KSeF, ze szczególnym uwzględnieniem rozgraniczenia między korektami wymagającymi dokumentowania e-fakturą a tymi, które mogą zostać udokumentowane notami księgowymi.

Mając na uwadze zbliżające się wprowadzenie obligatoryjnego KSeF (1 lutego 2026 r. dla największych podatników, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych), grupy powinny zaplanować dostosowanie swoich procesów TP z wyprzedzeniem. Równie istotne będzie przeszkolenie zespołów odpowiedzialnych za ceny transferowe w zakresie wymogów KSeF oraz przemyślanych strategii w zakresie korekt TP.

Podsumowanie

KSeF to znacznie więcej niż tylko technologiczna modernizacja systemu fakturowania. To również fundamentalna zmiana w zakresie przejrzystości rozliczeń wewnątrzgrupowych, która wymaga gruntownego przeglądu dotychczasowych praktyk.

Zwiększona widoczność transakcji w KSeF, w połączeniu z rozwijającym się orzecznictwem, tworzy nową rzeczywistość, w której precyzyjne dokumentowanie korekt cen transferowych staje się nie tylko dobrą praktyką, ale koniecznością. Grupy, które już teraz rozpoczną przygotowania do tych zmian, będą mogły skuteczniej zarządzać ryzykiem podatkowym i operacyjnym w nowej erze cyfrowego fakturowania.

Zapoznaj się z pełną ofertą: KSeF - Krajowy System e-Faktur