Podmioty prowadzące obrót towarowy z kontrahentami z Unii Europejskiej lub przemieszczające własne towary pomiędzy państwami członkowskimi mogą być zobowiązane do comiesięcznego raportowania danych w systemie Intrastat. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie tych przedsiębiorców, których transakcje/przemieszczenia towarów przekraczają określone progi statystyczne. Warto zatem wiedzieć, kiedy powstaje obowiązek sprawozdawczy, jaki jest jego zakres oraz jakie konsekwencje grożą za brak realizacji tego obowiązku.
 

Czym jest Intrastat?

Intrastat to unijny system gromadzenia danych statystycznych o obrocie towarowym w ramach Unii Europejskiej. Jego celem jest umożliwienie państwom członkowskim monitorowania przepływu towarów w ramach jednolitego rynku unijnego.

W Polsce administratorem systemu jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie, a dane w formie deklaracji składane są wyłącznie elektronicznie – najczęściej za pośrednictwem platformy PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych) lub z użyciem aplikacji ist@t.

 

Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek składania deklaracji Intrastat dotyczy przedsiębiorców, których wartość obrotów towarowych z innymi krajami UE przekroczy określone progi statystyczne. Są one ustalane odrębnie dla przywozu i wywozu. Przedsiębiorcy (zarówno podmioty krajowe jak i zagraniczne) mogą zatem być zobligowani do zaraportowania w Polsce danych w zakresie:

  • wywozu towarów z Polski do innych państw członkowskich.
  • przywozu towarów do Polski z innych państw członkowskich.

W 2025 roku obowiązują nowe limity – szczegółowo omówiliśmy je w naszym poprzednim artykule: Intrastat – zmiany progów na 2025.

Warto jednak pamiętać, że przekroczenie progu podstawowego skutkuje obowiązkiem składania deklaracji w danym kierunku (przywóz/wywóz), a progu szczegółowego – dodatkowymi danymi, jakie należy zawrzeć w zgłoszeniu.

Zgłoszeniu w Intrastat podlega fizyczne przemieszczenie towarów z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego (np. towary unijne, które są wysyłane z Niemiec bezpośrednio do Polski, muszą być zgłoszone do INTRASTAT w obu tych krajach) – w przypadku przemieszczeń dokonywanych w ramach transakcji handlowej ale też w związku z innymi ustaleniami. Dlatego nie zawsze obowiązek sprawozdawczy spoczywa na nabywcy lub sprzedawcy.

W szczególnych sytuacjach (np. gdy towary zostały powierzone przez zagranicznego kontrahenta podmiotowi w Polsce w celu przetworzenia, obróbki lub montażu) do złożenia deklaracji może być zobowiązany podmiot, który faktycznie dokonuje przywozu lub wywozu towarów w celu uszlachetniania lub po uszlachetnianiu (czyli tzw. podmiot wysyłający/przyjmujący). W takich przypadkach stosuje się specjalne kody rodzaju transakcji (np. 41/42 dla ruchów wewnątrzunijnych związanych z uszlachetnianiem).

 

Jakie dane należy raportować?

Zakres danych w deklaracji Intrastat zależy od tego, czy przekroczony został próg podstawowy czy szczegółowy. Wśród obowiązkowych elementów znajdują się m.in.:

  • kod towaru zgodny z nomenklaturą scaloną (CN),
  • kraj wysyłki lub przeznaczenia,
  • wartość fakturowa,
  • masa netto lub odpowiednia jednostka miary,
  • w niektórych przypadkach: numer VAT kontrahenta, kraj pochodzenia towaru, warunki dostawy (Incoterms), rodzaj transportu.

Deklaracje składa się miesięcznie, najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym.

 

O czym warto pamiętać w 2025 roku?

Oprócz nowych progów w 2025 r., które mogą skutkować objęciem obowiązkiem sprawozdawczym nowe firmy, warto zwrócić uwagę na:

  • aktualizacje w nomenklaturze CN – zmieniają się niektóre kody towarowe,
  • nowe wersje aplikacji i plików XML – konieczność korzystania z aktualnych formatów,
  • obowiązkowe dane identyfikujące partnerów handlowych (np. numer VAT w wywozie towarów z Polski).

Te zmiany mają na celu dalszą harmonizację danych i usprawnienie wymiany informacji pomiędzy administracjami krajów UE.

 

Kontrola i poprawność danych

W praktyce organy statystyczne (GUS) i skarbowe (Izba Administracji Skarbowej w Szczecinie) analizują i porównują informacje z Intrastat z innymi źródłami – przede wszystkim z danymi statystycznymi gromadzonymi w ich systemach ale również danymi podatkowymi przekazanymi w ramach deklaracji VAT. Dzięki temu nieścisłości (np. różnice w wartościach) są wychwytywane automatycznie. Jeśli system wykryje rozbieżności lub przedsiębiorca sam zauważy błąd, konieczne jest skorygowanie wcześniejszego zgłoszenia.

Aby uniknąć dodatkowych pytań ze strony organów kontrolujących, warto upewnić się, że dane w systemach finansowo-księgowych są poprawne i kompletne – w szczególności waga, opis i klasyfikacja towarów. W przypadku zidentyfikowania luk w danych, warto zastanowić się czy mamy inne dostępne źródła informacji lub skonsultować się z doradcą zewnętrznym w celu zaplanowania alternatywnego rozwiązania i procesu raportowania.

 

Co grozi za brak zgłoszenia?

Z pozoru „statystyczny” obowiązek może mieć realne skutki finansowe. Brak złożenia deklaracji (lub jej błędne wypełnienie) może skutkować:

  • wezwaniami do uzupełnienia danych,
  • a w razie zignorowania obowiązku lub wezwań – karą pieniężną do 3 000 zł za każdy miesiąc i każdy kierunek obrotu (przywóz/wywóz).

Warto więc monitorować wartość obrotu z UE i – jeśli przekroczy on progi – zadbać o terminowe i poprawne raportowanie.

***

Masz pytania dotyczące Intrastatu albo potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu obowiązku sprawozdawczego w swojej organizacji? Zespół CRIDO chętnie pomoże – zarówno w zakresie interpretacji przepisów, jak i automatyzacji procesu raportowania. Zapraszamy do kontaktu.