Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać nowa wersja struktury JPK_VAT obejmująca ewidencję z deklaracją: JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3). Wraz z nią pojawia się nowy zestaw oznaczeń dokumentów, które podatnicy będą musieli stosować w części ewidencyjnej JPK_VAT. Jednocześnie, w przeciwieństwie do odroczenia sankcji za niewystawienie faktury w KSeF, sankcje związane typowo z raportowaniem, choćby za nieprawidłowości przy wypełnianiu JPK_VAT będą obowiązywać.

Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. [1]. Nowe oznaczenia zostały wprowadzone praktycznie na ostatnią chwilę i od momentu ich zaproponowania wzbudziły szereg dyskusji, które teraz przekładają się na dylematy wdrożeniowców oraz zespołów podatkowo-księgowych.

Nowe oznaczenia dokumentów w JPK_VAT

W nowej schemie JPK_V7(3) – zarówno w ewidencji sprzedaży jak i zakupu – każdy podatnik VAT będzie zobowiązany ujmować numer identyfikujący fakturę w KSeF (Numer KSeF) albo informację o powodzie jego braku poprzez wskazanie jednego z oznaczeń OFF, BFK lub DI. Struktura przewiduje, że wykazuje się tylko jedną z wymienionych informacji zgodnie ze statusem ujmowanego dokumentu w chwili raportowania, tj.  na dzień złożenia ewidencji.

Nadal będą obowiązywać już funkcjonujące do tej pory oznaczenia takie jak:

  • RO, WEW, FP czy GTU występujące po stronie sprzedaży,
  • VAT_RR, WEW, MK występujące po stronie zakupu,
  • TP dla transakcji po stronie podatku należnego.

Tym samym, przykładowo, przy odliczeniu VAT w imporcie towarów na podstawie dokumentu celnego konieczne będzie wskazanie oznaczenia „IMP” (tak jak dotychczas) oraz „DI” w nowym polu struktury.

Korekty JPK_VAT

Warto mieć na uwadze, że w przypadku oznaczeń DI oraz OFF obowiązują różne zasady korygowania ewidencji VAT. Dokumenty oznaczone symbolem OFF nie wymagają późniejszej korekty po uzyskaniu Numeru KSeF zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów przedstawionym w broszurze informacyjnej [2].

Inaczej wygląda sytuacja przy oznaczeniu DI, które obejmuje również faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT)  oraz podczas niedostępności systemu KSeF (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT), o ile w momencie wysyłki JPK_VAT nie mają przydzielonego Numeru KSeF. W przypadku zastosowania oznaczenia do takich faktur, podatnik będzie zobowiązany do dokonania korekty ewidencji po uzyskaniu Numeru KSeF w ten sposób, że oznaczenie DI zastąpi właściwym Numerem KSeF.

Nowe wyzwania – jak skutecznie wdrożyć nowe wymogi?

Choć nowych oznaczeń / opcji do wyboru mamy tylko (albo aż!) cztery, to praktyczne doświadczenia pokazują, że budzą one wiele wątpliwości, które stoją przed dylematem jak efektywnie ułożyć proces przypisywania nowych oznaczeń w systemie finansowo-księgowym / zautomatyzować proces. Pytania merytoryczne pojawiają się w szczególności w kontekście zastosowania oznaczenia dla faktur otrzymywanych poza KSeF, np. od zagranicznych kontrahentów dokumentujących wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów czy import usług – na które trudno szukać odpowiedzi w przepisach, które dość lakonicznie traktują nowe obowiązki.

Warto, wobec tego przy wdrożeniu nowych wymogów zadbać o:

  1. Zidentyfikowanie i zweryfikowanie wszystkich procesów fakturowania / dokumentowania w firmie i ustalić procedurę przypisywania oznaczeń – należy zastanowić się do jakich typów dokumentów / transakcji poprawnie przypisać nowe oznaczenia OFF, BFK i DI.
  2. Przeszkolenie zespołu podatkowo-księgowego (warsztaty) – bezpieczne wdrożenie zmian wymaga zrozumienia różnic w stosowaniu nowych oznaczeń i dobrego ułożenia procesu ustalania, kiedy będzie konieczna korekta tych oznaczeń.
  3. Sprawdzenie integracji systemowych z KSeF – warto upewnić się, że system poprawnie odczytuje statusy wysłanych dokumentów do KSeF / pobiera Numerów KSeF / umożliwia późniejszą korektę ewidencji.
  4. Przygotować checklistę wdrożeniową albo dodać do istniejących instrukcji / procedur informację o znacznikach, która w przystępny sposób będzie opisywała przyjęte zasady i będzie skutecznym wsparciem w bieżącym raportowaniu.

Jeśli chcieliby Państwo porozmawiać o pojawiających się dylematach w tym obszarze, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.

[1] https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000180001.pdf

[2] https://www.podatki.gov.pl/media/wgbkrejs/broszura-jpk_vat-z-deklaracj%C4%85-od-1-lutego-2026-r.pdf