Legalizacja dokumentów brzmi jak skomplikowany proces? Być może, ale wcale nie musi taki być! Apostille to szybka i uznawana międzynarodowo forma poświadczenia dokumentów. W przypadku pracy, studiów lub ślubu za granicą, zanim dokumenty zostaną uznane poza Polską, muszą przejść przez proces uwierzytelnienia. W poniższym materiale opisujemy czym jest apostille, kiedy jest potrzebny i jak go uzyskać szybko i bez stresu.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Implementacja dyrektywy UE Women on Boards – co to oznacza?

Agnieszka Piątek z CRIDO omawia dyrektywę UE Women on Boards

Od czerwca 2026 roku spółki notowane na rynku regulowanym muszą spełnić wymogi unijnej dyrektywy dotyczącej równowagi płci w zarządach. Z materiału wideo z Agnieszką Piątek (CRIDO) dowiesz się, kogo obowiązują nowe przepisy, jak stworzyć skuteczną politykę różnorodności i jak przygotować spółkę do raportowania zgodnego z regulacjami UE.

W przypadku dłuższych wyjazdów zagranicznych lub migracji (dotyczy to zarówno obywateli Polski jak i innych państw) może zajść konieczność posługiwania się dokumentami takimi jak akt małżeństwa, akt urodzenia, dokumentami sądowymi czy innymi podczas zagranicznego pobytu. W takich sytuacjach warto sprawdzić, czy dane państwo nie wymaga przedstawienia ich odpowiedniego urzędowego poświadczenia lub rejestracji.

Czym jest apostille i jak je uzyskać?

Apostille to urzędowe poświadczenie dokumentu krajowego, które umożliwia użycie go poza granicami kraju (lista państw w których uznawane i wydawane są takie poświadczenia). Obecnie dostępne dla ponad 100 krajów świata. Z technicznego punktu widzenia:

Apostille to specjalna pieczęć w kształcie kwadratu zawierająca informację o miejscu i dacie apostille dokumentu, jego unikalnym numerze, podpisie i pieczęci osoby upoważnionej. Pieczęć ta nadaje dokumentowi międzynarodowe uznanie.

Warto pamiętać, że:

  • Apostille można uzyskać w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie osobiście lub korespondencyjnie, też przez pełnomocnika
  • Apostille wydawany jest przez MSZ wyłącznie na dokument wydany w Polsce/kraju wydania.
  • Apostille to naklejka na oryginał dokumentu, czyli w sprawie nie zostanie wydany inny dokument.
  • Poświadczenie dokumentu nie ma terminu ważności (zachowuje ważność tak długo, jak ważny jest sam dokument, który poświadcza).
  • Nie wszystkie dokumenty wymagają apostille, a niektóre kraje akceptują legalizację jako alternatywę.

Kiedy potrzebny jest apostille?

  • Jeśli dokument ma być użyty w kraju, który jest stroną Konwencji Haskiej, apostille jest wystarczająca.
  • Jeśli zagraniczny urząd wymaga poświadczenia autentyczności podpisu i pieczęci urzędnika, apostille jest potrzebna.
  • W przypadku wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną, urzędnicy mogą wymagać poświadczenia aktu stanu cywilnego, w tym apostille.

Jak wygląda proces uzyskania apostille?

Proces uzyskania apostille składa się z kilku prostych kroków:

  1. Przygotowanie dokumentów: oryginałów lub poświadczonych notarialnie kopii dokumentów, które należy opatrzyć klauzulą apostille. W zależności od rodzaju dokumentu, może być wymagane poświadczenie dokumentu w sądzie lub innym urzędzie.
  2. Rezerwacja wizyty w MSZ – za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej.
  3. Złożenie dokumentów (w tym wniosku, opłaty skarbowej, oryginału dokumentu który ma zostać opatrzony apostille) podczas umówionej wizyty. Jeśli wniosek jest składany przez pełnomocnika, potrzebne jest pełnomocnictwo. Upoważniony pracownik MSZ przeprowadza procedurę apostille, w wyniku której do każdego dokumentu umieszczana jest opisana wcześniej pieczęć apostille.
  4. Po sprawdzeniu wszystkich dokumentów pracownik MSZ powiadomi, kiedy możliwy jest odbiór gotowego dokumentu. Najczęściej dokument można odebrać tego samego dnia roboczego.

Jakie dokumenty są objęte apostille?

Najczęściej to:

  1. Zaświadczenia o niekaralności
  2. Dokumenty i akty notarialne
  3. Pełnomocnictwa
  4. Dokumenty urzędowe: akty stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)*
  5. Dokumenty sądowe (wyroki, postanowienia).
  6. Odpisy z rejestrów (KRS, CEIDG), umowy spółek, faktury
  7. Świadectwa, dyplomy, zaświadczenia.
  8. Inne dokumenty

* w przypadku dokumentów wydawanych w państwie Unii Europejskiej, które mają być przedstawione i użyte w innym państwie UE akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu, nie wymagają już apostille zgodnie z rozporządzeniem UE 2016/119

Podsumowanie

Tak jak staraliśmy się pokazać powyżej, legalizacja dokumentów nie jest bardzo skomplikowanym procesem i właściwie każdy może ją przeprowadzić. Zdajemy sobie jednak sprawę, że nie każdy zainteresowany ma możliwość wyjazdu do Warszawy w celu zalegalizowania dokumentu. Dla wielu osób są to dodatkowe koszty podróży, zakwaterowania, ale także poświęconego, cennego czasu.

Biorąc to pod uwagę zapraszamy do kontaktu z CRIDO. Z chęcią uzyskamy dla Państwa apostille dokumentów w możliwie najkrótszym czasie i z maksymalną wygodą. Potrzebny będzie jedynie oryginału dokumentu – my zajmiemy się pozostałymi formalnościami.

Zapoznaj się z pełną ofertą: Human Advisory Services

Zapisz się na nasz newsletter >>HRstacja | Zmiany w prawie pracy