Kontrola celno-skarbowa to sformalizowana i dość rygorystyczna forma weryfikacji przestrzegania przepisów. W odróżnieniu od kontroli podatkowej (polegającej na weryfikacji poprawności rozliczeń podatkowych), kontrola celno-skarbowa obejmuje bardzo szeroki zakres – od podatków, przez cła, po regulacje dotyczące gier hazardowych czy przeciwdziałania praniu pieniędzy. Nakierowana jest ona także na wykrywanie przestępstw skarbowych i na przeciwdziałanie ich popełnianiu.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania się tak, aby zminimalizować ewentualne ryzyko, zwłaszcza finansowe. Warto zatem wiedzieć, jak wygląda procedura i czego można się spodziewać.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak zarządzić kontaktami z organami podatkowymi

Komunikacja z urzędem skarbowym – zasady, ryzyka i dobre praktyki

Jak bezpiecznie komunikować się z urzędem skarbowym? W trzecim odcinku „Spornych Śród” omawiamy kluczowe zasady prowadzenia rozmów z organami podatkowymi – od analizy błędów po konkretne strategie obronne. Praktyczne wskazówki dla zarządów, działów podatkowych i compliance.

Czym jest kontrola celno-skarbowa?

Kontrola celno-skarbowa, poza działaniami typowymi dla administracji podatkowej, przewiduje także możliwość prowadzenia czynności kontrolnych i śledczych przy wykorzystaniu instrumentów charakterystycznych dla Policji czy innych formacji mundurowych.

Z jednej strony kontrola celno-skarbowa może przybrać formę rewizji osobistej na lotnisku, kontroli drogowej przewożonych towarów czy też sprawdzania poprawności działania automatów hazardowych w lokalu gry, a z drugiej strony może stanowić typowy, charakterystyczny dla weryfikacji rozliczeń podatkowych, przegląd dokumentów podatnika „przy biurku”.

W niniejszym tekście skupimy się w szczególności na omówieniu tej typowej formy kontrolnej, zorientowanej na identyfikację nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.

Jak i przez kogo wszczynana jest kontrola celno-skarbowa?

Kontrola celno-skarbowa prowadzona jest przez naczelników urzędów celno-skarbowych i to na całym terytorium Polski – niezależnie od właściwości miejscowej danego organu.

Co istotne, w przeciwieństwie do kontroli podatkowej, nie obowiązuje jej wszczęcie z uprzednim, siedmiodniowym wyprzedzeniem. Kontrola celno-skarbowa rozpoczyna się z chwilą doręczenia upoważnienia do jej przeprowadzenia, a w sytuacjach wymagających natychmiastowego działania – na podstawie okazanej legitymacji służbowej.

Dlaczego to ważne? W kontroli podatkowej podatnik ma co do zasady czas na przygotowanie się (minimum 7 dni), natomiast kontrolę celno-skarbową organ rozpoczyna bez uprzedniej zapowiedzi.

Jak długo trwa i jak kończy się kontrola celno-skarbowa?

Typowa kontrola celno-skarbowa powinna zakończyć się w ciągu 3 miesięcy od jej wszczęcia. Jednak w praktyce termin ten może być przedłużany, a przepisy nie przewidują maksymalnego czasu jej trwania. Oznacza to, że kontrola celno-skarbowa może trwać miesiącami, a nawet latami.

Co istotne, do kontroli celno-skarbowej – w odróżnieniu od kontroli podatkowej – nie stosuje się limitów czasowych z Prawa przedsiębiorców.

Kontrola celno-skarbowa w zakresie przestrzegania przepisów prawa podatkowego kończy się wynikiem kontroli – dokumentem podobnym do kończącego kontrolę podatkową protokołu kontroli.

Od wyniku kontroli stwierdzającego nieprawidłowości, w odróżnieniu od protokołu kontroli podatkowej, podatnik nie może wnieść zastrzeżeń. Kontrolowany może jednak, zgadzając się z nieprawidłowościami stwierdzonymi w wyniku kontroli, złożyć korektę deklaracji podatkowej w terminie 14 dni od dnia doręczenia wyniku.

