Wraz z postępem cyfryzacji, rozwojem modeli dostaw i rozliczeń (w tym samofakturowania) polskie organy podatkowe dostosowują swoje podejście do nowych realiów – również dla dokumentacji potwierdzającej 0% VAT w WDT. Takie wnioski można wyciągnąć z przeglądu wydawanych w tych sprawach interpretacji indywidualnych.

Implementacja w UE dyrektywy 2018/1910, tzw. „pakietu Quick Fixes”, w 2020 r. budziła wiele wątpliwości co do praktyki podatkowej w zakresie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. O pierwszych efektach zmian w aspekcie dokumentowania stawki 0% pisaliśmy na blogu. Niemniej praktyka podatników i organów stale ewoluuje, dostosowując się do zmieniających się realiów i zdigitalizowanych dokumentów.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów to istotny element rozliczania VAT, mający duże znaczenie praktyczne. Kluczowe jest więc dokładne zrozumienie przepisów regulujących WDT. Zapraszamy do obejrzenia filmu, który szczegółowo wyjaśnia zasady rozliczania VAT przy dostawie towarów na terenie Unii Europejskiej.

Początkowo potwierdzenia wywozu – w tym potwierdzenia wygenerowane w systemach śledzenia przesyłek kurierskich – nie były zbyt chętnie akceptowane przez fiskusa. Organy stosowały sztywne kryteria dotyczące dopuszczalnych wariantów dokumentacyjnych WDT i niechętnie uznawały niektóre dokumenty za pełnoprawne dowody dostawy. Aktualnie, coraz częściej i śmielej dopuszczają bardziej zaawansowane technologicznie dowody realizacji faktycznej dostawy poza teren Polski. Jednocześnie zwracają szczególną uwagę na spójność i poprawność wszelakich dowodów potwierdzających dostawę.

Podstawy regulacji bez zmian

Aby zastosować stawkę 0% w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, podatnik zobowiązany jest spełnić warunki określone w art. 42 ust. 1 Ustawy o VAT, ale także wymagane jest posiadanie dokumentacji wynikającej z art. 42 ust. 3-5 oraz ewentualnie ust. 11 Ustawy o VAT. Dodatkowo, Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 11 października 2020 r. doprecyzował warunki stosowania 0% stawki, wskazując, że dokumentacja powinna łącznie potwierdzać zarówno fakt wywiezienia towarów, jak i ich dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego.

Oczekiwano, że wprowadzenie unijnego pakietu Quick Fixes i jego zderzenie z polskimi regulacjami oraz oczekiwaniami fiskusa wywoła dużo zamieszania. W praktyce, odstąpiono od nadmiernie szczegółowych i restrykcyjnych wymogów, umożliwiając uproszczenie procedur związanych z gromadzeniem dokumentacji dostaw towarów poza Polskę, ale – co istotne – przy jednoczesnej koncentracji na to, czy dowody faktycznie i jasno pokazują (i) przedmiot transakcji, (i) skąd – dokąd towar jechał, (ii) kto go odebrał (i jaką rolę w łańcuchu dostaw pełni odbierający – jeśli nie jest bezpośrednio kupującym).

Obecnie, do podstawowych i optymalnych dokumentów do zastosowania stawki 0% VAT w WDT zalicza się:

  1. Fakturę (lub jej kopię) dokumentującą WDT – faktura musi zawierać specyfikację poszczególnych sztuk ładunku.
  2. Dokument przewozowy w zależności od środka transportu:
    1. drogowy – międzynarodowy list przewozowy CMR,
    2. morski – konosament (Bill of Lading, B/O, BOL),
    3. lotniczy – Air Waybill (AWB),
    4. kolejowy – międzynarodowy kolejowy list przewozowy CIM i SMGS,
      zawierający podpisy/pieczątki nadawcy, przewoźnika i odbiorcy towaru.
  3. Dodatkowe dokumenty potwierdzające odbiór towaru przez Kontrahenta, np. w postaci:
    1. oświadczenia Kontrahenta o otrzymaniu towaru,
    2. dokumentu generowanego w systemach logistycznych i księgowych Kontrahenta (np. "Proof of delivery", "Delivery Note", "Confirmation of goods receipt under the ICS"),
    3. elektronicznego potwierdzenia dostawy pobranego z systemu przewoźnika.

