Komunikacja z organami podatkowymi może być wyzwaniem, ale odpowiednie podejście może znacząco ułatwić ten proces. Warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach, które pomogą chronić prawa podatnika i uniknąć nieporozumień.

 

1. Krytyczne czytanie wezwania

Pierwszym krokiem w komunikacji z organami podatkowymi jest dokładne i krytyczne przeczytanie otrzymanego wezwania oraz sprawdzenie czy organ nie żąda od nas informacji wykraczających poza zakres informacji, do których jest uprawniony.

2. Zadawanie pytań

Jeśli zakres żądania jest niejasny lub wykracza poza to czego może żądać organ podatkowy, warto poprosić o doprecyzowanie żądania. Organ podatkowy ma obowiązek wyjaśnienia wszystkich wątpliwości. Zadawanie pytań może również pomóc w uniknięciu nieporozumień i błędów, przekazania informacji niepełnej lub nieprzekazania informacji, a to zaś może skutkować konsekwencjami w postaci kary porządkowej lub grzywny (mandatu).

3. Koordynator podczas kontroli

Podczas kontroli podatkowej lub celno-skarbowej warto mieć wyznaczonego koordynatora, który będzie odpowiedzialny za kontakt z organami podatkowymi. Osobę, do której będą trafiały wszystkie pytania kontrolujących, ale także, która będzie weryfikowała wszystkie udzielane odpowiedzi pod kątem ich spójności. Warto, aby takim koordynatorem była osoba dobrze znająca organizację i podatki. Dzięki temu komunikacja będzie bardziej efektywna, a podatnik będzie mieć pewność, że wszystkie kwestie są odpowiednio zarządzane.

4. Dokumentacja i dowody

Ważne jest gromadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji oraz dowodów związanych z komunikacją z organami podatkowymi. W przypadku kontroli lub postępowania podatkowego, posiadanie kompletnych i uporządkowanych dokumentów może znacząco ułatwić proces i pomóc w obronie swoich praw.

5. Terminowość odpowiedzi

Podatnicy powinni zwracać szczególną uwagę na terminy odpowiedzi na wezwania i inne pisma od organów podatkowych. Przekroczenie terminów może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji, dlatego warto monitorować wszelkie terminy i reagować na czas. W przypadku niemożności dochowania wyznaczonego terminu należy poinformować o tym organ i wskazać kiedy może spodziewać się przekazania dokumentów.

6. Pisemność komunikacji

Niebagatelne znaczenie ma również zachowanie zasady pisemności. Wszelka komunikacja z organami podatkowymi powinna odbywać się na piśmie. Jeżeli wezwanie zostanie skierowane do nas telefonicznie warto poprosić o przesłanie jego pisemnej wersji, a jeżeli jej nie otrzymamy, to w naszej odpowiedzi odnieść się do tej prośby telefonicznej.

Podsumowanie

Komunikacja z organami podatkowymi nie musi być obciążeniem, jeśli podejdzie się do niej z odpowiednią strategią. Krytyczne czytanie wezwania, wyznaczenie koordynatora podczas kontroli oraz wyjaśnianie wszystkich wątpliwości, a także terminowość odpowiedzi przy zachowaniu pisemności to kluczowe elementy, które pomogą chronić prawa podatnika i skutecznie zarządzać sytuacją podatkową.