Od 1 lutego 2026 r. zaczną obowiązywać nowe struktury JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3). Kluczową zmianą jest fakt, że bez numerów KSeF lub odpowiednich znaczników do faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) spowoduje, że plik zostanie automatycznie odrzucony na etapie walidacji technicznej. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność pilnego dostosowania swoich systemów finansowo-księgowych do nowych wymagań.

 

Co dokładnie się zmienia w strukturze JPK_V7(3)?

Najważniejsza zmiana dotyczy nowego obowiązku dodatkowego oznaczania każdej faktury w ewidencji. Od 1 lutego 2026 r. w ewidencji sprzedaży i zakupu podatnicy muszą obowiązkowo podawać numer KSeF, jeśli faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku braku numeru KSeF konieczne jest zastosowanie jednego z trzech nowych znaczników: OFF, BFK lub DI.

To istotna zmiana w porównaniu z wcześniejszymi zapowiedziami, zgodnie z którymi obowiązek wykazywania numerów KSeF miał dotyczyć wyłącznie sprzedaży (podawanie numerów KSeF po stronie zakupowej miało być całkowicie fakultatywne). Od 1 lutego 2026 r. wykazywanie numeru KSeF lub odpowiedniego znacznika staje się obowiązkowe zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i zakupu. Brak tych danych skutkuje odrzuceniem pliku JPK_V7 już na etapie walidacji technicznej.
 

Nowe znaczniki – zasady stosowania

OFF – Tryb awarii KSeF

Znacznik OFF stosujemy w przypadku faktur wystawionych podczas potwierdzonej awarii Krajowego Systemu e-Faktur. Chodzi tutaj o sytuacje określone w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, gdy na dzień złożenia JPK_VAT faktura nie posiada numeru KSeF i nie została przesłana do systemu. Należy pamiętać, że po ustaniu awarii podatnik ma 7 dni na przesłanie faktury do KSeF.

W praktyce oznacza to, że gdy podczas awarii KSeF wystawisz fakturę papierową lub w innej formie, to w JPK_V7 musisz oznaczyć ją jako OFF. Jest to sytuacja wyjątkowa, związana wyłącznie z nieprzewidzianymi problemami technicznymi po stronie Ministerstwa Finansów.
 

BFK – Faktury poza KSeF

Oznaczenie BFK dotyczy faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, które zostały wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Stosujemy je w przypadkach, gdy podatnik korzysta z wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF przewidzianych w ustawie.

Typowe przypadki zastosowania BFK obejmują faktury z kas fiskalnych (do końca 2026 r.), faktury dla konsumentów w relacjach B2C wystawione poza KSeF, faktury za usługi finansowe korzystające z wyłączania z obowiązku KSeF. Znacznik ten pozwala na prawidłowe rozliczenie transakcji, które z różnych powodów prawnych nie mogą lub nie muszą być realizowane przez system KSeF.
 

DI – Dokumenty Inne

Oznaczenie DI odnosi się do wszystkich innych dokumentów, które nie są fakturą, nie kwalifikują się jako OFF ani BFK. Stosujemy go przede wszystkim do dokumentów niebędących fakturami, takich jak dokumenty celne, wewnętrzne czy inne dowody księgowe.

Szczególnie istotne jest zastosowanie DI w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 określonym w art. 106nda ustawy o VAT. Gdy podatnik wystawia fakturę w tym trybie i na dzień złożenia JPK_V7 nie posiada jeszcze numeru KSeF lub faktura nie została przesłana do systemu, musi oznaczyć ją jako DI. Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik jest zobowiązany do złożenia korekty JPK_V7 i uzupełnienia właściwego numeru identyfikującego fakturę w KSeF.

Do dokumentów oznaczanych jako DI należą również m.in. raporty dobowe z kas fiskalnych (które dodatkowo oznaczamy jako RO), dokumenty wewnętrzne (WEW), dokumenty celne (SAD) oraz inne.
 