Cyfryzacja a zastosowanie stawki 0% w WDT

Najnowsze interpretacje indywidualne i praktyka fiskusa wskazują na coraz bardziej elastyczną i zaktualizowaną listę wariantów dokumentacji wymaganej dla WDT, które są wystarczające do zastosowania 0% stawki VAT.

Obecnie systemy logistyczne oraz narzędzia do śledzenia przesyłek, które wcześniej były uznawane jedynie za dowody wspierające, są akceptowane jako pełnoprawne dowody dostawy towarów. W efekcie, zestaw dowodowy składający się z faktury oraz dokumentu przewoźnika (np. skanu listy dostaw z systemu przewoźnika czy potwierdzenia z systemu śledzenia przesyłek) – będący jednym z podstawowych standardów w handlu – okazuje się wystarczający do uznania prawa do zastosowania stawki 0% VAT (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.573.2024.1.GK).

Nie jest to jednak jedyny dopuszczalny zestaw dokumentów. W interpretacjach można wyróżnić także inne warianty dokumentacyjne – odpowiednio dostosowane do danego modelu biznesowego, specyfiki łańcucha dostaw, w tym:

  1. Warianty z CMR: faktura + CMR podpisany przez nadawcę, przewoźnika i odbiorcę lub CMR z pieczęcią centrum logistycznego w UE, jeśli towary są dostarczane do magazynu pośredniego (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.221.2024.2.GK).
  2. Warianty z potwierdzeniem ”po dostawie”: faktura + CMR + potwierdzenie płatności za towar po dostawie lub faktura + dokument z systemu Kontrahenta potwierdzający przyjęcie towaru.
  3. Warianty z oświadczeniami: faktura + oświadczenie Kontrahenta o otrzymaniu towarów (może być w formie e-maila lub skanu dokumentu, najlepiej z podpisem osób mających faktycznie wiedzę o dostawie i uprawnionych w tym zakresie do reprezentowania kontrahenta).

Praktyka podatkowa z ostatnich lat jednoznacznie pokazuje, że organy podatkowe powszechnie akceptują już dokumentację elektroniczną, w tym e-maile, skany dokumentów oraz potwierdzenia z systemów śledzenia przesyłek.

Samofakturowanie

W orzecznictwie pojawił się również wariant dokumentacyjny uprawniający do zastosowania stawki 0% w przypadku samofakturowania, które coraz częściej zyskuje na popularności.

Zgodnie z art. 106d ustawy o VAT, samofakturowanie polega na wystawianiu faktur przez podmiot nabywający towary lub usługi w imieniu i na rzecz podatnika. Dotyczy to faktur:

  1. dokumentujących sprzedaż dokonaną przez podatnika na rzecz nabywcy,
  2. o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
  3. dotyczących dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b Ustawy o VAT.

Warunkiem stosowania powyższego przepisu jest wcześniejsze zawarcie umowy pomiędzy podatnikiem a nabywcą w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez nabywcę.

Faktura wystawiana w ramach samofakturowania powinna zawierać w szczególności specyfikację wyodrębnionych sztuk ładunku oraz oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów, których dotyczy faktura. Ponadto, taka faktura powinna być generowana przez system elektroniczny dopiero po przyjęciu towarów przez Kontrahenta. Wówczas stanowi ona wystarczający dowód do zastosowania stawki 0% dla WDT.

Dla uzupełnienia dokumentacji można dodatkowo dołączyć powiązany dokument towarzyszący (tzw. „Delivery Note"), który potwierdza przebieg transportu do Kontrahenta.

Biorąc pod uwagę powyższe, podatnicy w ramach transakcji WDT mogą z optymizmem patrzeć w przyszłość, oczekując, że organy podatkowe nadal będą stosować szerokie podejście do uznawania dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki 0%.

Jednocześnie, wraz ze zmianą sposobu przechowywania dokumentów oraz postępującą cyfryzacją procesów księgowych i logistycznych, wachlarz akceptowanych wariantów dokumentacyjnych może w przyszłości ulegać dalszym modyfikacjom. Organy podatkowe mogą dostosowywać swoje podejście do nowych technologii, co potencjalnie wpłynie na zakres i formę dowodów wymaganych do zastosowania 0% stawki VAT.