W przypadku braku korekty, kontrola celno-skarbowa przekształca się w postępowanie podatkowe, prowadzone przez tego samego naczelnika urzędu celno-skarbowego, który prowadził kontrolę.

Jak przygotować się do kontroli celno-skarbowej?

Tak samo, jak przy kontroli podatkowej, kluczem do spokojnego przebiegu kontroli celno-skarbowej jest odpowiednie przygotowanie się. Jak już zaznaczyliśmy w naszym artykule – Kontrola podatkowa – jak się zaczyna, jak się kończy i jak się przygotować?, w tym zakresie warto:

  • przeprowadzić wewnętrzny audyt – sprawdzić deklaracje podatkowe, pliki JPK, dokumenty celne, faktury, umowy, a w razie wątpliwości co do ich prawidłowości skonsultować się ze specjalistami – tak aby zminimalizować ryzyko nieprawidłowości,
  • zgromadzić dokumentację – uporządkować księgi rachunkowe, ewidencje VAT, dokumenty związane z importem/eksportem, wyciągi bankowe – tak, aby udzielanie odpowiedzi na wezwanie organu do przedłożenia dokumentacji nie powodowało nadmiernego obciążenia związanego z jej kompletowaniem,
  • ustalić plan działania – ustalić kto odpowiada za kontakt z kontrolującymi i przygotowanie dokumentów,
  • przeszkolić zespół – pracownicy powinni wiedzieć, że nie udzielają wyjaśnień bez konsultacji.

Prawa i obowiązki kontrolowanego

Kontrolowany, podobnie jak w kontroli podatkowej ma prawo m.in. do:

  • uczestniczenia w czynnościach kontrolnych,
  • ustanowienia pełnomocnika,
  • wglądu w akta sprawy i
  • składania wniosków dowodowych.

Zakres obowiązków kontrolowanego jest jednak szerszy niż w kontroli podatkowej i zależy od przedmiotu kontroli. Co więcej, naczelnik urzędu celno-skarbowego posiada większe uprawnienia, niż w przypadku kontroli podatkowej. Przykładowo, w toku typowej kontroli celno-skarbowej dotyczącej weryfikacji rozliczeń podatkowych, organ może żądać od kontrahentów kontrolowanego przedłożenia dokumentów w większym zakresie, niż organ kontroli podatkowej.

Kiedy warto skorzystać z pomocy pełnomocnika?

Kontrola celno-skarbowa to procedura o wysokim stopniu sformalizowania i jest ze swej istoty nastawiona na weryfikację nieprawidłowości większego kalibru, niż te, które wykrywać ma kontrola podatkowa.

Z tego powodu, w toku kontroli celno-skarbowej wsparcie profesjonalnego pełnomocnika może okazać się kluczowe dla jej korzystnego dla przedsiębiorcy zakończenia.

Jak wskazaliśmy we wcześniejszym artykule o kontroli podatkowej, wsparcie pełnomocnika uwzględnia zarówno aspekt prawny, biznesowy jak i wizerunkowy, obejmując m.in. przygotowanie strategii sporu, zabezpieczenie interesów klienta oraz inne działania okołoprocesowe, które minimalizują ryzyko dla działalności firmy.

Warto też pamiętać, że kontrola celno-skarbowa w praktyce często jest prowadzona przez naczelnika urzędu celno-skarbowego z siedzibą w innym województwie niż siedziba podatnika. W konsekwencji ew. postępowanie podatkowe i odwoławcze – a w przypadku skargi od decyzji, również postępowanie sądowe – będzie prowadzone na terenie województwa siedziby urzędu, który wszczął kontrolę celno-skarbową, a nie siedziby podatnika.

Skorzystanie ze wsparcia profesjonalnego pełnomocnika to zatem także ograniczenie konieczności podróżowania do siedziby organów czy sądu.

Podsumowanie

Kontrola celno-skarbowa to nie tylko formalność – to procedura, która może mieć poważne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Kluczowe jest więc odpowiednie przygotowanie i szybka reakcja na pierwsze ruchy organu. Aby ograniczyć ryzyko, warto więc już na samym początku kontroli rozważyć skorzystanie ze wsparcia profesjonalnego pełnomocnika.