Nowa pozycja w JPK_V7(3) – kaucje za opakowania zwrotne

Od 1 lutego 2026 r. wprowadzone zostaną również nowe pola w JPK_V7(3) dotyczące rozliczania VAT od niezwróconych kaucji za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym. Zmiany te wynikają z ustawy z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw.

Wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje muszą teraz ustalić różnicę między wartością kaucji pobranych a zwróconych w danym roku. Tę różnicę należy wykazać w JPK_VAT za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku, dla którego ustalono różnicę. Dla podatników rozliczających się miesięcznie będzie to JPK_VAT za luty 2026 r., natomiast dla podatników kwartalnych – JPK_VAT za I kwartał 2026 r., przy czym w ewidencji należy wykazać te dane już za luty.
 

Gotowość systemów finansowo-księgowych

Kluczowym elementem przygotowania do nowych wymogów jest weryfikacja gotowości systemu finansowo-księgowego. System musi przede wszystkim umożliwiać automatyczne pobieranie numeru KSeF i metadanych do faktury oraz zapisywanie ich zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i zakupu. Następnie numer ten powinien być prawidłowo eksportowany do JPK_V7.

W przypadku znaczników OFF, BFK i DI system musi umożliwiać ich ręczne wprowadzenie przez użytkownika wraz z odpowiednią walidacją poprawności. Nie można dopuścić do sytuacji, w której użytkownik oznaczy jedną fakturę jednocześnie kilkoma wzajemnie wykluczającymi się znacznikami. System powinien również obsługiwać kombinacje oznaczeń, takie jak np. DI z RO, czy FP z numerem KSeF/OFF/BFK.

Jeśli przedsiębiorstwo jest objęte systemem kaucyjnym za opakowania zwrotne, system finansowo-księgowy musi pozwalać na wykazanie podstawy opodatkowania i podatku z niezwróconej kaucji oraz automatycznie pomniejszać łączny podatek należny o tę wartość.

Równie istotna jest walidacja przed wysyłką. System powinien blokować możliwość wysłania JPK_V7, jeśli którakolwiek faktura nie posiada numeru KSeF ani odpowiedniego znacznika. Użytkownik musi otrzymać jasną informację o brakujących danych. Ponadto system powinien testować wygenerowany plik JPK_V7 pod kątem zgodności z nowym schematem XML, zanim zostanie on przesłany do Ministerstwa Finansów.
 

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Pierwszym powszechnym błędem jest brak numeru KSeF dla faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Zdarza się, że faktura została prawidłowo utworzona w KSeF, ale system ERP nie pobrał automatycznie numeru identyfikującego lub nie zapisał go w ewidencji. Rozwiązaniem jest zapewnienie automatycznej integracji między systemem finansowo-księgowym a KSeF, tak aby numer był pobierany i zapisywany bez konieczności ręcznej interwencji.

Drugi typowy błąd to niewłaściwe stosowanie znacznika DI zamiast BFK. Księgowi mogą mylnie oznaczać jako DI faktury papierowe wystawione dla klientów B2C, podczas gdy powinny one otrzymać oznaczenie BFK. Należy pamiętać, że BFK dotyczy faktur elektronicznych i papierowych wystawionych poza KSeF, natomiast DI odnosi się do dokumentów innych niż faktury lub faktur w trybie offline24 bez numeru KSeF.

Trzeci problem dotyczy faktur wystawionych w trybie offline24. Podatnicy niekiedy oznaczają taką fakturę jako DI w JPK_V7, ale po uzyskaniu numeru KSeF mogą nie dopełnić obowiązku złożenia korekty. Tymczasem przepisy wyraźnie wymagają, aby po otrzymaniu numeru identyfikującego fakturę w KSeF podatnik skorygował ewidencję i wpisał właściwy numer zamiast oznaczenia DI.

Czwarty błąd polega na oznakowaniu raportu z kasy fiskalnej wyłącznie symbolem RO (jak to miało miejsce dotychczas), bez towarzyszącego mu DI. W strukturze JPK_V7 znacznik RO może wystąpić tylko w połączeniu z DI.
 

Rejestracja do celów VAT w Polsce

Należy pamiętać, że schema JPK_V7 nie rozróżnia czy dany podmiot posiada w Polsce siedzibę / stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czy też posiada „zwykłą” rejestrację do celów VAT. Tym samym nawet w przypadku, gdy zagraniczny przedsiębiorca zarejestrowany do celów VAT w Polsce nie posiada tu siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej konieczne będzie uzupełniania przez niego numeru KSeF lub odpowiedniego znacznika (zarówno po stronie sprzedażowej, jak i zakupowej).

Z perspektywy sprzedaży opcja podania numeru KSeF wynika z możliwości (mimo braku obowiązku) wystawienia faktury w KSeF, po stronie zakupowej może być dodatkowym obciążeniem administracyjnym, bowiem podmiot taki będzie musiał zidentyfikować czy faktura posiada numer KSeF, a jeśli nie – jaki znacznik powinien być do niej zastosowany.
 

Plan działania

Przygotowanie do zmian wymaga systematycznego działania. Należy skontaktować się z dostawcą oprogramowania i uzyskać jednoznaczną informację o gotowości systemu do obsługi nowych wymogów JPK_V7(3). Konieczne jest sprawdzenie, czy system obsługuje numery KSeF w ewidencji sprzedaży i zakupu, znaczniki OFF, BFK, DI oraz kombinacje oznaczeń. Jeśli przedsiębiorstwo jest objęte systemem kaucyjnym, trzeba zweryfikować możliwość rozliczenia podatku od niezwróconych kaucji. Od dostawcy należy wymagać konkretnego harmonogramu wdrożenia aktualizacji.

Drugi krok to testowanie. W zakresie należy przeprowadzić testy generowania plików JPK_V7 z nowymi danymi oraz sprawdzić ich walidację. Warto przetestować wszystkie możliwe scenariusze: faktury w KSeF, faktury w trybie awarii (OFF), faktury poza KSeF (BFK), dokumenty inne (DI), faktury offline24 oraz faktury do paragonów w różnych konfiguracjach.

Trzeci krok to kompleksowe szkolenie zespołu. Księgowi muszą dokładnie zrozumieć zasady oznaczania poszczególnych dokumentów i wiedzieć, kiedy stosować OFF, BFK czy DI. Osoby wystawiające faktury powinny poznać tryb offline24 i zasady jego stosowania. Zespół sprzedaży natomiast powinien wiedzieć, jak prawidłowo obsługiwać żądania klientów dotyczące faktur do paragonów.

Czwarty krok to finalne wdrożenie, które musi być zakończone najpóźniej do 1 lutego 2026 r. Należy zaktualizować wszystkie procedury księgowe, instrukcje oraz obiegi dokumentów. System FK musi być uaktualniony do najnowszej wersji wspierającej JPK_V7(3). Warto również przygotować plan awaryjny na wypadek problemów z wysyłką JPK_VAT lub nieprzewidzianych trudności technicznych.
 

Ostatni dzwonek

System finansowo-księgowy musi być w pełni gotowy do obsługi nowych wymogów, tak aby 25 marca bezproblemowo złożyć rozliczenie za luty 2026 r. Odkładanie testów na ostatnią chwilę może skutkować zablokowaniem wysyłki deklaracji i problemami z rozliczeniem VAT. Szkolenie zespołu jest równie istotne jak aktualizacja oprogramowania, ponieważ to księgowi będą na co dzień podejmować decyzje o właściwym oznaczeniu dokumentów.

Do 1 lutego 2026 r. pozostało mniej niż trzy miesiące. To ostatni dzwonek, aby zacząć przygotowania systemu do nowych realiów i uniknąć problemów z rozliczeniem VAT.

Biorąc pod uwagę, że Ministerstwo Finansów jeszcze nie opublikowało finalnej wersji schemy, należy na bieżąco monitorować komunikaty i dostosowywać systemy do ewentualnych zmian.

Warto również przygotować plan awaryjny na wypadek, gdyby dostawca systemu nie dostarczył aktualizacji na czas lub gdyby pojawiły się nieprzewidziane problemy techniczne. Gdyby potrzebowali Państwo naszego wsparcia w tym zakresie – zapraszamy do kontaktu.